David Allen: Hogyan tedd rendbe az életed

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

David beszél a minket körülvevő információáramlásról és arról, hogyan kezeljük az információs túlterheltséget, ha valóban léteznek.

Fogadok, David, a legtöbb ember, aki ezt a cikket olvassa, úgy érzi, hogy a nap 24 órájában elakadt az üzleti életben – levelezés, SMS, telefonhívások. A stressz más formákat öltött ma?

Az emberek most úgy érzik, hogy túlterheltek, mert nem élik át azt a valódi stresszt, amelyet őseink a történelem meglehetősen hosszú időszaka során tapasztaltak. A fő cél a túlélés volt. És ami érdekes, pontosan egy ilyen krízishelyzet késztette az embert nyugodtabb viselkedésre: gyorsan gyűjtsön és dolgozzon fel információkat, gyorsan hozzon döntéseket és hallgasson az intuíciójára. Csak egy dologra összpontosítottak – a túlélésre, bármi áron!

De amikor megfosztanak ettől a válságtól, a körülötted lévő világ elkezd elárasztani téged apróságokkal, egy árvíz közepébe kerülsz: nőttek az adók, kínzott a hideg, a nyomtató rágja a papírt… És ez a sok szemét. elektronikus eszközeinkről a nap 24 órájában, a hét 7 napján!

Ahhoz, hogy megbirkózzunk ezzel az áramlással, vissza kell nyernünk a gyors döntések meghozatalára és a korlátozott erőforrások elosztására való képességünket. Általában semmi sem változott az ókor óta. Az egyetlen különbség az, hogy az embereknek hány további döntést kell most meghozniuk.

Ha nem tudsz összpontosítani valamire, meg kell tanulnod felismerni, mi a fontos számodra most a világodban. Hogyan rangsoroljuk a minket körülvevő szemetet? Gondolattérképekre van szüksége, hogy eligazodjon. Legyen egy térkép, amely megmondja, mit kell tennie a következő három évben, és mit kell tennie a következő három percben. És ezek különböző kártyák. Alapvetően a naptárad is nagyszerű munkát végezhet. A lényeg, hogy megválaszolja a kérdést: most mire figyeljek?

Személy szerint milyen eszközöket használ a termelékenység érdekében?

A Lotus Notes-t használom, mert vállalati alkalmazásként használjuk. Barátom, Eric Mack kifejlesztett egy bővítményt, amellyel kényelmesen használhatom a naptáram, leveleimet és a teendőim listáját. Mindez szinkronizálva van a BlackBerry-vel, mert ezt a funkciót még nem konfiguráltuk iPhone-ra, de igyekszünk minél előbb orvosolni ezt a félreértést.

TheBraint és MindManagert használok. Funkciójukban különböznek, és alapvetően különböző problémák megoldására szolgálnak.

Mi más? Van egy kis füzetem is. Az ötletek néha a legváratlanabb helyeken utolérnek, és sürgősen le kell írni őket. Ezért a papír marad az életemben, mint a legegyszerűbb módja annak, hogy gyorsan megjavítsak valamit.

De folyamatosan keresek új eszközöket, amelyek segítenek kezelni az időmet és az agyamat. Például az iPadem fokozatosan átalakult játékból meglehetősen funkcionális kütyüvé. De így is nagyon ügyetlen, csak egy alkalmazást szeretek az Adobe-tól, amiben a legegyszerűbb formákat is meg lehet rajzolni. Lehet vele játszani, de a hagyományos táblát még nem helyettesítheti. Tehát ebben a tekintetben távol állok a csúcstechnológiától. Microsoft Office-t is használok. Mac-en dolgozom, de vannak párhuzamosaim.

És mi a helyzet a valódi, nem elektronikus hangszerekkel?

Ó, van egy igazi kosaram, ahová az összes jegyzetemet beteszem. Ez az én megmentőm, ez egy kosár, aminek a neve "Most nem akarok minderre gondolni". A lényeg az, hogy ne felejts el visszatérni ebbe a kosárba, amíg minden meg nem penészedik. És bár a jegyzeteim 80%-át csak kidobom, ez nagyon jól kiszabadítja a fejemet: bedobtam a kosárba és elfelejtettem, aztán visszatértem és eldöntöttem, hogy kell-e vagy sem.

Minden bizonnyal jó lenne mindezt elektronikusan megtenni. De van egy probléma, ami a következőképpen jellemezhető: látótávolságon kívül - elmén kívül! A fizikai valódi kosár folyamatosan ott van a szemed előtt, és könnyen megfeledkezhetsz az elektronikus szemétről. Sok embert ismerek, aki járatos a csúcstechnológiában, mégis visszanyúlnak a papírhoz, mert az sokkal kézenfekvőbb. Erős akaraterőre és önfegyelemre van szüksége ahhoz, hogy visszatérjen ahhoz, ami valahol a számítógépben hever.

