Hogyan segített egy szervező 7 funkciója rendbe tenni a dolgokat

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

A MyLifeOrganized (MLO) drámaian megváltoztathatja élete minőségét, és segíthet rendbe tenni a dolgokat. Hatékony módszertant kínál az üzlet- és időgazdálkodáshoz.

Minden ember, aki tervezi vagy csak tervezi az életét, folyamatosan keresi a leghatékonyabb üzlet- és időgazdálkodási módszert. És ez a keresés évekig is eltarthat. Nehéz vitatkozni a mondással: "Vagy megtervezed az életed, vagy megtörténik veled."

Tudod, hogyan terveznek a hadseregben? Havonta egyszer minden tisztet leülnek az osztályba, ahol egy speciális füzetbe kell írniuk a hónap jellemző feladatait, a havi tervet és az egyes hét terveit. Mindezt színes ceruzával lefestik és az egységparancsnok jóváhagyta. Utána a tervet a jövő hónapig feledésbe merül, és őszintén szólva csak a látszat kedvéért. És ha még egyszerűbb, akkor a FIG-ben senkinek nincs szüksége rá. 13 éve tervezem…

Miután elhagytuk a hadsereget, a feleségemmel és engem meghívtak a "Stratégiai tervezés a következő évre" képzésre. A legnagyobb felfedezés pedig az volt, hogy három hónap alatt elkészült minden, amit erre az évre terveztem. A tervezés, amely ma már "valóban megvalósítható", az életem szerves részévé vált.

Eleinte minden papíron volt. A technika fejlődésével elkezdett alternatív lehetőségeket keresni a számítógéphez, később pedig a mobil kütyükhöz.

A "Hogyan tegyük rendbe" című könyvben David Allen azt mondta, hogy nincs olyan szoftver, amely teljesen irányítaná az élet, az üzleti élet stb. összes folyamatát. Talán a könyv írásakor az volt. De nem most…

Attól a pillanattól kezdve, hogy megismerkedtem, abbahagytam a hatékony módszerek keresését MyLifeOrganized (MLO). Ez drámaian befolyásolta életem minőségét, és most már csak a tervezett tevékenységek elvégzésére koncentrálok.

Miben különbözik az MLO a többi szervezőtől?

Itt van az első hét pont listája, amelyet ma szeretnék megosztani veletek.

1. Hierarchia

A fő szervezőablak megjelenését semmilyen sablon vagy szabály nem korlátozza. Ön létrehozza saját szerkezeti diagramját a célokról, projektekről és egyéb feladatokról, amelyek sematikusan jelennek meg egy hierarchiában, és egy fába vannak rendezve.

Az MLO használatának három éve alatt rengeteg teendőlista-építési sémán mentem keresztül, és végül egy életkerék-hierarchiára telepedtem le. Az "életkerék" egy nagyon erőteljes pszichológiai technika, az ember sokoldalú fejlesztése az élet minden területén, amely nem teszi lehetővé, hogy az üzletember boldogtalan legyen a személyes kapcsolatokban, és egy jó családapa és apa pénz nélkül maradjon otthon.. Vagyis a diagramom az életirányokkal kezdődik (természetesen minden különböző színekkel van festve):

• Munka;
• üzleti;
• Ház;
• család és kapcsolatok;
• egészség és sport;
• az élet fénye;
• személyes fejlődés stb.

Így láthatom, hogy melyik szektorban milyen célokat tűztem ki magam elé, melyiket kell szigorítani, hol van a nyers erő éves terhelés mellett. És még így is nagyon kényelmes, ha egy adott ágazatra kell összpontosítania.

Egyébként egy ilyen hierarchiában a feladat addig nem lesz aktív a To-Do listában, amíg az összes részfeladata el nem készül, és ezért külön köszönet a MyLifeOrganized-be épített belső To-Do teendőlista-építő algoritmusnak.

2. Ügyeinek automatikus ütemezése

A legmenőbb MLO funkció, amit egyetlen szervezőben sem láttam, az a teendők listájának automatikus rendezése, figyelembe véve a feladat prioritását, amelyet a kezdési dátum, esedékesség, a feladat fontossága és sürgőssége határoz meg. A "Sémában" beállítod a feladat paramétereit, és kész! A program ezután összeállít egy rendezett To-Do listát az Ön számára.

Ha Ön a kézi feladatrendezés híve, van egy ilyen dolog az Ön számára…

3. Rugalmasság. A kívánt módon működik: szűrők, nézetek, fókusz, automatikus formázás

Ennek a szervezőnek a beállításainak és funkcióinak rugalmassága egyszerűen elképesztő. A harcművészetekhez képest az MLO egy "szabályok nélküli nyolcszög", ahol szó szerint minden megengedett. A lényeg az, hogy mindez hatékony és a kívánt eredményhez vezessen!

Bármilyen tervezés (GTD, Covey, "Autofókusz" és mások)! Aktuális ügyek intézése! Célok elérése!

Tudsz:

• Készítsen saját típusú feladatokat és listákat, amelyeket csak a fantáziája tud megrajzolni a fejében.
• Színezze ki rendszerét automatikus formázással (ikonok, színek, kitöltés az Ön által megadott szabályok szerint).
• A fókusz segítségével koncentrálj egy konkrét irányra, célra, projektre.
• Szűrők segítségével testreszabhatja az aktív feladatok listáját a szükséges feltételekhez (kontextusok, határidők, végrehajtási idő, szükséges erőfeszítés, bármely más paraméternek való megfelelés).
• Bármit megtehet ennek a programnak a funkcióival. De a lényeg az, hogy mindezt csak szükség esetén lehet használni. Egy egyszerű teendőlistára van szüksége – kérem. A program nincs túlterhelve a pillanatnyilag szükségtelen beállításokkal.

