Hogyan tölts kevesebb időt az e-mailekkel

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Az e-mailek ellenőrzése sokak számára függőséggé vált. De megszabadulhat tőle, és növelheti a termelékenységet.

Az e-mailek ellenőrzése nagyon hasonlít a függőséghez. Ennek több oka is van.

• Csakúgy, mint szex, szerencsejáték vagy kábítószer-fogyasztás közben, az e-mailek ellenőrzése során a dopamin örömhormon szabadul fel az agyban.
• Folyamatosan ellenőrizzük beérkező leveleinket, mert naprakészek akarunk lenni, és félünk, hogy lemaradunk valamiről.
• Elemezzük az e-maileket, hogy lazíthassunk, és ne csináljunk bonyolultabb dolgokat.

De ezt az időt sokkal jobban el lehetne tölteni. Kevin Cruz, az időgazdálkodás 15 titka: Hogyan csinálnak mindent a sikeres emberek című könyv szerzője öt tippet ad, amelyek segítségével felére csökkentheti az e-mailezési időt.

1. Adja hozzá az elemzést az ütemezéshez

Ne ellenőrizze az e-mailjeit, hanem dolgozza fel. Az üzenetek elemzését ugyanúgy kezelje, mint bármely más munkát. Tervezze meg, adja hozzá a naptárához, majd kezdje el. Cruz azt tanácsolja, hogy naponta háromszor rendezze a leveleit: reggel, délután és este.

Nem a levelezéssel töltött idő számít. Valakinek napi három órát vesz igénybe az üzenetek elemzése, míg másoknak 30 percet vesz igénybe. A lényeg, hogy tudatosan közelítsd meg ezt az üzletet, mint egy rendes munkát.

Kevin Cruz

2. Ne küldj mindenkinek másolatot a levélből

Minél kevesebb e-mailt küld, annál kevesebbet kap cserébe. Ezért próbálj meg nem annyi embert beletenni a levél másolatába. Beleértve, ne jelölje be a „Válasz mindenkinek” négyzetet.

Néhányan képesek voltak 50%-kal csökkenteni az e-mail forgalmat, amikor megtanították magukat, hogy kétszer is gondolják meg, mielőtt új e-mailt küldenek.

3. Üzenetek szűrése

Állítson be szűrőket a különböző típusú betűk különböző mappákba helyezéséhez. Így csak az igazán fontos üzenetekre pazarolhatod az idődet, és nem fogsz túlterhelni a többitől.

4. Hagyja abba a beérkező levelek teendőlistaként való használatát

Sokan küldenek maguknak különböző feladatokat tartalmazó üzeneteket későbbi célokra, így a postafiókot egy újabb teendőlistává alakítják. De ez csak a termelékenységet rontja.

Cruz ezt a megközelítést javasolja. Amikor megnyit egy új e-mailt, először kérdezze meg magában, hogy törölheti-e. Ha nem, fontolja meg, hogy delegálhatja-e valakire. Ha ez nem lehetséges, derítse ki, hogy kevesebb mint öt perc alatt megbirkózik-e vele. Ha igen, nagyszerű. Ha nem, tegye félre a levelet későbbre. De ne hagyja a beérkező levelek között, hanem helyezze át a naptárába, és válasszon egy konkrét dátumot és időpontot, amikor megteheti.

5. Közöld a szándékodat másokkal

Beszélje meg ezt a munkatársaival, így könnyebb lesz ragaszkodnia a tervhez. Mondja el főnökének, hogy a termelékenység növelése érdekében kikapcsolja az új e-mailes figyelmeztetéseket, és csak bizonyos időpontokban elemzi az e-maileket.

Egyezzen meg abban is, hogy sürgős ügyekben hogyan lehet Önnel kapcsolatba lépni.

Ha igyekszik lerövidíteni az e-mailezéshez szükséges időt, meg kell változtatnia szokásait, és ezt mindig nehéz azonnal elérni. Kérjük, legyen türelemmel, és készen áll rájönni, hogy nem kell annyi időt tölteni a postával.