7 hatékony tervezési módszer, amelyek segítenek a pályán maradni

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Energy List, GTD, Bullet Journal és más lehetőségek, amelyek között biztosan van az Ön számára megfelelő.

1. A kártyák módszere

Ezt a tervezési módszert a híres orosz időgazdálkodási szakember, Gleb Arkhangelsky javasolta. Üzleti coachingot ad, könyveket ír, és még saját időgazdálkodási tanácsadó céget is vezet. Néhány alapelv mellett Gleb egy módszert is kidolgozott a kártyák segítségével történő gyors tervezéshez.

Hogyan működik

Ebben az esetben nem lesz szükség vastag naplóra: elég néhány papírlap. Szerezz három kártyát különböző célokra. Lehetnek sokszínűek, jegyzetekkel vagy matricákkal. A lényeg az, hogy különböznek egymástól, és természetesen tetszenek.

Az első kártya stratégiai. Tartalmazni fogja kulcsfontosságú céljait, amelyek eléréséhez minden lehetséges erőfeszítést meg kell tennie. A másodikban, a hosszú távú céloknak szentelve, felírja az összes tevékenységet és tervet az évre vagy több évre előre. A harmadik kártya a következő nap legfontosabb eseményét tartalmazza. És persze ez a leggyakrabban fog változni.

• Szint: újonc.
• Egy plusz: nem kell érteni a tervezés művészetét. Minden a lehető leggyorsabb és egyszerűbb.
• Mínusz: kevésbé fontos dolgok továbbra is előre nem tervezettek maradnak. Így teljesen elfelejtheti őket.

2. Ivy Lee módszere

Ivy Lee amerikai újságíró módszertanának szépsége az egyszerűség és a következetesség. A legtöbb indulási kísérlet sikertelen a terv hiánya, a fókusz hiánya és a rossz prioritások miatt. E problémák megoldására Lee azt javasolja, hogy korlátozzuk magunkat napi hat feladatra, és végezzük el azokat egymás után.

Hogyan működik

A nap végén határozzon meg hat fő tennivalót, és rangsorolja őket, kezdve a legfontosabbakkal. Másnap reggel azonnal kezdd el a listán szereplő első feladatot, és ha befejezted, vállald a következőt. És így tovább a győztesig.

• Szint: újonc.
• Egy plusz: Sokkal egyszerűbbé teszi a tervezést, megkönnyíti az indulást, és a céljaihoz való ragaszkodás mellett is következetes marad.
• Mínusz: a módszer nem működik jól, ha gyakran vannak nem tervezett tevékenységek a nap folyamán.

3. Becslési módszer

A tervezés során gyakran a fontos feladatok elvesznek a kisebb feladatok között. Ez azért van, mert nem jelöljük meg a prioritásukat. Még ha megérti is egy feladat elvégzésének szükségességét, fontos, hogy azt írásban jelezze. Valójában a munkanap során nem mindig jut idő az egyes esetek fontosságának megfelelő felmérésére.

Hogyan működik

A tervezett feladatok fontossági fokától függően nullától kettőig adjunk pontot! A fő prioritás két pont. Az egypontos feladat később is megoldható. Kis felelősségek és napi feladatok pedig nulla pontot érnek.

Ne felejtse el értékelni a munkát a nap végén, például egy ötfokú skálán. Egy teljesítetlen eset, amely 1-et vagy 2-t kapott, hatással lesz a soron következő munkára, és kellemetlenséget okoz. Mint a rossz jegyek az iskolában. Ez fontos a saját teljesítményének megértéséhez és az ütemterv kezeléséhez.

• Szint: újonc.
• Egy plusz: a módszer megtanítja értékelni a feladatok fontosságát és kezelni a hatékonyságát.
• Mínusz: nem mindenkinek megfelelő. A feladatok rangsorolhatók, és a számok zavaróak lehetnek, amikor munkába áll.

4. Energia lista

Minden feladat más-más szellemi vagy fizikai erőfeszítést igényel. Ugyanakkor a rövid távú tevékenységek több energiát igényelhetnek, mint a hosszabbak. Ennek a módszernek az a lényege, hogy az összes feladatot a szükséges erőfeszítések szerint osszák el, és saját érzései szerint vállalják.

Hogyan működik

A teendők listájának elkészítésekor az összes feladatot három kategóriába sorolja: kemény, közepes és könnyű. Az első minden, ami maximális koncentrációt és stresszt igényel, a második a közös üzlet, az utolsó egy egyszerű, szinte automatikusan végrehajtott rutin. A munka megkezdése előtt mérje fel az erőszintet, és válassza ki a megfelelő feladatot.

• Szint: amatőr.
• Egy plusz: a kifogások nem működnek, mert hiába van idő és energia, mindig van mit tenni.
• Mínusz: önfegyelem szükséges. Ha tele vagy energiával, nehéz dolgokat kell vállalnod, és nem szabad feladnod őket egy könnyű rutin érdekében.