Erős vizuális vagyok! Ezért számomra minden, ami a "látással" kapcsolatos, nagyon fontos az észlelés szempontjából. És itt nem is a rendszered szépségéről van szó, hanem arról, hogy mindez egyértelműen segít abban, hogy hatékonyabb legyek.

Az MLO-ban mindez az automatikus formázási funkciókon keresztül érhető el. És ami a legfontosabb, nincsenek szigorú szabályok, csak az én fantáziám:

• Minden fontos feladat pirossal és félkövérrel van kiemelve.
• A zászlók segítségével feladatokat delegálok és teljes körűen ellenőrzök (feladatot tűzök ki, ellenőrzés alatt tartok, befejezést várok), valamint végrehajtom és ellenőrzöm a vezetés által rám bízott feladatokat (ezeket elvárom tőlem).).
• A különböző szekciók mappáinak számomra más a színe, és láthatja, hogy vannak-e feladatok ebben a mappában vagy sem. Nagyon kényelmes, és időt takarít meg a feladatokkal és mappákkal való munka során.
• Az ikonjaimat bizonyos feladatcsoportokhoz rendeltem (hívások, nyomtatás), stb.

Ahogy mondani szokták, jobb egyszer látni, mint százszor hallani, ezért íme egy képernyő a személyes munkadiagramomról teljes pompájában:

4. Függőségek

Vannak olyan feladatok, amelyeket nem lehet elvégezni, amíg egy másik feladatot el nem végeztek:

• Addig nem akaszthatunk fel képet, amíg nem vettünk egy dübeles csavart, és amíg nem kértünk kölcsön egy perforátort a szomszédtól.
• Addig nem főzhetünk zabkását, amíg nem vásároltunk gabonaféléket és egyéb hozzávalókat.

És sok hasonló példa van. A MyLifeOrganized mindezeket a függőségeket figyelembe veszi, rendszerezi és világosan mutatja.

Sőt, nem csak az egyik feladat függőségét konfigurálhatja a másiktól, hanem megadhatja azt az időintervallumot is, amely után a következő feladat aktívvá válik.

5. Áttekintés

Vannak olyan feladatok, ötletek, amelyeket pillanatnyilag nem lehet megvalósítani. A GTD-ben ezek a problémák a Someday / Talán kategóriába tartoznak, és ajánlott áttekinteni a heti áttekintésben, hogy ne maradjon le egy fontos ötletről a megfelelő időben.

Az ilyen feladatokhoz a MyLifeOrganizedben van egy külön "Áttekintés" nézet, ahol beállíthatja, hogy milyen gyakorisággal szeretné megtekinteni azokat (frissítse a memóriát, hogy döntést hozzon a cselekvésről vagy halasztásról).

Egyetértek, nem minden elképzeléshez, álomhoz és jövőbeli feladathoz kell heti emlékeztető önmagadra.

• Amit egyszer meg akarok venni, azt beállítottam a programban, hogy fizetés előtt havonta egyszer megtekintsem.
• Azokat a helyeket, ahol szeretnék ellátogatni/pihenni/utazni, éves vagy féléves megtekintésre állítom be.

6. Elemzés

A feladatok gyors, bizonyos tulajdonságokkal történő, egyszerre történő bevitele érdekében a program szövegbeviteli elemzővel rendelkezik.

Mi az?

Elegendő a feladat beírásakor beírni: "Futtassa le a feladatot holnap 10:00-kor, emlékeztető: 5 @ Work" és nyomja meg az Alt + Enter billentyűt, és a program maga rendeli hozzá a "Futtatsd a feladatot" feladathoz a kezdési dátumot és a határidőt. dátum, emlékeztető beállítása, a fontosság legmagasabb foka és a szükséges kontextus hozzárendelése.

És ez csak egy példa, és rengeteg ilyen lehetőség van az MLO-ban.

Íme példák a MyLifeOrganized referencia kézikönyvből a helyes bevitelre, amely egy adott számra és időpontra konvertálható:

• holnap 15:00-kor;
• 5 napon belül;
• péntek (a legközelebbi péntek);
• kedd 11:20;
• január 26.;
• 3 hét után 14:00;
• 30 perc elteltével;
• 2 hónappal később;
• ma 1 óra 25 perc múlva;
• egy évben.

7. Emlékeztető a helyszínen

Az Android és iOS eszközök emlékeztetői nemcsak időhöz kötöttek, hanem helyspecifikusak is lehetnek.

Emlékszel David Allen példájára a zseblámpaelemekre? Jó, mondják, hogy a rendszer a boltban lemerült elemekre emlékeztet, és nem otthon, amikor zseblámpára van szükség.

Tehát a MyLifeOrganized pontosan emlékeztetni fogja Önt az üzletben.

Kimenet

Ez a szervező egy személyi titkárhoz hasonlítható, aki folyamatosan veled van, teljesen megoldja az életed minden problémáját, és mindenre időben emlékeztet.

Ebben a cikkben ennek a szervezőnek csak a számomra legfontosabb hét pontjára koncentráltam. Biztos vagyok benne, hogy miután elsajátította ennek a programnak a funkcionalitását, a lehető leghatékonyabb és leghatékonyabb lesz, és soha nem fog elfelejteni semmit.

Ha hirtelen nem tud tervezési kérdést megoldani használt szervezőjével, vagy egyéni igénye van a tervezőjével szemben, írja meg a cikkhez fűzött megjegyzésekben.

Bebizonyítom neked, hogy ebben az irányban semmi sem lehetetlen!

Sok sikert és maximális eredményeket.

szervezett életem