Hogyan legyünk a legproduktívabb alkalmazottak az irodában, és még mindig menjünk haza 17:30-kor

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Néha végtelennek tűnik számunkra a tennivalók listája. Már ha ránézünk, máris kimerültnek érezzük magunkat a kemény munkától. Mindannyiunkat gyötör a kérdés, hogyan legyünk produktívak, legyen időnk megbirkózni minden munkafeladattal, ugyanakkor ne töltsünk napokat és éjszakákat a munkával. Ebben a cikkben megpróbálunk választ adni rá.

Itt Cal Newport. És igazán produktívnak nevezhető, hiszen:

• egyetemi tanár, aki főállásban ott tölt, és a párok mellett különféle foglalkozásokat szervez a hallgatóknak;
• évente hat (vagy még több) cikket ír tudományos folyóiratokba;
• négy kiváló könyv szerzője, jelenleg az ötödiken dolgozik;
• gondoskodó férj és apa;
• blogot vezet a termelékenységről és a hatékonyságról, amely rendszeresen frissül új bejegyzésekkel.

A fentiek ellenére 17:30-kor fejezi be a munkáját, és ritkán vállalkozik hétvégén.

Nem, ő nem szuperhős, és nincs 15 fős segítőcsapata. Hagyjuk abba, hogy féltékenykedjünk az ilyen szervezettségre és hatékonyságra egy percre, és gondoljuk végig, hogyan tud Cal mindent megtenni.

Az alábbiakban olyan tippeket talál, amelyek segítenek megtanulni hatékonyan beosztani az idejét, abbahagyni a lustálkodást, elkezdeni többet csinálni, és 17:30-kor hazamenni az irodából. Szóval, kezdjük.

1. A teendőlisták gonoszak. Ütemezze be magát

A teendőlisták önmagukban haszontalanok. Ők csak az első lépések. Világos ütemtervet kell készítened magadnak. Minek? Ez segít abban, hogy megtervezze, mit tehet valójában. Ez lehetővé teszi, hogy egy adott feladatot pontosan akkor végezzen el, amikor a leghatékonyabban tudja végrehajtani, és nem csak azért, mert a listán a negyedik helyen áll.

Mindaddig, amíg nincs konkrét dátum és időpont a listán az egyes feladatokhoz, addig csak vágyálom.

Cal Newport

A tervezés arra ösztönöz, hogy szembenézzen a valósággal. Korlátozott mennyiségű ideje és meghatározott számú feladata van. De nem tudod pontosan meghatározni, hogy mennyi ideig tartanak az egyes feladatok. Ha áttekinti a teljes munkakört, akkor minden munkaórát eredményesen tölthet el, többet tud kihúzni belőle, és ott, amikor és ahol kényelmesebb, dolgozhat.

A szakértők egyetértenek abban, hogy ha nem számolja ki a feladatok elvégzéséhez szükséges pontos időt, akkor előre kudarcra ítéli magát.

Bizonyára sokan úgy gondoljátok, hogy a legtöbb feladat hirtelen jelenik meg, és nem lehet előre látni és megtervezni. Igen, persze, az ilyen hirtelen feladatokat nagyon nehéz beépíteni az ütemtervbe. De ehhez nem kell hét feszítőnek lenni a homlokban. Minden bármikor megváltozhat. Ennek ellenére tervet kell készítenie, különben a saját idejét vesztegeti.

Szeretnél felhagyni a halogatással? A menetrend segít.

Cal Newport

Az a felismerés, hogy világosan megtervezett munkakörrel rendelkezik, már csökkenti a tennivalók halogatásának vágyát. Nem gondolkodik azon, hogy most dolgozzon-e vagy sem – a döntés már megszületett.

Ez túlzottan rendezettnek és nem túl szórakoztatónak hangzik számodra? Gondold rosszul.

Kutatások bizonyítják, hogy nem csak a munkaidő, hanem a szabadidő beosztása is jó ötlet. Így javítani fog élete minőségén: azoknak az életszínvonala, akik egyértelműen még a szabadidejüket is tervezik, sokkal magasabb, mint azoké, akik nem.

Oké, kidobtuk a tennivalók listáját, és összeállítottunk egy konkrét ütemtervet. Most pedig tanuljuk meg a rangsorolást, mert ugye nem lehet 24 órát dolgozni a hét minden napján?

2. Tételezzük fel, hogy 17:30-kor mész haza, majd tervezd meg a tennivalókat ez idő előtt

A munka minden időt igénybe vesz, amennyit rászánsz. Adj neki 24 órát a hét minden napján, és biztos lehetsz benne, hogy a munka felemészti ezt a 168 órát.

