A Microsoft Word funkciói, amelyeket alkalmazni szeretne a munkájában

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Kiderült, hogy az emberek évek óta dolgoznak a Word-ben, de nem ismerik annak alapvető funkcióit, vagy nem követik az újításokat. Ideje utolérni!

Néhány szó arról, hogy miért vállalkoztam a Microsoft Word egyáltalán nem egyedi funkcióinak ismertetésére. A cikk lassan érlelődött a fejemben. Időről időre ugyanazt a szerkesztő képességeit kellett leírnom kollégáimnak és szeretteimnek. Kirívó belátásuk, a látottak feletti meglepetésük késztetett arra, hogy megírjam ezt az anyagot. Remélem te is tanulsz valami újat magadnak.

A következő tippek mindegyike működik a Word 2013-ban. Erősen javaslom, hogy váltson át a programnak erre a generációjára, ha valamilyen okból elhalasztja az átállást.

1. Kezdjen el gépelni bárhol

A Click-to-Write funkció nem újdonság, de nem mindenki hallott róla. Gyakran meg kell figyelni, hogyan kattint az ember sokszor az „Enter” gombra, hogy az oldal végére érjen, és például beírja oda a levélvégrehajtót.

Egy dupla egérkattintás tucatnyi billentyűleütést helyettesíthet.

Vigye a kurzort a kívánt nyomtatási hely fölé, és végezzen néhány gyors kattintást az egérrel. Maga a Word új sorokat, tabulátorokat és jeleket helyez el az Ön által megadott helyre. Ez jól látható, ha megnézzük a rejtett formázási jeleket.

2. Azonnal fordítsa le

Kérdezze meg szomszédját, hogy melyik fordítót részesíti előnyben, és valószínűleg hallani fog a Google-ról, a Yandexről, a PROMT-ről, de a Bingről aligha. A Microsoft márkás fordítója valamiért nem túl népszerű a környékünkön. És hiába, mert munkájának minősége a mindennapi igényekhez elég. Természetesen az Office gyors szövegfordítást biztosít a Bing használatával. Javaslom kipróbálni.

Nagyon valószínű, hogy abbahagyja a böngésző és a Word közötti rohanást, a mondatok végtelen oda-vissza másolását és beillesztését.

Több tucat nyelv és három fordítási mód közül választhat. Az „Ellenőrzés” fülön találja meg őket.

3. Kerning használata

A tervezők jól tudják, mi az a kerning, és gyakran operálnak is vele a szövegek szedésénél. Egyszerűen fogalmazva, a bevágás felelős a betűk közötti térközért (távolságért) azok alakjától függően. A beállítás módosítása csökkentheti vagy kiterjesztheti ugyanazt a szót, mondatot vagy bekezdést a normál állapothoz képest. Láttam, ahogy az emberek elkezdték törölni a szöveg egy részét, vagy éppen ellenkezőleg, "vizet önteni", hogy egy bizonyos keretbe illeszkedjenek. A Kerning az ilyen problémákat kifinomultabb módon oldja meg. Természetesen a durva játék bántja a szemet, de a kisebb manipulációk megfelelőek lehetnek.

A bevágás megváltoztatása hasznos lehet nagy betűtípusok használatakor, például könyvek, cikkek, jelentések címlapjainak elkészítésekor.

Nyomja meg a Ctrl + D kombinációt a "Betűtípus" párbeszédpanel megjelenítéséhez, lépjen a második "Speciális" fülre. Itt lehet játszani a kerninggel. És még egy kicsit a témáról. Csak úgy mellékesen szeretnék bemutatni egy érdekes böngészős játékot, amelyben meg kell találnia a legjobb kerninget az olvasáshoz. Élvezd!

4. Rejtett szöveg alkalmazása

Egy üres Word-dokumentum súlya lehet több tíz vagy száz megabájt? Igen! Sokaknál pedig elhomályosul az elme. Az emberek egyetlen szót sem látnak a szemük előtt, de nem értik, miért olyan nagy a fájl? Gonosz vírusok vagy káros hackerek? Nem. Minden a rejtett információkról szól. Ezek lehetnek grafikák, képek és szövegek.

A nem nyomtatható karakterekhez hasonlóan a rejtett adatok sem jelennek meg a képernyőn vagy nem nyomtatódnak ki, de továbbra is a dokumentum részét képezik.

Rejtett szöveggel a következőket teheti:

• A bizalmas információk ideiglenes elrejtése.
• Hagyjon megjegyzéseket, vagy válaszoljon olyan kérdésekre, amelyeket nem szabad összekeverni a fő szöveggel.
• Nyomtassa ki ugyanannak a dokumentumnak több változatát, felváltva elrejtve a különböző részeit. Ebben az esetben nem kell a fájl több példányával bajlódnia!

Jelölje ki a szöveg egy részét vagy egészét, nyomja meg a Ctrl + D billentyűket, és tegyen pipát a "Rejtett" opció elé. A töredék eltűnik, és csak a nem nyomtatható karakterek megjelenítésénél válik elérhetővé. Az egyértelműség kedvéért a rejtett adatok fekete pontokkal vannak aláhúzva.

