Mi az ütemezési hiba, és hogyan kell megfelelően megbecsülni a határidőket

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Hat módszer, amellyel megteheti ezt a munkahelyén és a mindennapi életében.

Mi a tervezési hiba

Az elmúlt három évben öt szobát festettem ki otthonomban. A hálószobával kezdtem, és azt terveztem, hogy egy hét múlva megoldom. Az utolsó simítást azonban csak egy hónappal később végezték el.

Gondolod, hogy miután elkezdtem a második szobát, egy hónapot terveztem a kifestésre? De nem. Biztos voltam benne: mivel már megtöltöttem a kezem, akkor hétvégére biztosan befejezem, maximum - a következőre. De megint beletelt egy hónapba. Ahogy a többi szobában is. A konyhán kívül még tovább tartott.

Minden alkalommal, amikor egy másik szoba kifestésére készültem, arra számítottam, hogy egy-két héten belül minden készen lesz. A tapasztalat azt mondta, hogy soha nem csinálnám meg egy hónapnál rövidebb idő alatt. Nehéz volt azonban feladni azt a bizalmat, hogy ezúttal minden bizonnyal gyorsabban fog menni.

Ennek a túlzott önbizalomnak, ami miatt alábecsüljük a problémák megoldásához szükséges időt, a neve: tervezési hiba. Ezt a koncepciót a 70-es évek végén vezették be Daniel Kahneman és Amos Tversky pszichológusok.

A tudósok kifejtették, hogy a tervezés során az emberek gyakran figyelmen kívül hagyják múltbeli tapasztalataikat. Az én esetemben az a tény, hogy minden alkalommal egy hónapba telt, amíg kifestettem a szobát. Általában csak az előttünk álló feladatra koncentrálunk: ez a szoba kicsi, ami azt jelenti, hogy nem tart sokáig kifesteni.

Daniel Kahneman részletesen beszél erről a Think Slow … Decide Fast című könyvében. Azt állítja, hogy a tervezési hibák általában két dologhoz kapcsolódnak:

1. Nem vesszük figyelembe, hogy a múltban mennyi ideig tartott a hasonló feladatok elvégzése.
2. Feltételezzük, hogy nem leszünk késéseket okozó komplikációkkal szemben.

Mihez vezet az idő téves megítélése?

A Project Management Institute szerint a projektek alig több mint fele az ütemterv szerint készül el.

De az egy dolog, hogy alábecsüljük a szoba kifestéséhez szükséges időt (ez csak egy kis kényelmetlenséget okoz). Egészen más, ha a munkafeladatok és projektek értékelése során elkövetjük ugyanezt a hibát. Itt a következmények sokkal súlyosabbak lehetnek.

Ez legjobb esetben is azt eredményezi, hogy Önnek vagy csapatának túlóráznia kell. A legrosszabb esetben a költségvetés hiánya, a kis nyereség, a főnökökkel és az ügyfelekkel való elégedetlenség.

Hogyan kell helyesen értékelni a feladatokat

Abba kell hagynia a tervezést, bíznia kell egyetlen intuícióban. Jobb speciális technikákat használni.

1. Építsen a korábbi tapasztalatokra

Kahneman és Tversky pszichológusok azt javasolják: a munka megkezdése előtt nemcsak fel kell mérnie, hogy mit kell tennie, hanem meg kell becsülnie, hogy általában mennyi időt fordítanak az ilyen feladatokra.

Például létre kell hoznia egy új funkciót egy mobilalkalmazáshoz – megtudhatja, mennyi időt töltött csapata hasonló feladattal. Ha 4000 szavas blogbejegyzést szeretne írni, keressen adatokat arról, hány órát vagy napot töltött el legutóbb.

Ha egyedül dolgozik, az információgyűjtés legegyszerűbb módja egy időkövető alkalmazás. Alkalmazza különböző típusú feladatoknál, később pedig kész jelentéseket használjon.

Csapattevékenységekhez jól jön a projektmenedzsment szoftver. A legtöbben többféle adatgyűjtési módszert alkalmaznak, például figyelembe veszik a tényleges munkaidőt, és készítenek Gantt-diagramot.

2. Kérjen meg valakit, hogy értékelje a feladatát

1994-ben az American Psychological Association "Personality and Social Psychology" folyóirata közzétette Roger Buhler, Dale Griffin és Michael Ross által végzett öt tanulmány eredményeit.

Megerősítették, hogy az emberek gyakran követik el a Kahneman és Tversky által leírt tervezési hibát. De kiderült más is: sokszor rosszul becsüljük meg a saját feladataink költségeit, de elég jól megjósolhatjuk, hogy másnak meddig tart.

A kutatók arra kérték a vizsgálat résztvevőit, hogy tippeljék meg, mennyi időbe telik egy másik személynek egy bizonyos feladat elvégzése. A válaszadáskor gyakrabban hivatkoztak a meglévő tapasztalatokra. És még akkor is, amikor nem volt ott, értékeléseik sokkal racionálisabbak voltak, mint azok következtetései, akiknek a feladatot kellett volna végrehajtaniuk.

Ennek az az oka, hogy általában nagyon optimisták vagyunk a képességeinket illetően. És sokkal objektívebb, ha valaki másról van szó. Tehát ahelyett, hogy saját maga próbálná kiértékelni a feladatokat, kérje meg egy barátját vagy kollégáját, hogy végezze el helyetted.

3. Hozzon létre egy időtartományt, és vegye figyelembe a késések lehetőségét

Vannak híres ismert dolgok, amelyekről tudjuk, hogy ismerjük őket. Vannak ismert ismeretlenek is – olyan dolgok, amelyekről tudjuk, hogy nem ismerjük. De még mindig vannak ismeretlen ismeretlenek – ezek olyan dolgok, amelyekről nem tudunk, nem ismerjük őket.

