A Gmail hatékony használata: 25 tipp

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2024-01-13 01:50

Még ha minden nap dolgozik is a Google Mail szolgáltatással, valószínűleg nem ismeri annak minden funkcióját. Íme 25 tipp a Gmail hatékony használatához, amelyek számos feladatot megkönnyítenek és időt takarítanak meg.

1. Hol kezdjem?

Módosítsa a hátteret

Ahelyett, hogy a szokásos fehér Gmail hátteret látná, fűszerezze fel a postaládáját valami mutatóssal. Csak válassza ki a "Témák" részt a beállításoknál a jobb felső sarokban, hogy új hátteret állítson be a javasolt lehetőségek közül, vagy töltse fel saját képét.

Alternatív megoldásként kísérletezhet az interfész beállításaival. A "Tágas" módban sok szabad hely lesz, a "Compact" pedig akkor jó, ha minél több üzenetet kell elhelyeznie a képernyőn.

Ismerősök hozzáadása (és üzenetek)

Névjegyeinek és régi üzeneteinek a rendszerhez való hozzáadásához (nem számít, hogy először használja a Gmailt, vagy hoz létre egy további fiókot), lépjen a "Beállítások" → "Fiókok és importálás" menüpontra, és válassza a "Levelek importálása" hivatkozást. és elérhetőségek". Ez lehetővé teszi, hogy adatait más postafiókokból is hozzáadja.

Tegye a Gmailt úgy, mint az Outlook

A Beállítások → Lab menüpontban engedélyezze az Előnézeti ablaktábla funkciót, hogy az üzenetek teljes szövegét a jobb oldalon lássa, akárcsak az Outlookban. A megszokás másodlagos természet, ezért ha egész életében a vállalati e-mailekkel dolgozott, és csak most próbál belenyugodni a Gmailbe, a Viewport megkönnyíti az átállást.

Ha engedélyezve van, a beállításoktól balra található legördülő menüben különböző megjelenítési lehetőségek jelennek meg.

Koncentrálj a lényegre

A Gmail el tudja dönteni, hogy mely üzenetek fontosabbak az Ön számára. Okos, mi? A Beállítások → Beérkezett üzenetek mappában válassza az E-mail tevékenységem nyomon követése… lehetőséget, hogy a Gmail elemezze az üzeneteket.

Kiválaszthatja a "Jelölők szerepeltetése" vagy a "Szűrők figyelmen kívül hagyása" funkciót is (a szűrőkről bővebben lentebb lesz szó), és módosíthatja a mappa típusát, hogy a fontos üzenetek felül jelenjenek meg. Ezután a "Beállítások" → "Általános" menüben az "Asztali értesítések" részben (ha Chrome, Firefox vagy Safari böngészőt használ) kiválaszthatja a "Fontos e-mail-értesítések engedélyezése" lehetőséget.

Szabadulj meg a betűk fonalától

Kétféle ember létezik: akik szeretik a Chaining funkciót, és akik utálják ezer nap erejével. Ha a második csoportba tartozik, lépjen a "Beállítások" → "Általános" szakaszba, és kapcsolja ki a "Betűláncok" funkciót.

2. Tartsa rendet

Archivál mindent

A Gmail lehetővé teszi az üzenetek archiválását a törlés helyett. Ez azért történik, hogy ne kelljen aggódnia a szabad hely rendelkezésre állása miatt, és folyamatosan tisztítania kell a fiókot. Ha archiválni szeretne egy üzenetet, nyissa meg, és kattintson a bal oldali második ikonra (lefelé mutató nyíllal). Az üzenet a bal oldalsáv Összes levél lapján fog Önre várni.

Kövesse nyomon archívumát

Nem számít, mennyi helyet biztosít a Gmail az ingyenes fájltároláshoz, 2016 van, és az emberek egyre több mellékletet küldenek. Ha elérte a memóriakorlátot, ideje megszabadulni néhány üzenettől. Kattintson a nyílra a keresőmezőben, jelölje be a "Vannak mellékletek" elemet, válassza ki a 10 MB méretet, és kattintson a gombra nagyítóval. Ez megjeleníti az összes 10 MB-nál nagyobb üzenetet. Jelölje be azokat a leveleket, amelyekre már biztosan nincs szüksége, és küldje el a szemetesbe.

