Hogyan küldjünk alkalmazottakat üzleti utakra papírmunka nélkül: személyes tapasztalat

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Elmondjuk az üzleti utazással kapcsolatos főbb problémákat, és elmagyarázzuk, hogyan oldhatja meg őket.

1. probléma. Lanya jóváhagyási rendszer

Minden egyes utazás egy csomó levelezés, amelyben közvetítőként lépek fel. Az üzenetküldés sok időt vesz igénybe, emellett megzavarodhat és hibázhat, különösen, ha többen repülnek.

Egyszer félreértettem egy alkalmazottat, és rossz járatra állapodtam meg. Vissza nem térítendő volt, így a cégnek pénzt kellett költenie egy második, megfelelő dátumú jegyre, és körülbelül 10 ezer rubelt kellett elveszítenie.

Hogyan lehet megoldani a problémát

Rövid: automatizálja a folyamatot.

Az utazások online foglalási szolgáltatásai megbirkóznak ezzel a feladattal - teszteltem. Használható üzleti utak tervezésére, repülő- és vonatjegyek vásárlására, szállásfoglalásra. Nem kell fizetnie a csatlakozásért és a szolgáltatás használatáért.

A szolgáltatást nem csak a cégvezető és az irodavezető veheti igénybe, hanem a cég minden dolgozója is. A felhasználók száma nincs korlátozva, így az összes üzleti útra induló srác adatait azonnal feltöltöttem a Lifehacker profiljába a OneTwoTrip for Business-on. Hozzáadhatja manuálisan vagy XLS- és CSV-fájlokból. Ehhez az „Alkalmazottak” részben van egy „Importálás” gomb.

Felhasználó hozzáadásakor azonnal megadhatja az orosz és a külföldi útlevelek adatait, hogy ne töltse ki őket minden alkalommal.

Minden alkalmazott számára beállíthat egy utazási korlátot és korlátozhatja a hozzáférési jogokat. Például állítson be limitet egy rendelésre, és válasszon ki egy legfeljebb három csillagos szállodát. Amikor egy alkalmazott távozik, profilja blokkolva lesz. Személyes fiókjába nem léphet be, de a teljes előzmény és a róla szóló tudósítás megmarad.

Ez nagymértékben leegyszerűsítette a munkámat: az alkalmazott beléphet a személyes fiókjába a jelszavával, kiválaszthatja a kívánt repülőjegyet és szállodát, és fizetés nélkül lefoglalhatja azokat. A jegyek egyeztetéséhez nem kell képernyőképeket küldenie a Telegramnak: az igazgató, mint rendszergazda, a „Rendelések” részben látja az összes alkalmazott foglalásait és rendeléseit.

2. probléma. Magas költségek

Az utazásokat igyekszünk előre megtervezni, hogy olcsóbban vásárolhassuk meg a jegyeket. Igaz, ez nem mindig sikerül.

Hogyan lehet megoldani a problémát

Rövid: spóroljon a jegyeken és a szállodákon, ha megvásárolja azokat az online utazási szolgáltatáson keresztül.

A OneTwoTrip for Business garantálja, hogy a repülőjegyek ugyanannyiba vagy olcsóbbak legyenek, mint a magánszemélyek esetében.

A megtakarítás a nagy forgalom, valamint a légitársaságokkal és szállodákkal kötött közvetlen szerződések révén érhető el.

Az oldal mintegy 2 millió szálláslehetőséget kínál különböző pénztárcák számára: szállodák, apartmanok, hostelek. A legnépszerűbbek közül több mint 1000-nek van saját kapcsolata a OneTwoTrip for Business szolgáltatással. Ha az ügyfél által igényelt objektum nincs a rendszerben, kérésre szerződést köthet vele a szolgáltatás.

A tervek megerősítése és az utazás jóváhagyása esetén a jegyek két kattintással megvásárolhatók. Ha nem, egyszerűen törölje a foglalást. Minden légitársaság hűségkártya érvényes, így továbbra is gyűjthet mérföldeket. A szolgáltatás akciókat szervez a bankokkal: például vállalati kártyás vásárlások esetén bónuszokkal visszaválthatja a cashback-et.

