20 hatékony időgazdálkodási technika

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Szervezze meg életét úgy, hogy egy percet se veszítsen.

1. Szabály 1-3-5

A napközbeni munkaidő korlátozott, és az 1-3-5 szabály lehetővé teszi, hogy a legokosabban töltse el. Lényege a következő: egy nap alatt csak egy nagy, három közepes és öt kicsi feladatot lehet elvégezni. Összesen kilenc eset van, se több, se kevesebb. A szabály segít fokozatosan feltakarítani a törmeléket, időben kell lenni és nem kell túlhajszolni.

2. A három szabálya

Azok számára, akik nincsenek összhangban a számokkal, vagy nem tudnak napi kilenc dolgot csinálni, Chris Bailey, a My Productive Year szerzője a három szabályt dolgozta ki. Azt mondja, hogy a három legfontosabb dolog mindennapi elvégzése elég ahhoz, hogy eredményes legyen.

Ahelyett, hogy energiáját és figyelmét szétszórná néhány tucat elemre egy ellenőrzőlistán, csak válassza ki a három legfontosabb feladatot a napra, és összpontosítson rájuk. Másnap válassz még hármat, és így tovább. Ezzel fog koncentrálni. Ugyanez a szabály alkalmazható a hét, hónap vagy év célok kitűzésére is.

3. Módszer 10 perc

Van olyan feladatod, amit nem akarsz elkezdeni? Mondd magadnak: "Csak 10 percig csinálom, aztán megyek pihenni." Valószínűleg ezalatt a munkába fog vonzani, és többé nem fog tudni abbahagyni.

4. Pomodoro

Ezt a rendszert Francesco Cirillo találta ki, hogy megkönnyítse magának a vizsgákra való felkészülést. Segít összpontosítani a könnyen elvonható emberekre. Ez egy jó módja annak, hogy szabályozza, mennyi időt tölt egy adott munkával.

A Pomodoro így működik: vesz egy időzítőt, és állítsa be 25 percre. Ezek után koncentrálj a munkádra. Amikor letelt a 25 perc, pihenj 5 percet, majd ismételd meg az egészet. Négy ciklus után fél óra nagy szünetet tart.

5. Módszer 90/30

A 90/30-as módszert Tony Schwartz író és blogger, Leo Widrich, a Buffer társalapítója, Benjamin Che Kai Wai irodalomkritikus és Thomas Oppong vállalkozó használja.

A lényege a következő: 90 percig keményen dolgozol, majd fél órát pihensz, majd megismételed a ciklust. Ebben az esetben az első 90 percet a nap legfontosabb feladatának szenteli, a következő szakaszokat pedig a kevésbé fontos dolgoknak.

Az alvás elvarázsolt világa, a Yale szakértője, Peretz Lafee kutatása szerint 90 perc az optimális idő ahhoz, hogy egy ember hatékonyan egy feladatra összpontosítson. Fél óra pedig elég a teljes pihenéshez, amit Nathan Kleitman neurofiziológus alvás és ébrenlét kutatása is megerősít.

6. Módszer 52/17

Ez az előző módszer privát változata. Nincs ez másként, kivéve a számokat: 52 percet dolgozol, majd 17 percig pihensz. A The Rule of 52 and 17: It's Random, but it Ups Your Productivity című kísérlet szerint, amelyet a The Muse foglalkoztatási szolgálat végzett a DeskTime alkalmazás segítségével, ezek az időszakok segítenek abban, hogy produktív maradjon, és elkerülje a túlterheltséget. Ezért használd az 52/17-es módszert, ha úgy érzed, hogy nincs erőd 90 percet egymás után dolgozni.

7. Békaevés

A módszert az Eat That Frog: Brian Tracy elmagyarázza az igazságot a békákról motivációs előadó és önsegítő szerző, Brian Tracy találta ki. „Békáknak” nevezi a kellemetlen és nehéz feladatokat, amelyeket vonakodása ellenére is el kell végeznie. A nap elejétől kezdve tegyél egy dolgot – egyed meg a békát. És akkor könnyebb lesz: ledobod ezt a követ a lelkedről, és biztosítod magadnak a jó hangulatot egész napra.