Válaszolj és archiválj

Miért hagyjon e-mailt a beérkező levelek között, ha már válaszolt rá? Használja a "Küldés és archiválás" funkciót, hogy elkerülje a bejövő üzenetek összezavarását, miközben a levélre vár. Lépjen a "Beállítások" → "Általános" menüpontra, és válassza a "Gomb megjelenítése" lehetőséget. Küldés és archiválás "válaszként". Mostantól a szokásos módon válaszolhat, ha kívánja, az üzeneteket a beérkező levelek között gyűjtheti, vagy válasz közben azonnal archiválhatja a felesleges e-maileket.

Használjon címkéket és szűrőket

Minden üzenethez hozzáadhat címkét. Új parancsikonok jelennek meg a bal oldalsávon. Csak nyissa ki a levelet, és kattintson a „Címkék” ikonra – jobbról a második. Most hozzon létre egy új parancsikont, vagy válasszon egy meglévőt (mellesleg a parancsikont az oldalsávról közvetlenül az üzenetbe húzhatja).

Kattintson a "Továbbiak" gombra, és válassza a "Hasonló e-mailek szűrése", majd a "Szűrő létrehozása ezen lekérdezés alapján" lehetőséget. A Gmail szűrőiről külön cikket írhat, ezért további részletekért tekintse meg a "" részt.

Vásároljon extra tárhelyet

Ha már teljesen belefáradt a fájlok tárolásának problémájába, pénzt költhet további helyre. Görgessen le az üzenetek oldalon, és a bal alsó sarokban láthatja, hogy mennyi hely maradt, valamint a "Kezelés" linket.

Ha a rendelkezésre álló hely majdnem 100%-a elfoglalt, kövesse a linket. A 100 GB-os csomag havi 139 rubelbe kerül, és a plusz hely nem csak a Gmailhez használható, hanem a Google Drive-ban és a Google Fotókban is, ha ezeket használod.

3. Vedd komolyan

Módosítsa az e-mailek megjelenítési módját az oldalon

Próbálja meg az oldalankénti üzenetek számát 100-ra növelni, így egy pillantással áttekintheti a levelek teljes tömbjét. Lépjen a Beállítások → Általános → Maximális oldalméret menüpontra. Itt azt is kiválaszthatja, hogy oldalanként 10, 15, 20, 25 és 50 üzenetet jelenítsen meg.

Oszd el mindent szín szerint

Nagyon gyorsan megjelölhet egy üzenetet fontosként, de a különböző üzenetek eltérő fontosságúak lehetnek. Lépjen a Beállítások → Általános → Csillagok menüpontra, és válassza az All Stars lehetőséget. Most, ha rákattint a betűt jelölő csillagra, minden kattintással színe megváltozik. Ez segít a fontos üzenetek tartalmuk szerinti rendezésében.

Az üzeneteket teendőlistákká alakíthatja

Valószínű, hogy a postaládájára már egy hatalmas teendőlistaként gondol. Miért ne alakíthatná át e-mailjeit olyan feladatokká, amelyeket kihúzhat? Az aktív beszélgetésben kattintson a "Továbbiak" gombra, és válassza a "Hozzáadás a feladatokhoz" lehetőséget. Ez a szál mostantól megjelenik a Google Tasks-ban, az eredeti bejegyzés hivatkozásával együtt.

Kövesse nyomon az olvasatlan üzenetek számát

A "Beállítások" → "Laboratórium" részben engedélyezze az "Olvasatlan üzenetek ikonja" funkciót. Ha Ön, mint minden normális ember, egész nap nyitva tartja a levelezési lapját, mindig látni fogja, hogy hány olvasatlan üzenete maradt. Ez arra az esetre vonatkozik, ha nincs stresszed.

Offline munka

Ha a Google Chrome böngészőt használja, lehetősége van offline levelezésre is. Természetesen nem tud majd új üzeneteket küldeni és fogadni, de áthelyezheti a leveleket mappáról mappára, és piszkozatokat készíthet. A funkció engedélyezéséhez lépjen a Beállítások → Offline menüpontba.

Adjon hozzáférést fiókjához egy titkárnak

Ha még mindig nem tud megbirkózni a levelekkel, átadhatja ezt a szörnyűséget a titkárnőjének. Ehhez lépjen a "Beállítások" → "Fiókok és importálás" menüpontra, válassza a "Hozzáférés engedélyezése fiókjához" lehetőséget, és vegyen fel további Google-felhasználókat. A beállításokat és a jelszót nem módosíthatják, de elolvashatják, archiválhatják az üzeneteket, és természetesen válaszolhatnak is rájuk. A félreértés elkerülése érdekében a levelet az Ön és a titkára nevével írjuk alá zárójelben.

