7 legzavaróbb dolog az irodában és hogyan kezeld őket

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Növeljük termelékenységünket, és megtanuljuk, hogyan használjuk fel hatékonyan az időt a munkahelyünkön.

Szomorú, de igaz: Az emberek átlagosan napi 4 órát halogatnak. Valójában a munkahelyen ülve használjuk az Infografikát: Munkanapod mennyi részét töltöd valójában munkával? az idő mindössze 60%-a (vagy még kevesebb) a fontos feladatok elvégzésére, a többi pedig hülyeség.

2008-ban Dr. John Taylor megalkotta a "chronophagus" (vagyis az "időfaló") kifejezést. A munkafolyamat irányításához pedig látásból kell ismernie az ellenséget.

Zavaró tényezők az irodában

1. E-mail

Egy átlagos irodai dolgozó naponta 88 e-mailt kap, és ezalatt körülbelül 15-ször ellenőrzi az E-mail ellenőrzés módja, ami kevésbé produktív leveleket. Az e-mail fiók ellenőrzése egyfajta rituálé, amellyel a legtöbb ember minden reggel elkezdi a munkáját.

De a valóságban ez puszta halogatás. A levéllerakódások előásása közben úgy érezzük, hogy valami hasznosat csinálunk, de az az igazság, hogy ez csak elvonja a figyelmünket az igazán fontos feladatokról.

2. Közösségi hálózatok

Mindannyiunknak szüksége van internetre az irodában a munkához. Az alkalmazottak azonban szeretik a The State of Workplace Distractions-t, hogy személyes használatra is használják az internetet. Például a közösségi oldalakon lógni.

A CNBC.com által megkérdezett munkaadók 28%-a azt mondta, hogy elbocsátották alkalmazottaikat, mert visszaéltek a közösségi médiával és az online vásárlással munkaidőben. Az online szórakozás tehát nem csak elvonja a figyelmét, de az állása elvesztését is okozhatja.

3. Kávészünetek

Szeretsz meginni egy kávét a kollégáiddal a munkanap közepén? Fogadok, hogy. A kávészünetek segíthetnek kapcsolatba lépni a körülötted lévőkkel, és általában csak élvezetesek.

Az átlagos dolgozó költ Jót tesz a munkahelyi teaszünet a termelékenységnek? Napi 24 perc tea vagy kávé főzésére és ivására. Ehhez jön még a kötelező beszélgetések más alkalmazottakkal, amelyek nélkül nem teljes a tea. Szörnyű időpocsékolás.

4. Találkozók és értekezletek

Irodában dolgozva biztosan állandóan részt vesz mindenféle megbeszélésen és tárgyaláson, valamint számos megbeszélésen. Bár az ilyen beavatkozások szükségesek, gyakran ijesztően hatástalanok.

Ha sok időt veszít a munkahelyén, bebizonyosodott, hogy az emberek havonta körülbelül 31 órát töltenek megbeszéléseken és megbeszéléseken. Képzeld csak el, mennyi hasznosat tehetsz ezalatt az idő alatt.

5. Kollégák

A távmunkának megvannak a maga hátrányai, de itt van egy határozott plusz – a csend és a magány. Az irodában megfosztanak ettől a luxustól. A körülötted lévő munkatársak az egyik legnagyobb zavaró tényező, különösen azért, mert nem tudod őket befolyásolni.

Munkatársai bosszantóak lehetnek a végtelen beszélgetésekkel, a hangos zenével, a telefonos csevegésükkel vagy az olyan csúnya szokásaikkal, mint az irodaszerek rágcsálása. A munka közepette is szeretnek elterelni a figyelmét. Milyen áramlási állapotról beszélhetünk itt?

6. Zaj

A környezeti zajszint jelentősen befolyásolja termelékenységünket. Az iroda pedig tele van forrásaival: hangos jeleket kibocsátó berendezésekkel, ablakokból utcai hangokkal és beszédes kollégákkal. Az Egyesült Államok Nemzeti Munkahelyi Biztonsági és Egészségügyi Intézete szerint a munkahelyi zaj növelheti a stresszszintet és szorongást okozhat.

7. Éhség

A táplálkozás nemcsak testi, hanem lelki egészségére is hatással van. Ezért nem szabad éheztetni magát a munkahelyen. Azt gondolhatja, hogy az ebédszünet értékes időpazarlás, de nem így van. Az éhség negatívan befolyásolja a koncentráló és koncentráló képességét, ami csökkenti a termelékenységet.