8. Időblokkok

Az egyik kellemetlen dolog a teendőlistákban, hogy nem adnak fogalmat arról, mennyi ideig tart egy feladat. A „Vegyél kenyeret” és a „Jelentés befejezése” egy sort foglalnak el a listában, de ezek a feladatok összetettségüket és fontosságukat tekintve összehasonlíthatatlanok.

A naptár sokkal jobb, mint egy teendőlista: lehetővé teszi az idő vizuális szabályozását. Látsz egy nagy blokkot, és rájössz, hogy a feladat nem könnyű. Ezért próbálja ki az "időblokkok" technikáját: tegye őket a naptárba, és osszon időt mindegyikre a feladat összetettségének megfelelően. És miközben ezt vagy azt a feladatot végzi, ne zavarja el mások figyelmét.

9. GTD

A GTD (Getting Things Done) egy termelékenységi rendszer, amelyet David Allen üzleti edző talált ki. Fő elvei a következők:

1. Írja le minden tettét és ötletét egy helyre, az úgynevezett Beérkezett üzenetek mappába.
2. Rendszeresen rendezze a Beérkező levelek tartalmát a feladatok rangsorolásával és időzítésével. A jegyzeteket tartalmuk szerint helyezze el mappákba - "Munka", "Otthon", "Vásárlás" és így tovább.
3. Végezze el a felülvizsgálatokat - dobja ki a szükségtelen feljegyzéseket, húzza át a befejezett eseteket, helyezze át az archívumba az aktualitásukat vesztett anyagokat.
4. Ha minden meg van tervezve, folytassa a végrehajtással. A pár perc alatt megoldható feladatokat azonnal oldjuk meg. Mások delegálhatók vagy naptárba helyezhetők.

Útmutatónkból megtudhatja a GTD összes fortélyait.

10. ZTD

Leo Babauta, a Zenhabits termelékenységi blog szerzője úgy véli, hogy David Allen GTD-rendszere nagyon összetett, és túl sok erőfeszítést igényel. Felajánlja a Zen to Done rendszerét. Ennek követéséhez 10 egyszerű szokást kell kialakítania.

1. Gyűjtsön össze minden információt a Beérkezett üzenetek mappában.
2. Az összes rekord feldolgozása anélkül, hogy a hátsó égőben hagyná őket.
3. Tervezze meg fő céljait minden napra, és a hét legnagyobb céljait.
4. Egyszerre csak egy dologra koncentrálj anélkül, hogy szétszórnád a figyelmedet.
5. Hozzon létre egyszerű, rövid teendőlistákat.
6. Rendezze jegyzeteit kategóriákba tartalmuk alapján, akárcsak az eredeti GTD-ben.
7. Rendszeresen nézze át jegyzeteit, és szabaduljon meg a felesleges dolgoktól.
8. Egyszerűsítsd. Csökkentse feladatainak és céljainak listáját, írja le röviden és érthetően.
9. A munkára való ráhangolódáshoz mindig tartson be egy bizonyos napi rutint.
10. Tedd azt, amit igazán szeretnél.

11. Kanban

Japán termelékenységi módszer, amely segít nyomon követni, hogy mit csinál, mit tett már, és mit kell tennie a jövőben. A Kanban vizuálisan megjeleníti a munkafolyamatot.

Fogsz egy matricatáblát (vagy regisztrálsz egy teendőkezelőhöz, mint például a Trello), és rajzolsz rá három oszlopot: To do, Doing, Done. Ezután írd fel cetlikre az ügyeidet, és helyezd el a megfelelő oszlopba attól függően, hogy mit csinálsz és mit csináltál már.

12. A kétperces szabály

Ez a szabály a GTD szerves része, de akkor is használható, ha nem rajongsz Allen technikájáért. Ha a feladat kevesebb mint két percet vesz igénybe, azonnal végezze el. Tehát leterheli az agyát, mert nem kell többé emlékeznie erre az esetre.