4. Irányítsd az emberi tényezőt

Címek blokkolása

Vannak, akik egyáltalán nem értik a tippeket. Szerencsére bármely személyt (vagy webhelyet) blokkolhat néhány kattintással. Miután üzenetet kapott valakitől, akit fel szeretne venni a feketelistára, kattintson a jobb felső sarokban lévő nyílra, és válassza ki a „Felhasználó blokkolása” funkciót.

Mostantól az erről a címről érkező összes üzenet közvetlenül a spam mappába kerül.

Keresse meg a régi leveleket

Gyorsan meg szeretné találni egy barátja összes üzenetét? Csak vigye a kurzort a feladó neve fölé, akár a beérkező levelek közül, akár egy adott levélből, és megjelenik egy névjegykártya. Ezután kattintson a „Beszélgetések” linkre az adott kapcsolattartó összes üzenetének megtekintéséhez.

Törölje a rosszul elküldött üzeneteket

Valamikor mindannyian véletlenül rossz címre küldtünk levelet. Szerencsére a Gmailben egyszerűen visszavonhatja a küldést. Lépjen a "Beállítások" → "Általános" szakaszba, és engedélyezze a "Küldés visszavonása" funkciót. Itt választhatja ki a küldés törlésének időtartamát is: 5 és 30 másodperc között. Amikor legközelebb üzenetet küld, a tetején a „Mégse” felirat jelenik meg.

Csoportos üzenetek kihagyása

Könnyedén kiléphet a csoportos üzenetszálból, ha a Továbbiak gombra kattint, és a Mellőzés lehetőséget választja. Most minden üzenetet kihagy, kivéve azokat, amelyekben Ön a levél egyetlen címzettje.

Ha vissza szeretne térni a csoportüzenethez, írja be a keresőmezőbe az is: muted lekérdezést, így látni fogja az összes figyelmen kívül hagyott szálat. Ezután a Továbbiak menüből válassza a Ne hagyja figyelmen kívül lehetőséget. Kivéve persze, ha egyáltalán nem sajnálod magad.

5. Takarítson meg időt

Hozzon létre új fiókokat útközben

Tegyük fel, hogy nagyon körültekintően szeretné szűrni az üzeneteket, vagy például további fiókot szeretne létrehozni azokhoz a szolgáltatásokhoz, amelyek már használják fő Gmail-fiókját. Ebben az esetben létrehozhat egy virtuális levelezési címet a fő címhez úgy, hogy gépelés közben egyszerűen hozzáadja a „+ tetszőleges szót” a @ szimbólum elé. Például "az Ön címe: [email protected]" az online vásárláshoz.

Minden válaszüzenet a fő Gmail-címére fog menni.

Üzeneteket küldhet álmában

Elhitesse az ügyfelekkel és munkatársaival, hogy Ön mániás munkamániás vagy, ha beprogramozza őket éjszakai üzenetküldésre a Chrome, Safari és Firefox számára elérhető bővítmény segítségével. Az ingyenes verzióval havonta akár 10 üzenetet is küldhet.

Ezenkívül ez a bővítmény emlékeztetővé változtatja e-mailjeit, és nem jeleníti meg őket a beérkező levelek között, amíg nem hajlandó válaszolni rájuk. Ez ideális ahhoz, hogy péntek este egy üres postafiók látszatát keltse.

Az ismétlődő kérések automatikus megválaszolása

Ha bosszantó ügyfelek árasztják el Önt azonos típusú kérésekkel, nem kell újra és újra begépelnie ugyanazt a választ. Csak kapcsolja be a „Válaszsablonok” funkciót a „Beállítások” → „Laboratórium” részben. Amikor legközelebb kinyomtat egy választ, mentse el sablonként, és bátran küldje el minden kérésnek.

6. Kattintson kevesebbet

Hagyd pihenni az egeret

A Gmailben szinte mindent meg lehet tenni a billentyűzet segítségével. Az alapvető billentyűparancsok alapértelmezés szerint működnek, de ne felejtse el megnyitni a Beállítások → Általános menüpontot, és engedélyezni a Billentyűparancsok funkciót. Mentse el a módosításokat, majd kattintson a kérdőjelre a lehetséges billentyűparancsok megtekintéséhez.

Hagyja abba a többi postafiók ellenőrzését

A "Beállítások" → "Fiókok és importálás" részben kattintson a "POP3-mail fiók hozzáadása" linkre, és a Gmail letölti a leveleit más postafiókokból. Ezután állítsa be az üzenetküldést: válaszolhat Gmail-címéről és más e-mail címekről is.