Leo Babauta: 10 e-mail szokásom

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

© fotó

Az e-mail nagyszerű munkaeszköz lehet, vagy a halogatás bosszantó forrásává válhat, és csak így használod. Volt, hogy teljes csődöt jelentettem az emailemre, és most naponta 2-3-szor megnézem, de gyorsan és hatékonyan megy.

Számos olyan szokást alakítottam ki, amelyek segítenek abban, hogy nagyon hatékonyan dolgozhassak a leveleimmel, és jobban összpontosíthassak más fontos munkára. És hogy őszinte legyek, a postaládám végre üres, és nagyon jó érzés. Ebben a cikkben 10 szokásomat mutatom be. Ez egyáltalán nem azt jelenti, hogy vakon kell követned őket, csak az én utamat akarom megmutatni, és ennek alapján te is kikövezheted a sajátod. Tehát íme a számomra bevált szokások:

Ritkábban keressen e-mailben

Nem tartom nyitva egész nap a postaládámat. És ritkán nézek bele. Arra a következtetésre jutottam, hogy ha 20-30 levél gyűlik össze a postaládámban, akkor nem dől össze a világ, ugyanakkor könnyű lesz gyorsan feldolgoznom pontosan ezt a mennyiséget. Figyelem! Én azt mondom, hogy dolgozd fel, ne olvass. Kinyitom a beérkezett üzeneteket, hogy más mappákba szórjam az üzeneteket, nem pedig azért, hogy elolvassam és ott hagyjam.

Szétszórjuk mappákba

Megnyitom a leveleimet, és gyorsan döntök: törlöm vagy archiválom, azonnal elolvasom és válaszolok (ha kevesebb, mint 2 percet vesz igénybe) vagy archiválok, gyors választ küldök, majd archiválok, hozzáadom a teendőimhez, hogy ezt később megtegyem (jelölje meg csillaggal, majd archiválja). Mindenesetre SEMMIT nem szabad hagyni a postaládában.

Azonnal adjon hozzá mindent a naptárhoz

Ha olyan levél érkezik hozzám, amelyre emlékeznem kell, azonnal beírom a naptárba. Személyes találkozó vagy Skype beszélgetés, edzés vagy valami, amire csak egy hét után kell emlékeznem - minden azonnal bekerül a naptárba. Most ez a legjobb szokásom, automatizmusba került, és ennek köszönhetően ritkán felejtek el valamit.

Használja a "gyorsbillentyűket"

A Gmailt használom, amely számos billentyűparancsot biztosít a leveleimhez. Valójában csak néhány percbe telt megtanulni őket, aztán az izommemória megjegyzi a billentyűket.

Íme az általam használt gyorsbillentyűk:

"Gi" - vissza a postaládába;

"E" - archívum;

"#" - törlés;

"C" - új üzenet létrehozása;

"R" - válasz;

"F" - előre;

"A" - válaszoljon mindenkinek;

"Gs" - ugrás a jelöltre;

"Tab + Return" - amikor létrehozok egy üzenetet, azonnal küldje el és archiválja.

Akkor is használom a beállítást, amikor egy üzenet törlése vagy archiválása után automatikusan a következőre lépek anélkül, hogy visszatérnék a beérkező levelek mappába, így gyorsan lehet mozogni az üzenetek között.

Írj rövid leveleket

A levélre adott válaszom általában 1-3 mondatból áll. Ritkán írok 5 mondatnál hosszabb leveleket. És ennek jó oka kell, hogy legyen. Ha tényleg sokat kell írnom, akkor inkább a Google Dokumentumokban teszem meg, és megosztom a megfelelő személlyel. A rövid levél gyors választ jelent a címzetttől, mert az embernek nem kell átgázolnia az Ön ékesszólása dzsungelében ahhoz, hogy megragadja és asszimilálja a legfontosabb információkat.

Gyorsan hozzáadhat feladatokat a teendők listájához

Vannak, akik az Inboxot teendőlistaként használják, de ez nem alkalmas erre, ezért a következő okok miatt:

1. Az elvégzendő feladatok keverednek más betűkkel, és akkor nehéz őket kiragadni a tömegből.

2. A levélben szereplő történet nem mindig tartalmaz konkrét cselekvési útmutatót, de a levél alapján kitűzhetsz magadnak egy feladatot. Amikor a befejezés előtt áll, újra el kell olvasnia a levelet, hogy emlékezzen, milyen konkrét feladatot tűzött ki maga elé az elolvasása után.

3. Minden alkalommal, amikor belenéz a levelébe, hogy elkapjon egy másik feladatot, új üzenetekkel találkozik, amelyek megragadják a figyelmét, és elvonják a figyelmet a fő feladatokról, megzavarva ezzel a munkaritmust.

Az egyszerű és kényelmes teendőlista egy szokásos szöveges dokumentum, ahol néhány kattintással feladatokat adhat hozzá az e-mailekből. Munka közben pedig egy ilyen lap hatékonyabb eszköz lesz, mert nem kell állandóan a beérkező leveleket nézegetni.

Csak az olvasatlan üzeneteket tárolja a Beérkezett üzenetek mappában

Ez egy trükk haladó felhasználók számára. Úgy feltörtem a Gmail postafiókomat, hogy az már nem tudja tárolni az olvasott üzeneteket. Ez azt jelenti, hogy ha kinyitom a levelet és nem dobom be más mappába, akkor egyszerűen eltűnik. Ez arra késztet, hogy azonnal döntsek, mit kezdjek ezzel a levéllel, különben egyszerűen elveszítem. Ennek a speciális beállításnak köszönhetően a nyitott üzenetek nem halmozódnak fel a beérkező levelemben, amelyek fokozatosan szemétté válnak.

Tedd félre olvasásra

Gyakran küldenek linkeket cikkekre. Azonnal elküldöm őket az Instapaperre, hogy később olvassák el. Emiatt igyekszem kevesebb időt tölteni a postával, mert ezen kívül még rengeteg érdekességet kell olvasnom.

Szűrj kíméletlenül

Ha olyan levél jelenik meg a postaládámban, amit nem szívesen látok, azonnal foglalkozom vele. Nem vagyok lusta leiratkozni a levelezőlistáról, vagy szűrőt telepíteni erre a feladóra. Ez pedig jelentősen csökkenti a bejövő e-mailek áramlását. Kíméletlen vagyok azokkal a levelekkel szemben, amelyek eltömítik a postaládámat, és ez a szabály még azokra is vonatkozik, akik túlságosan zavarnak.

A levelek feldolgozásának végén zárja be a levelet

Szétszedett üzenetek - zárja be a levelet, és ne nyissa ki néhány óráig, amíg ismét nem érkezik elegendő levél.

Jó dolog bevezetni néhány jó e-mailezési szokást. Azonnal észreveszi, hogy mennyivel nyugodtabbá vált a fontosabb feladatok elvégzéséhez, megszabadulva a 10 percenkénti tolakodó email-ellenőrzéstől. Feje szabaddá válik a friss gondolatok számára, amint a postaládája mentes lesz a felesleges e-mailektől. Sok szerencsét!