13. Nulla postafiók

A Zero Inboxot Merlin Mann író és teljesítményszakértő találta fel, és jól működik a GTD-vel. Mann alkalmazta az e-mailekre, de ugyanúgy kezelheti az eseteket, dokumentumokat, feljegyzéseket és egyéb információkat. Ahogy a neve is sugallja, ennek a technikának az a célja, hogy a beérkező levelek üresen maradjanak.

Az eredeti GTD rendszerben az Inbox folyamatosan halmozódott fel egy csomó bejegyzést. Időt kell szánnod a rendezésükre, és a zsúfolt Beérkező levelek mappában könnyen figyelmen kívül hagyhatsz valami fontosat. Mann azt javasolja, hogy azonnal bontsa szét a tartalmat, amint megérkezik. Megnyitja a Beérkezett üzenetek mappát, és eldönti, hogy mit tegyen az egyes tételekkel: törölje, delegálja, válaszoljon, halassza vagy fejezze be. Ne zárja be, amíg el nem hajtotta a megadott műveletek egyikét az összes elemmel.

Ezen kívül a levelek automatikus szűrői, az intelligens mappák és a dokumentumok rendezésére szolgáló programok segítenek időt takarítani.

14. Frissen vagy sülve

Fresh or Fried fordításban "Fresh or Fried". Ezt a filozófiát a Dominate Your Day with the "Fresh or Fried" prioritization System, Stephanie Lee blogger hozta létre. Elmondása szerint, amikor az ember reggel felébred, az agya "friss", de a nap előrehaladtával "sül". Ez azt jelenti, hogy meg kell határoznia a termelékenység csúcsának időpontját, és ebben az időszakban kell ideje megtenni a legfontosabb dolgokat egy nap alatt. Ez így működik.

1. A nap végén, amikor már fáradt, szánjon 15 percet a holnapi teendők listájának összeállítására.
2. A legfontosabb feladatokat helyezze át a nap elejére, a Friss részre. Oda küldik azokat a dolgokat, amiket nem szeretsz – a "békákat". Ezeket addig kell elvégezni, amíg még van erőd.
3. A kevésbé sürgős, kevésbé nehéz és kellemesebb dolgok a Fried részlegbe kerülnek - vagyis délután, az időbeosztásodtól függően. Kevésbé terhelik az agyat.
4. Kövesse a listát másnap reggel. Majd este írj egy újat.

Stephanie azoknak ajánlja a FoF-ot, akik minden este megtudják, hogy teljesen kimerültek, de nem volt idejük, pedig egész nap dolgoztak.

15. Jéghegy módszer

Ramita Sethi, az I Will Teach You to Be Rich szerzője ezzel a módszerrel menti el az információkat későbbre. Ez a következőképpen működik: az összes e-mailt, jegyzetet, cikket, listát egy helyre menti - például egy jegyzetkészítő szolgáltatásban, mint az Evernote vagy a Notion, vagy dokumentumként. Ezután terjessze ezeket az anyagokat címkék, mappák és kategóriák segítségével – ahogy tetszik.

Tekintse át ezt az információt 4-6 hetente, és fontolja meg, hogy alkalmazható-e a gyakorlatban. Ha valami használhatatlan, dobja ki vagy archiválja. Ez lehetővé teszi saját tudásbázis létrehozását.

16. Autofókusz

Az automatikus élességállítást Mark Forster teljesítményszakértő, az Autofókusz időgazdálkodási rendszer találta fel. Ez a tervezési rendszer olyan kreatív emberek számára alkalmas, akik nehezen követik a GTD-t.

Írja le minden tevékenységét egy füzetbe sorrend nélkül. Ezután nézze át a listát, válassza ki azokat, amelyeket mielőbb meg kell tenni, és rendezze őket. Ha a sürgős feladatokat megoldotta, folytassa azokkal, amelyek most a legjobban tetszenek. Ha valamit még nem fejeztél be – helyezd át a lista végére, később visszatérsz erre. És ismételje meg ezeket a lépéseket nap mint nap.