A velük való kezelés módjai

1. Szervezze meg a munkahelyét

Az asztali rendetlenség stresszt okozhat, és akadályozza a termelékenységet. Ezért próbáljon elfogadható munkakörülményeket biztosítani magának.

Az irodai dolgozók nap mint nap rengeteg fájlt készítenek: jegyzeteket, jelentéseket, prezentációkat – könnyű elveszni ebben a káoszban. Szervezze az egészet egy rendszerbe: szánjon egy kis időt az adatok rendszerezésére, de akkor azonnal végigvezetik rajta. David Allen termelékenységguru például a GTD-rendszerét ajánlja a papírmunka tisztítására. De fejlesztheti a sajátját - a lényeg az, hogy kényelmes legyen az Ön számára.

2. Ügyeljen a hangszigetelésre

A fontos kérdéseket telefonon megbeszélő alkalmazottak nagyon zavarhatják a kollégákat, még akkor is, ha nagyon halkan beszélnek. Ezért ha saját irodával rendelkezik, gondoskodjon elfogadható hangszigetelésről a munkahelyén, és jelentősen megnő a beosztottak hatékonysága. Különleges, elszigetelt helyet is létrehozhat a szobában a telefonos beszélgetéshez.

Ha Ön hétköznapi alkalmazott, vásároljon magának fejhallgatót vagy füldugót, hogy legalább egy kicsit megvédje magát a körülötte lévő zajtól. És kímélje meg kollégáit: hagyja el az irodát, amikor hívást fogad.

3. Ritkábban ellenőrizze leveleit

Nézze meg e-mailjeit naponta kétszer-háromszor, nem többet. Állítsa be az előugró értesítéseket, hogy azok ne vonják el a figyelmét munka közben. A kutatók azt találták, hogy az e-mailek ritkábban történő ellenőrzése csökkenti a stresszt, mivel azok, akik ritkábban ellenőrzik e-maileiket, kevésbé stresszesek.

4. Videokonferencia lebonyolítása

Míg a CareerBuilder irodai dolgozók erőforrása által felmért 7 őrült statisztika az irodai termelékenységről 23%-a időpocsékolásnak tartja a konferenciákat, még mindig lehetetlen a munka pillanatainak közös megbeszélése nélkül. Ha el akarja tartani a kapcsolatot kollégáival anélkül, hogy elterelné a figyelmét, tartson videokonferenciát. Ez sokkal jobb, mint a közgyűlések valamelyik irodában, ahova máshova kell menni, mindent otthagyva, és megvárni a többit.

A Highfive MI TÉNYLEG TÖRTÉNIK AZ ÖN KONFERENCIAHÍVÁSAI (INFOGRAPHIC) című tanulmányában a válaszadók 94%-a azt mondta, hogy a hagyományos értekezletek videokonferenciával való helyettesítése segít a termelékenység növelésében. Az ilyen találkozók során az emberek kevésbé unatkoznak és jobban koncentrálnak, és ez a kommunikációs forma sokkal kevesebb időt vesz igénybe. Nem kell elhagynia a helyét, hogy kollégáival találkozzon, és ezzel egyidejűleg folytathatja a munkát.

5. Kövesse nyomon, hol tölti az idejét

Amikor egy adott irodai feladatot vállalunk, gyakran több erőforrást költünk rá, mint amennyit megérdemel. Használja az időkövető alkalmazásokat, hogy hatékonyabb legyen. Ez megmondja, mikor csinálsz hülyeségeket és mikor csinálsz hasznos dolgokat. Számos ingyenes eszköz létezik, amelyek segítenek ennek szabályozásában.

6. Szünet 25 percenként

Nem szabad kopásért dolgozni: ez hosszú távon veszteséges. A túlmunka csökkenti az éberséget és a koncentrációs képességet. Tartson szüneteket, hogy pihenjen a munkából, de a szüneteket ellenőrzik – különben értékes időt veszíthet.

Használja a Pomodoro technikát annak eldöntésére, hogy mikor tartson szünetet. Ez a módszer azt javasolja, hogy minden 25 percnyi megerőltető munka után tartson öt perc szünetet. Így hatékonyan tudja majd felhasználni az idejét, és többet tehet. Az időzítő segítségével megjegyezheti, mikor kell pihenni és mikor kell dolgozni.