Határokat kell szabnia, ha egyensúlyt akar teremteni a munka és a magánélet között. Az időkorlátok hozzájárulnak a hatékonyságához.

Határozzon meg magának egy határidőt: 17:30-kor távozik a munkahelyéről. Ezután tervezze meg a feladatok mennyiségét, amelyeket addigra el tud végezni.

Cal ezt szoros ütemtervű teljesítménynek nevezi.

Másik utat is megtehetsz: alakítsd ki magadnak az ideális munkarendet egy tróger számára, majd tedd ennek pont az ellenkezőjét. Dolgozz keményen és keményen anélkül, hogy sajnáltatnád magad. Bízzon bennem, ha keményen dolgozik, az okos és hasznos megoldások maguktól találnak rád.

De ne felejtse el, hogy meg kell védenie magát a túlterheltségtől. Éreznie kell, hogy ura az időbeosztásának. Minél jobban irányítja a helyzetet, annál kevesebb stresszt tapasztal.

Oké, képzeld el a tökéletes napot egy tróger számára, és az ellenkezőjét csinálod. Ez segít hatékonyan megbirkózni jelenlegi feladataival. Mi a helyzet a hosszú távú projektekkel?

3. Készítsen tervet az aktuális hétre

Azt hiszem, egyetért azzal, hogy a rövid távú tervek már nem menők. Ha csak a mára gondolsz, soha nem leszel előrébb.

Egyszerre szeretnél könyveket írni, különféle tevékenységekben részt venni, kutatni és jó szülő lenni? Konkrét terv kell a hétre.

Cal Newport

Az emberek nem szeretnek hosszú távú terveket nézni, de elfelejtik, mekkora hasznot hozhatnak ezekből. Tudom, mit csinálok életem minden órájában, napján, hetében, hónapjában. Szerinted ez nehéz? Könnyebb, mint gondolnád. Hétfő reggel egy órát vesz igénybe. Csak.

Hétfő reggel tervet készítek a hétre. Átnézem a leveleimet, átgondolom, milyen feladatokat kell elvégeznem, megnézem a naptáram, és azon gondolkodom, hogyan tervezzem meg így az időmet. Ha megvan a tervem, elküldöm magamnak e-mailben, most már mindig látni fogom a Beérkezett üzenetek mappában. Itt minden nap megfigyelhetem, és naponta többször is visszatérhetek hozzá, ha hirtelen megfeledkezem a prioritásokról.

Calnek pedig igaza van. Hatékonyabban tölti az idejét, ha követi a tervet.

Talán úgy gondolja, hogy elég, ha fejben végiggondolja a hét soron következő feladatát, de nem szükséges leírni őket. Nem, ez nem így van.

Ha írsz egy tervet, annál valószínűbb, hogy ragaszkodsz hozzá: lesz valami kézzelfogható, nem ideális, emlékeztetni fogja a prioritásaira.

Tehát most már van egy világos menetrendje és heti terve. De úgy érzed, hogy valami más hiányzik. És helyesen gondolod.

4. Csinálj kevesebb feladatot, de szenvedéllyel

Valószínűleg valami ilyesmire gondol: „Túl sok dolgom van. Soha nem fogok tudni megbirkózni velük a megadott időn belül."

Cal pedig elismeri, hogy igazad lehet. De 22:00-ig nem szabad feladni, vagy pánikban dolgozni.

Kevesebb dolgod legyen, mint most. Ne feledje, hogy nem minden ügye olyan fontos, mint amilyennek látszik. A kelleténél gyakrabban mond igent. Kérdezd meg magadtól: "Mi az igazán értékes számomra az életben?" És akkor vágja le a lehető legtöbb feleslegeset.

Cal Newport

Mindig megbecsülnek minket azért, amit a legjobban tudunk. Tehát, ha sikeres akarsz lenni, ne ess túlzásba, hagyd, hogy kevesebb feladatot végezz, de lehetőséged lesz jobban teljesíteni. Az emberek túl gyakran mondanak igent. Sokaknak és sokaknak nemet mondok. Kíméletlenül kerülöm a ellazító feladatokat, ha úgy érzem, hogy nem igazán számítanak nekem.

Úgy érzed, nincs időd, de John Robinson, az időgazdálkodási szakember nem ért egyet veled, és úgy gondolja, hogy ma sokkal több szabadidőnk lehet, mint valaha.

Ragaszkodik ahhoz, hogy a modern emberek ne dolgozzanak többet, mint elődeik (bár legtöbbünk másként gondolja). A kutatások azt mutatják, hogy az elmúlt 40 évben az emberek sokkal kevesebb időt töltöttek munkafeladatok elvégzésével, és sokkal nagyobb valószínűséggel vesznek részt a nem produktív zavaró tényezőkben. John szerint mindenkinek van ideje pihenni.