17. Eisenhower Mátrix

Ezt a rendszert Dwight D. Eisenhower amerikai elnök hozta létre. A mátrix négy részből áll a feladatokhoz: Nem sürgős és nem fontos, Sürgős, de nem fontos, Fontos és nem sürgős, valamint Sürgős és fontos. Oszd szekciókra a feladataidat, és megtudhatod, mire fordítod a legtöbb időt, és mely feladatokra kell jobban odafigyelni.

18. 4D módszer

A 4D-t Edward Ray, egy motivációs író és tanácsadó találta fel. A módszer célja, hogy segítsen azoknak az embereknek, akik elborzadnak a tennivalóik láttán, és nem tudják, hogyan kell megközelíteni az összes felhalmozott tárgyat.

Ray azzal érvel, hogy csak négy szót kell megjegyezned a D betűhöz, és akkor nem fogsz elveszni a munka hegyei előtt. Itt vannak:

• Csináld – Ha feladatot kaptál, a legjobb, ha most megteszed, és kihúzod a listáról.
• Delegálás - ha nem tud vagy nincs ideje végrehajtani valamit, de van egy viszonylag szabad asszisztense, adja át neki a feladatot.
• Törlés – Néhány dolog nem olyan fontos. Dobja el őket úgy, hogy végleg eltávolítja őket a teendők listájáról. Ha szükségtelen felelősséget próbálnak rád róni, tanulj meg udvariasan nemet mondani.
• Késleltetés – Ha egy feladat túl nagy, vagy nem igényel azonnali végrehajtást, elhalasztható. De határozottan világos határidőket kell szabnia neki, különben holtteher marad.

Válasszon ki egy feladatot, végezzen vele egy 4D műveletet, majd lépjen a következőre.

19. Időzítés

Általában azok az emberek, akik produktívak akarnak lenni, nyomon követik, hogy mennyi időt töltenek fontos dolgokkal, és teljesen elfelejtik figyelembe venni azokat az időszakokat, amikor hülyeségeket csinálnak. Ezt a problémát az "Időzítés" technika oldja meg, amelyet az időgazdálkodás szakértője, Gleb Arkhangelsky talált ki. Lehetővé teszi, hogy megértse, hol tölti az idejét, megtanít arra, hogy jobban odafigyeljen arra, amit csinál, és kevesebb a figyelemelvonás.

Vegyünk egy jegyzetfüzetet, és 5-10 perces pontossággal írjuk le minden cselekedetünket és azt, hogy mennyit tettünk. Rögzítse a munka pillanatait, tárgyalásait, megbeszéléseit, sőt még a YouTube-on és a játékokban eltöltött időt is. Szánjon erre pár hetet. Utána lapozd át a füzetet, látásból ismerd fel „kronofáidat”, és vonj le következtetéseket. Lehet, hogy kevésbé vicces videókat kell néznie, vagy kevesebb időt kell kávézással töltenie, vagy az ellenség a telefonhívások.

20. Tim Ferriss módszer

Timothy Ferriss egy termelékenységguru, aki saját, két szabályból álló munkaszervezési módszert talált ki. Az első a 80/20-as szabály, vagyis a Pareto-elv, amely kimondja, hogy munkánk 80%-át az idő 20%-a alatt el tudjuk végezni. A fennmaradó 20% az idő 80%-át fogja igénybe venni. A második a Parkinson-törvény: a munka minden rászánt időt kitölt.

Ferriss szerint ennek az a következménye, hogy nem kell keményebben dolgoznia, hogy mindent megtegyen – jobban kell összpontosítania. Hagyja, hogy teljes odaadással dolgozzon a munkaidőnek csak 20%-át, de minden igazán fontos dolgot újra elvégezhet. A fennmaradó 80%-ot pedig egyszerű rutinra fordíthatja, így a kiemelt feladatokra koncentrálhat, és elkerülheti a túlterheltséget.