5. 1-3-5 módszer

Az esetek nagy száma elriasztja a vágyat, hogy felvállalják őket. Ezért sok időgazdálkodási szakértő azt tanácsolja, hogy válasszon ki legfeljebb kilenc feladatot, és végezze el azokat a fontosság mértékétől függően.

Így a kisebb célok átvihetők egy másik napra, miközben a tervezett feladatok közül a legfontosabbat teljesítjük. Az 1–3–5. módszer meglehetősen könnyen használható, bár a feladatok elkülönítése némi időt és erőfeszítést igényel.

Hogyan működik

Tervezz meg magadnak kilenc dolgot minden nap: 1 - a legfontosabb feladat, mindig prioritás lesz; 3 - munkanap során megoldást igénylő esetek; 5 - kis feladatok, amelyeket lehetőség szerint végre kell hajtani.

Ne felejtse el, hogy meg kell tartania az esetek számát, és nem kell túllépnie. Ellenkező esetben a módszer hatástalan lesz.

• Szint: amatőr.
• Egy plusz: már a tervezés során eldobják a felesleges feladatokat, és csak a valóban szükségesek maradnak a listán.
• Mínusz: a technika nem működik azokon a napokon, amikor a fontos feladatok száma meghaladja az ajánlottat.

6. GTD – A dolgok elvégzése

Oroszul a technika neve így hangzik: „A dolgok befejezése” vagy „Hogyan tegyünk rendet”. David Allen amerikai időgazdálkodási szakértő fejlesztette ki.

Az azonos című könyvben azt javasolta, hogy egy elfoglalt ember számára fontos, hogy megszabadítsa az agyat az aktuális feladatoktól. Csak így lehet a minőségi megvalósításukra koncentrálni. Ez a módszer kiválóan alkalmas egy asztali tervező megtartására.

Hogyan működik

A GTD módszer magabiztos használatához meg kell szokni. A feladatok értékelésére egész rendszer van, nem könnyű vele azonnal megbirkózni. Írja le a dolgokat, és jelölje meg speciális szimbólumokkal:

1. Az üres kör egy feladat, amelyet teljesíteni kell.
2. Az áthúzott csíkkal ellátott kör a most végrehajtott feladat.
3. Félig kitöltött kör - a feladat nincs teljesen befejezve.
4. Kitöltött kör - a feladat befejeződött.
5. Kör kereszttel – feladat törölve.
6. Kitöltött kör nyíllal – Valaki más végzi el a feladatot.
7. A felkiáltójel a legmagasabb prioritású feladat.
8. Egy kör egy ponttal - folyamatosan szem előtt kell tartania ezt a feladatot.

• Szint: amatőr.
• Egy plusz: Az azonnali tervezés fejlett lehetősége. Nem kell nyomon követnie a feladatok prioritását. Ha van munkád - csináld.
• Mínusz: a módszer rosszul adaptálható a hosszú távú tervezéshez. Inkább kiegészítésként a fő.

7. Bullet Jornaling

A legrugalmasabb tervezői lehetőség a tervező és a személyes napló egyszerre. Ryder Carroll amerikai tervező találta ki, és a fenti oktatóvideóban elmagyarázza.

Ez a módszer lehetővé teszi, hogy bármilyen véletlenszerű gondolatot feljegyezzen a naplójába, valamint hosszú időre fontos üzleti feladatokat vagy terveket. Ezt nem könnyű kezelni, de ha megszokta, soha ne hagyja abba a tervezést.

Hogyan működik

Az első oldalon készítsen tartalomjegyzéket a szakaszok címeivel, és menet közben töltse ki. Következik az éves fordulat nagy célokkal és fontos dátumokkal. Segít a tervek egészének értékelésében. A havi visszaváltások a következő oldalakon találhatók. A bal oldalon írja be a hónap napjait és a hét napjait. Velük szemben jelölje meg azokat az eseményeket, amelyek dátumai biztosan nem változnak. A jobb oldalon a hónap általános feladatai láthatók.

Opcionálisan minden hétre felvehet feladatokat, vagy akár órára ütemezheti a napot. Használjon speciális karaktereket a különböző feladatok kiemeléséhez. Eleinte jobb, ha az ilyen jegyzeteket külön papírlapra írja, amíg meg nem szokja őket. A legfontosabb, hogy a tartalomjegyzékben ne felejtse el feltüntetni a hónapok oldalait vagy például a listákat.

• Szint: szakmai.
• Előnyök: a szokásos opciókkal ellentétben ez a napló tetszőleges dátumtól indítható, és akár egy normál jegyzetfüzetben is. Itt is kényelmes ellenőrző listákat és listákat készíteni.
• Mínuszok: időbe fog telni, amíg minden részletet rendezünk és megszokjuk ezt a módszert.