Donald Rumsfeld amerikai politikus

Erre az idézetre gyakran hivatkoznak a projektmenedzsmentben. Az ismeretlen ismeretlenek magyarázatára, amelyekről Rumsfeld beszél, a vezetők az általuk bizonytalanság kúpjának hívják. Úgy tervezték, hogy megjelenítse azt az időtartamot, amelyre egy feladatnak szüksége lehet.

Amikor először elkezd dolgozni egy projekten, még mindig keveset tudsz róla. Ezért a befejezéshez szükséges tényleges idő nagymértékben eltérhet az előrejelzéstől. Azt gondolja, hogy a munka két napig tart, de a valóságban nyolc napig tarthat. Vagy csak néhány órát.

De a folyamat előrehaladtával ez a tartomány csökken. Azt azonban, hogy pontosan mennyi időre van szüksége, csak a végén – a projekt befejezésekor – tudja megmondani.

Ennek ellenére a bizonytalanság kúpja pontosabb becslést tesz lehetővé. Ha nem tud sokat egy közelgő projektről, ossza el a becsült futási időt néggyel, hogy megtalálja a tartomány alsó végét, és szorozza meg ugyanezzel a felső határ meghatározásához. Az eredmény például 1-16 nap.

Ha egy ilyen nagy választék nem felel meg Önnek, csak a felső határt használja az elszámoláshoz - akkor vélhetően 16 napig tart a munka. Ez nem a legpontosabb szám, de valószínűleg közelebb áll a valósághoz, mint az eredeti jóslat.

4. Értékelje a problémát három ponton

Ez a módszer segít tárgyilagosabbá válni. Minden feladathoz értékelést kell adni:

• legjobb forgatókönyv;
• a legrosszabb esetben;
• legvalószínűbb forgatókönyv.

Az első szám nagy valószínűséggel megegyezik az eredeti jóslattal. A legvalószínűbb forgatókönyv értékelése a birtokában lévő empirikus adatokon alapulhat. És amikor a legrosszabbat értékeli, mérlegelnie kell, mennyi ideig tart, ha a dolgok rosszul sülnek el.

Három számmal számítsd ki az átlagot. Például, ha a legjobb forgatókönyv három nap, a valószínűsége öt nap, a legrosszabb pedig kilenc, csak adjon hozzá: 3 + 5 + 9 = 17. Ezután ossza el ezt a számot hárommal. Átlagosan 5, 67 nap derül ki – ez a szükséges idő előrejelzése.

5. Számítsa ki a hibaarányt

Steve Pavlina, a Personal Development Course for Smart People című könyv szerzője azt javasolja, hogy számítsa ki azt az együtthatót, hogy mennyire téved a tervezésben. A jövőben ez a szám minden feladatához használható lesz.

Adjon meg egy becslést a közeljövőben elvégzendő feladatok elvégzéséhez szükséges időről. Írd le a feltételezéseidet. A munka befejezése után jegyezze fel, mennyit költött végül.

Adja hozzá az összes ütemezett időpontot. Tegye ugyanezt az igazival. Most ossza el az összes tényleges időt az eredeti becsléssel - megkapja a kívánt arányt.

Például Ön úgy becsüli, hogy több feladat elvégzése 12 órát vesz igénybe. Végül 15-öt költöttünk el Hibaarány: 15/12 = 1,25 Ez azt jelenti, hogy a feladatok 25%-kal tovább tartottak a tervezettnél.

Most mindig szorozza meg kezdeti becsléseit a kapott hibatényezővel – és azok pontosabbak lesznek.

6. Végezzen értékelést a nap legtermékenyebb szakaszában

Daniel Pink amerikai elemző és üzleti irodalom szerző Timehacking című könyvében. Az, hogy a tudomány hogyan segít abban, hogy mindent időben megtegyünk”, belevetette magát a kronotípusainkkal – belső óráinkkal – kapcsolatos kutatásokba.

Azt tanulmányozta, hogyan befolyásolják a közérzetünket a nap folyamán. És rájöttem, hogy a kronotípusok nemcsak fizikai és szellemi tevékenységünket irányítják, hanem azt is meghatározzák, hogy a nap mely szakában vagyunk a legkreatívabbak, és mikor vagyunk hajlamosak pozitív és negatív gondolatokra.

Pink Scott Golder és Michael Macy kutatására hivatkozik, akik a Twitteren elemezték az emberek hangulatát. Azt találták, hogy a felhasználói hozzászólások általában nem túl pozitívak az alacsony termelékenység időszakában.

A legtöbb embernél ez a csökkenés a nap közepén, közvetlenül ebéd után következik be. Golder és Macy szerint nem valószínű, hogy jó hangulatban leszel ez idő alatt. Ezzel elkerülheti a túlzott önbizalmat és optimizmust, és ennek eredményeként hatékonyabban tervezhet.

Ez utóbbi módszer lényege tehát a feladatok értékelése, miközben a termelékenység csökken. Ez körülbelül hat órával az ébredés után. De meg lehet várni, amíg eljön a szétszórtság és a fáradtság érzése.

A munka eredménye alapján ellenőrizze, hogy az idejét így tervezve közel került-e a valósághoz.

A tervezési hiba megértése segít a feladatok helyes értékelésében. Előfordulhat, hogy nem tudod kordában tartani a saját képességeid túlbecsülésére való hajlamodat. De ha felismeri, hogy a túlzott optimizmus milyen hatással van, és megpróbálja csökkenteni ezt a hatást, akkor sokkal jobban tudja majd beosztani az idejét.