Mi ebből a következtetés? Úgy érzed, nincs időd, mert idegesítő kis feladatokra szakad, amelyek kimerítik az életedet és téged.

Szóval csinálj kevesebbet. De csináld "kevésbé" szenvedéllyel és izgalommal.

Tervei strukturáltak, és tökéletesen illeszkednek az ütemtervbe. De egy kérdés továbbra is nyitva marad: milyen feladatokat kell elvégeznie?

5. Kevesebb figyelmet fordítsanak a kis feladatokra – összpontosítsanak arra, ami magasabb prioritást élvez

Munka közben különféle dolgokat csinálunk. Az olyan apróságok, mint az e-mailek elemzése, az aktuális és ha belegondolunk, nem mindig szükséges megbeszélések, a következő irodai pletykák lehallgatása nem igényelnek tőlünk különösebb szellemi erőfeszítést. Itt nem használod a tehetségedet. Ha bármilyen fontos üzlettel foglalkozik, akkor ahhoz minden képességének és készségének aktiválására van szükség. Ez minőségi eredményekhez vezet.

Mi a probléma a kis feladatokkal? Megfulladunk a "sekély vízben".

Azok az emberek, akik gyakran hétvégén és éjszaka dolgoznak, úgy érzik, sokkal kevesebbet csinálnak, mint azok, akik este ötkor búcsúznak a munkától. Ugyanis sokat dolgoznak, de az általuk végzett feladatok jelentősége nem nagy.

Nem valószínű, hogy valaki csak azért lett vezérigazgató, mert válaszolt minden e-mailre, vagy részt vett egy felesleges kisebb megbeszélésen. Igen, még a kis feladatok gondos végrehajtása is megkíméli Önt az elbocsátástól, de csak akkor lesz képes fejlődni, ha a nagyszabású feladatok lesznek a legfontosabbak.

Legyen ideje kizárólag a kiemelt feladatoknak szentelni. Hogyan lehet elindítani ezt a nehéz vállalkozást?

A legfontosabb dolog az, hogy reggel először hagyja abba az e-mailek ellenőrzését.

Tim Ferris bestseller szerzője a How to Work 4 Hours a Week című könyvének

Az ébredés utáni első két órában ne ellenőrizze e-mailjeit. Néhány embernek ezt még elképzelni is nehéz, minden bizonnyal olyan kérdéseik lesznek, mint: „Hogyan tehetem ezt meg? Mindenképpen meg kell néznem a leveleimet, különben nem fogok tudni dolgozni. Meg fog lepődni, ha megtudja, hogy a legtöbb esetben ez egyáltalán nem így van.

Igen, talán tényleg bele kellene mennie az e-mailjeibe, és olyan információkat gyűjtenie, amelyek lehetővé teszik a feladat 100%-os elvégzését. De először 80 vagy 90%-kal kiegészítheti, és csak azután kúszhat be a levelekbe további információkért. Így reggel megkíméled magad a felesleges és idegen információktól, amelyekre mindenképpen átkapcsol a figyelmed, és kizárólag a munkának szentelheted majd magad.

Tehát hogyan kapcsoljuk össze a fentieket? Furcsa módon, csak összefoglalva.

Cal öt jó tippet adott nekünk:

1. A teendőlisták gonoszak. Készíts magadnak egy ütemtervet.
2. Tételezzük fel, hogy 17:30-kor mész haza, majd tervezd meg a tennivalókat ez idő előtt.
3. Készítsen tervet az aktuális hétre.
4. Csinálj kevesebb feladatot, de csináld szenvedéllyel.
5. Kevesebb figyelmet fordítson a kis feladatokra – összpontosítson a magasabb prioritásra.

Most az "ütemezés" és a "tervek" szavak hidegnek tűnnek számodra, és nem érted, milyen konkrét előnyökkel járnak majd. De miután az életed részévé teszed őket, rájössz, hogy van szabadidőd a családra és a barátokra. Ráadásul olyan dolgokat fogsz csinálni, amelyekre büszke lehetsz.

Cal Newport

A szellemi munka valójában mesteri munka. De ez nem olyan nehéz, mint amilyennek látszik: Ön nem fafaragással foglalkozik, hanem információval dolgozik. Ötleteket fejlesztesz. El kell választani a búzát a pelyvától, és néha ötleteket kell alkotni az alapanyagból. Ha egy mester szemszögéből kezdi el nézni ezt a folyamatot, boldogabb lesz, elégedettebb lesz a munkájával, és természetesen sikeresebb lesz a szakmai életében.

Válaszd ki, ki szeretnél lenni: irodai visszahúzódó vagy sikeres alkotó?