A GTD rendszer, sokéves gyakorlattal bevált

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Olvasónk, Oleg Bondarenko megosztja bevált GTD-rendszerét az ügyek és az egész élet szervezésére. Nem titok, hogy szinte mindent tudunk a GTD-ről és a hasonló mechanikákról, de ritkán tudjuk hosszú ideig használni őket. Biztosak vagyunk benne, hogy a sikertörténet ezen a területen érdekelni fogja Önt.

Az alábbiakban egy személyes GTD implementációt mutatunk be olyan formában, amely évek próbáját kiállta. Talán segít valakinek.

A beérkező feladatokat, ötleteket, gondolatokat a következőképpen osztom fel:

Amit egyből rá lehet lökni egy másik előadóra, azt azonnal rátolom. Hozzáadok egy emlékeztető feladatot "Végrehajtás ellenőrzése".
Amit most meg lehet tenni 5-15 perc alatt. Leülök és megcsinálom.
Ami több időt vesz igénybe, vagy nem lehet most megtenni. Ez magában foglalja a „XXX projekt állapotának ellenőrzése” típusú emlékeztető feladatokat is. Azonnal bevezetem a telefonom vagy a Google Tasks feladatlistájába – minden szinkronizálva van.
Ami érdekes és ígéretes lehet. Bedobom egy csomó Evernote-ba. Hetente egyszer átnézem, füzetek szerint rendezem. Valami feladatokká nő.

További részletek a 3. pontban.

A feladatlista sikeres vezetéséhez szigorú formalizálásra van szükség, minimalizálva az adatok kezelésének és megszerzésének költségeit. Ezt a következő módon érjük el.

Minden feladatnak strukturált neve van, például: Projekt | Objektum | Akció

Projekt - ez a feladatok nagy csoportosítása, egy rövidített kód, mint HOUSE, OFFICE, CLIENT1, … Minden Projekthez átlagosan 1-10 feladat legyen. Ha folyamatosan több feladat van a Projekthez, akkor egy részt egy további Projekthez rendelek. Így a feladatok csoportosítása mindig egyszintű. Ahogy a gyakorlat azt mutatja, a feladatok vizuálisabb csoportosítása többszintű fa formájában valójában szükségtelenül időigényes, és csökkenti a rendszer hatékony használatának motivációját.

A feladatok projekten belüli keresése alapvető funkciókkal történik: a keresés vagy a rendezés a kedvenc módszerem.

Egy tárgy - ez egy tárgy vagy személy, amelyen műveletet kell végrehajtania. Itt minden egyszerű.

Akció - egy elemi művelet, amelyet az objektumon kell végrehajtani.

Egy másik fontos szempont: minden feladat tartalmaz esedékessége … Ha nem biztos a feladat esedékességében, állítsa be az aktuálisat. Ha beállítod az aktuális dátumot, és nem teszel mást, holnap a feladat a késedelmesek listájára kerül, és döntést kell hoznod róla. Például távolítsa el a jegyzeteket az életből.

Néha egy bizonyos Projekt esetében megjelenik a feladatok listája, amelyek végrehajtásának ütemezése és sorrendje jelenleg nem világos. Ebben az esetben a következő űrlap általános feladatát keresem: Projektfeladatok. A megjegyzésekben felsorolom a feladatok listáját. Idővel tisztábbá válik a helyzet, valami törlődik, valami teljesül, valami külön feladattá nő. Mindenesetre egy ilyen csoportos bejegyzésből is meghatározom az időpontot - hogy mikor kell arra hivatkozni és auditot lefolytatni.

És az utolsó dolog. Az én gyakorlatomban kb A feladatok 50%-át nem hajtják végre (vagy nem hajtható végre) a kiválasztott napon. Sok minden nem tőlem függ. A "Projektállapot-ellenőrzés" típusú feladatok általában hosszadalmasak és időszakos figyelmet igényelnek. Valamit pontosítanak és kiegészítenek. Az ilyen feladatokat folyamatosan későbbre halasztják. Ez normális (mellesleg, ez egy hatalmas plusz az elektronikus szervezők számára). A határidők halogatásának kétkezi munkája abból a szempontból is hasznos, hogy időnként fontos gondolatokhoz vezet.