Sok szó esik most arról, hogy információtúltengésnek vagyunk kitéve. Mit lehet erre mondani?

Mi az információ túlterhelés? Ha valóban így lenne, besétálhatsz a könyvtárba, és holtan eshetsz el. Vagy menjen az internetre és robbanjon szét apró darabokra.

Valójában az információval leginkább telített hely ugyanakkor a legpihentetőbb is – ez a természet. Nagyon sokféle kép, hang és illat vesz körül bennünket. Egyébként hallottál az érzékszervi deprivációról? Megőrülhetsz, ha sokáig nem érzed mindezt.

Itt más a lényeg. A természetben sok minden hordoz információt, de ezek közül csak néhány jelent igazán számunkra, például az állatok, a bogyók vagy a csalán. Az e-mailekkel nem az a probléma, hogy sok információt tartalmaz, hanem az, hogy ezen információk alapján valamilyen intézkedést vagy döntést kell hoznunk. És amikor levelet kap, függetlenül attól, hogy kitől: egy unokatestvértől vagy egy főnöktől, mielőtt kinyitná, felkészült arra, hogy cselekedni fog Öntől. Már most görgeti a lehetőségeket, hogy mit tartalmazhat ez a levél: „ez fontos lehet, nagyon fontos, megváltoztatni fogja a terveimet…” Most szorozza meg ezeket a gondolatokat a naponta kapott levelek számával.

Emellett a szétszórt gondolatok és a koncentrációs képtelenség stressztényező, és erősen fékezi a teljesítményt. A munkahelyen a háztartási feladatokra gondol, otthon pedig a munkára. Mindenhol ott vagy és sehol. És egész nap egy unalmas szorongás érzése kíséri.

Ismét semmi sem változott sokat, kivéve az előfordulási gyakoriságot. 72 óra alatt annyi információt kaphatunk, ami megváltoztatja a fókuszunkat és a prioritásainkat, amit szüleink egy hónap alatt nem kaptak meg. 1912-ben valaki úgy beszélt a telefonról, ahogy az e-mailről mondják: „jaj, tönkreteszi az életminőséget”, „felületessé és jelentéktelenné válik a beszélgetés”, „csak elvonja mindenki figyelmét”! Ismerősen hangzik, mi?

1983-ban pedig egy férfit, akinek egy kis naplója volt a zsebében, termelékenységi strébernek számítottak.

Magazinunk számos cikket közölt a technológia lehetséges hatásáról az emberi tudásra és a gondolkodási képességre. Például: "A Google hülyévé tesz minket?" Mit gondol, hogyan változik az emberi bölcsesség és gondolkodási képesség jó vagy rossz irányba?

Nos, valószínűleg gyerekkorában voltak enciklopédiái. És még olvasta is őket abban a reményben, hogy többet megtudhat a világról. Mi változott azon kívül, hogy a tudáshoz való hozzáférés nagyon sokszor könnyebbé vált? Remek időket élünk, szerintem mesés, hogy könnyedén tudunk így kommunikálni, miközben a földkerekség különböző pontjain vagyunk.

Gondoljunk csak arra, milyen sikert érhet el az ember egy processzorral a fejében! Feltéve persze, hogy ő lesz az egyetlen. De ha te maradsz az utolsó ember a Földön, akkor már egyáltalán nem lesz szükséged tervezőkre vagy GTD-re.

Kérem, válaszoljon arra a fő kérdésre, hogy mi a legfontosabb dolog, amire egy embernek emlékeznie kell ahhoz, hogy teljes irányítást érezhessen élete felett?

Mindent fel kell tölteni az agyadból a külső médiára. Nem tudom mi lehetne könnyebb! Rögzítse a fontosakat (akár potenciálisan), tisztázza, mit jelentenek ezek a dolgok az Ön számára, és mentse el az eredményeket, hogy mindig egy lépést vissza tudjon lépni, és tágabban nézze a dolgokat.

Alapvetően minden egy dologra vezethető vissza: ne használja az agyát olyan helyként, ahol összegyűjtheti és rendszerezheti az Önt érdeklő információkat. Ha mindezt megpróbálod a fejedben tartani, hamarosan futóhomokot találsz, amelyben minden azonnal elsüllyed. Egy dicsőséges jövőről álmodom, amikor teljesen megszabadíthatjuk fejünket a szeméttől, és elménket kizárólag a bölcs gondolatoknak szentelhetjük.