3. probléma. Hosszú jegyvásárlás és számlázás

Amikor a jegyekről és a szállodáról megállapodtunk a menedzserrel, felveszem a kapcsolatot a légitársasággal és a szállodával, hogy megkapjam a fizetésről szóló számlát. Minden szervezetnek megvannak a saját fizetési szabályai a jogi személyek számára: valahol e-mailre kell írnia, valahol ki kell töltenie egy Excel-fájlt a cég adataival, valahol - egy űrlapot a webhelyen. Előfordult, hogy többször is fel kellett hívnom a forródrótot dokumentumokért. Ez sok időt vesz igénybe, és a jegykiadás néha több napig is eltart. Egyes cégek egyáltalán nem állítanak ki számlát jogi személyeknek. Ilyen esetekben le kell mondani a vásárlásról, és másik repülőjegyet vagy szállodát kell keresni.

Hogyan lehet megoldani a problémát

Rövid:egy számlával fizet a jegyekért és a szállodáért az üzleti utak szervező szolgáltatásának honlapján.

A OneTwoTrip for Business szolgáltatáson én és más megfelelő hozzáféréssel rendelkező alkalmazottak ugyanolyan egyszerűen foglalhatunk és fizethetünk jegyeket és szállodákat, mint az egyének. Az egész folyamat 2-3 percet vesz igénybe: belép a személyes fiókjába, megadja a dátumot és az úti célt, és kiválasztja a kívánt járatot. Az útlevél adatait és a bónuszkártya számát nem kell megadnia, ezek automatikusan betöltődnek, amikor kiválaszt egy alkalmazottat a listáról.

Emellett összetett útvonalat is készíthet, vagy utazását rugalmasabban szervezheti meg. Például repüljön egy nap különböző légitársaságokkal: reggel Uljanovszkból Moszkvába az Aeroflottal, este pedig vissza a Pobedára. Ez azért megengedett, mert az online szolgáltatás különböző légitársaságok jegyeit képes egy rendelésbe "ragasztani". Ha maga szervezi meg az utazást, ebben az esetben több időbe telne: levelezés két légitársasággal, két számla a fizetésről, kétszer annyi záró bizonylat.

A jegyekért és a szállodáért kétféleképpen fizethet: előleggel és céges bankkártyával. Én előleget használok - azt előzetesen tetszőleges összegre kell feltöltenie a „Számla” részből történő számlázással. A vásárlás azonnal megtörténik, és nem csak a banki nyitvatartási időben.

Bármilyen probléma esetén forduljon a szerviz támogatási csapatához. Éjjel-nappal dolgozik, és segítséget nyújt, még akkor is, ha vis maior este vagy hétvégén történik.

Probléma No. 4. Dokumentumok lezárása

Az üzleti út nem ér véget a jegyvásárlással és a szállásfoglalással. Sokkal több erőfeszítést igényel a záródokumentumok elkészítése. Ezeket külön kell igényelni a légitársaságtól és a szállodától, amelyek kizárólag papíralapon küldik el. A küldemények gyakran nem postai úton érkeznek meg, és elvesznek. Ez a beszámolási időszakban derül ki, ezért sürgősen meg kell keresni annak elérhetőségét, aki a záródokumentumokat sokszorosítani tudja.

Hogyan lehet megoldani a problémát

Rövid:megbízza a záró dokumentumok kialakítását OneTwoTrip for Business.

A OneTwoTrip for Business számlákkal és jelentésekkel minden sokkal egyszerűbb. Minden hónapban kapunk egy okiratot az összes szolgáltatásról, és egy számlát a szállodákról áfával, negyedévente - az egyeztetési aktust. Minden számlát és jelentést a „Dokumentumok” részben tárolunk. Beállíthatja, hogy az alkalmazottak közül melyik férhet hozzájuk - titkár, könyvelő, vezető. A dokumentumoknak nincs korlátozása a személyes fiókban való tárolási időtartamra, és bármikor elérhetők.

Mi a lényeg

Az üzleti utak megszervezése pénzt és időt takarít meg. A szolgáltatás lehetővé teszi, hogy:

• megtagadja a hosszú levelezést a légitársaságokkal és szállodákkal;
• koordinálja az utazásokat közvetlenül a fejjel;
• foglalja le a legjövedelmezőbb repülési és szálláslehetőségeket;
• jegyek kiadása és a szálloda 2-3 perc alatt egy helyen;
• fizessen a jegyekért a számla megvárása nélkül;
• a záródokumentumok elkészítésének és tárolásának egyszerűsítése.