5. Mentés előtt használja a "Dokumentumvizsgáló" funkciót

A régi Word nem tudja megnyitni a fájlt, vagy rosszul jelenik meg? Mindenkinek és mindenkinek ismerős! Ez a fajta baj körülöttem ijesztő rendszerességgel fordul elő, mert sok szervezet és ember dolgozik még mindig az Office 2003-ban. Ezért egy dokumentum elküldése és/vagy mentése előtt érdemes ellenőrizni, hogy kompatibilis-e a Word korábbi verzióival. Az "okmányellenőr" felelős ezért.

Azt is tudja, hogyan futtasson olvashatóság-ellenőrzést a fogyatékkal élők számára, és ami fontos, hogyan találhat rejtett tulajdonságokat és adatokat egy dokumentumban.

Például a funkció észleli a makrók, beágyazott dokumentumok, láthatatlan tartalom és más potenciálisan problémás fájlelemek jelenlétét.

6. PDF szerkesztése

A lehetőségek bősége nem mindig előnyös. A PDF-ekkel való munka ennek kiváló példája. Néha az emberek már akkor eltévednek, amikor kiválasztják azt az eszközt, amellyel a PDF-fájlt feldolgozni kívánják. Itt van a klasszikus Adobe Reader, és az alternatív Foxit Reader, és bármilyen többé-kevésbé modern böngésző, és még sok online szolgáltatás. Az egyik legsikeresebb módszer azonban a felszínen rejlik - ez cikkünk hőse.

A Word 2013 nemcsak megnyitja, hanem lehetővé teszi a PDF-dokumentumok tartalmának szerkesztését is.

A szerkesztő a szöveget, táblázatokat, listákat, grafikonokat és egyéb elemeket DOCX fájllá alakítja, a lehető legpontosabban megőrizve az eredeti formázását. Meg kell jegyezni, hogy nagyon-nagyon méltónak bizonyult. A Word-dokumentumokhoz PDF-fájlokat is hozzáadhat beágyazható objektumként. Ebben az esetben csak a PDF első oldala vagy a fájlhivatkozás ikonja jelenik meg.

7. Videó beszúrása

Nem titok, hogy a száraz szöveg hosszú távú megtekintése gyorsan csökkenti a figyelmet, és az olvasó érdeklődésének elvesztéséhez vezet. Ezért szinte minden diák, előadó és irodai dolgozó diagramokkal, táblázatokkal, grafikonokkal és egyéb vizuális trükkökkel hígítja a vonalakat. Azonban csak kevesen alkalmaznak egy sokkal erősebb eszközt – a videót.

A Word beágyazhat Bing-keresési videókat egy dokumentumba, YouTube-videókat adhat hozzá, és kódokat ágyazhat be különböző webhelyekről.

És ne aggódjon a végleges fájlméret miatt. A dokumentum magát a videót nem menti el, csak a linkjét hozza létre vizuális formában. A megtekintéshez természetesen internetkapcsolat szükséges.

8. Dolgozzon együtt a dokumentumon, és kommentálja a szerkesztéseket

Emlékszel a klasszikus szavaira: "Amit valaki nem tesz meg, azt együtt megtesszük"? A mai napig aktuálisak. De nem mindenki érti, hogyan kell megfelelően megszervezni a közös munkát. Sajnos még mindig meg lehet nézni, hogy az ember tetszőleges színnel kiemel egy szövegrészt, utána zárójelben felteszi a revíziót vagy kifogásait, és visszaküldi a dokumentumot. Ilyen pillanatokban a szemhéj ideges rángatózása kezdődik. A Word legújabb kiadása lehetővé teszi, hogy kényelmesen fűzzön megjegyzéseket és szerkeszthesse a nyilvános fájlokat. Ezt kell használni!

A Word 2013 lehetővé teszi mások megjegyzéseinek megválaszolását, így a szerkesztő nagyszerű eszköz a csoportmunka során folytatott beszélgetésekhez.

Szánjon néhány percet a Review lap felfedezésére, ossza meg új készségeit társaival, és meg fogja érezni a közös munka könnyűségét.

9. Egyszerűsítse munkáját táblázatokkal

Hadd találjam ki, akkor is beszúrsz táblázatsorokat és oszlopokat jobb gombbal kattintva, és a megfelelő menüpontra navigálsz? Sokkal könnyebb!

Vigye a kurzort közvetlenül a sor vagy oszlop hozzáadása fölé / alá (balra / jobbra). A Word azonnal javasolni fogja a táblázat nagyítását.

A szerkesztő legújabb verziója egyébként számos új funkciót kapott a táblázattervezéshez. Frissítse tudását.

10. A dokumentum egyes részeit egyesítse blokkokba

Hogy őszinte legyek, vannak olyan alkalmazottak, akik készek több mint 100 oldalt átlapozni egy dokumentumban, csak hogy eltüntessenek időt. Ha gyorsan szeretne navigálni a nagy fájlok között, akkor több billentyűparancsot kell elsajátítania a villámgyors navigáció érdekében, vagy helyesen kell felépítenie a műveit.

A különböző szintű címsorok használatával összecsukhatja a dokumentum azon elemeit, amelyeken éppen nem dolgozik.

Helyezze a kurzort a címsor mellé, és a program felszólítja a blokk tartalmának összecsukására. Így a legnagyobb méretű művek is elférnek pár oldalon.

Nem talált magának semmi érdekeset? Minden esetre olvassa el a Lifehacker cikkét a 20 szótitkról, amelyek megkönnyítik a munkát. Vagy adjon tanácsot a megjegyzésekben.