"Vigyázz, iroda!", Vagy Hogyan végezd végre a dolgodat, amikor mindenki és minden ellene van

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Az irodai munkatapasztalatom – az iroda helyett egy lakásban elhelyezett kereskedőirodától a luxus Yandex irodáig – közel 8 év volt, és ezt megértettem. Az állandó „munka egy iroda” olyan szívós, hogy nagyon nehéz kiverni a fejünkből.

A cikk ötlete azután fogalmazódott meg bennem, hogy úgy döntöttem, kiszámítom az irodai bérmunkával kapcsolatos tapasztalataimat, és szembehelyezem ugyanazzal a távmunkával, amit betartok, és minden lehetséges módon igyekszem népszerűsíteni. Az irodai munka a munkafolyamat olyan szürkülete, amelyen ma átgázolunk, mint Anton Gorodetsky a „Járőrjáratokban”. És minél több az "irodai szamuráj" élménye, annál magasabbra adják, annál szabadabban mozog ebben a zaklatott vízben, és annál boldogabbnak tűnik kívülről.

Régi irodai modell

Nézze meg a Mad Men című tévésorozatot, amely egy reklámügynökség történetét meséli el a 60-as évek amerikai reklámpiacának fénykorában. Az ottani emberek hatalmas, igényes irodákban dolgoztak. Mindegyik érdemesnek volt egy csinos titkárnője, aki az okostelefont és a számítógépet naptárra, feladatkezelőre, szövegszerkesztőre, táblázatokra, internetre és általában mindenre cserélte, amit ma maga csinál. Irodáik is voltak, alkohol pár lépésnyire az iroda bármely részében és sok más dolog, ami mára értelmét vesztette.

Az iroda átalakult. Többé nincs szüksége valakire, aki emlékezni szeretne a fontos dolgokra, ne feledkezzen meg a találkozókról, és csak végezze a munkáját. Illetlenség lett munkanapon inni. Kevesen rendelkeznek irodával. De maga az iroda megmaradt. Az állandó „munka egy iroda” olyan szívós, hogy nagyon nehéz kiverni a fejünkből. Ez nemcsak a nagyvállalatok élethosszig tartó felső vezetőinek és „vörös igazgatóinak” jelent problémát, hanem a fiatal startupoknak is, akik valamiért rögtön egy irodára költik első „mag” pénzüket, nem pedig termékre vagy eladásra.

Mit kell tenni. Ha arra kényszerül, hogy egy irodában dolgozzon, és viselje az „irodai szamuráj” feladatainak teljes terhét, akkor az alábbi tippek hasznosak lesznek az Ön számára.

Fej "gumira"

Általánosságban elmondható, hogy minden vezető folyamatosan aggódik, hogy a munka elmarad, és az alkalmazottak jelenléte az irodában nagyon megnyugtató számára. Mint egy tyúk, összeszedi a "csirkéket", és megtéveszti, hogy a folyamatok zajlanak, mert közel van. Ez nem igaz. Az alkalmazottak egyformán lájkolják a Facebookot, és nézik a YouTube-ot otthon egy táblagépről, a WC-ből okostelefonról vagy a munkahelyről.

Mit kell tenni. Nehéz megváltoztatni a főnököt, de megváltoztathatod a vele való kommunikációt: légy nyitottabb a jelentésekben, és rúgás nélkül mondd el, mit csinálsz. Mindez csökkenti a stresszt, és kevésbé „rugalmas” főnökké válik. Kezdeményezz egy 5 perces reggeli megbeszélést, amelyben elmondod, mit csinálsz ma, és hogyan fog végződni este. Emlékeztesd a heti feladattervedet. Tanácsot kér. Adj neki egyfajta kontrollt, és ő, ha megfelelő ember, fokozatosan elkezd „leszállni” veled.

Ezután már csak le kell fordítania az ilyen dolgokat reggeli Skype-hívásokká, és talán meg kell győznie a menedzserét, hogy kényelmesebb az otthoni feladatok elvégzése. Ezt többször is sikerült megvalósítanom.

Vállalati kultúra és munkaidő

Sokan egyfajta „vállalati kultúra” jelenlétével magyarázzák azt a vágyat, hogy az alkalmazottakat berángassák az irodába. Íme a vállalati kultúra klasszikus meghatározása „a könyv szerint”.

A vállalati kultúra a szervezetben uralkodó értékek, normák és magatartásminták összessége, amelyek meghatározzák a munkavállalók tevékenységének értelmét és modelljét, függetlenül a hivatali beosztástól és funkcionális felelősségüktől.

Egy szót sem az irodáról, az asztalok helyzetéről, a "9-től 6-ig", a napokig tartó találkozókról bárkivel. A vállalati kultúra valójában az, hogy hogyan érti meg küldetését és tevékenységének célját, hogyan beszél az ügyféllel, hogyan viselkedik etikusan, és hogyan esik egybe a cégedről alkotott benyomások kívülről azzal, ami belül történik. Semmi közös nincs aközött, hogy miért tolják be az irodába, és hogy mi is valójában a vállalati kultúra. A csúcsforgalom alatti metrózásból adódó forgalmi dugók és haragok sem segítik elő ezt a vállalati kultúrát. 9-től 6-ig ülni nem vállalati kultúra. A Counter Strike-ban estig tartó kollégákkal való lógás nem építi a vállalati kultúrát. Nem készít neki sört és pizzát. Ez csak emberi kapcsolatok, de nem kultúra. És természetesen nem a vállalati kultúra.

Mit kell tenni. Ha állandóan vagy rendszeres időközönként szeretne távmunkát végezni, akkor ne vegye az elutasítás indokának azt a mondatot: „Ez a mi vállalati kultúránk”. Amikor ezt mondják nekem, valami ilyesmit hallok: „Egyszerűen nem bízom benned, és vigyázni akarok rád. De ne aggódj, nem csak magad miatt, hanem mindenki miatt, aki itt van. Szóval 9:00-kor várok, és nincs késés! Megpróbálhatja bizalmat építeni sikereivel és következetes, időszerű kommunikációjával, amelyben Ön a kezdeményező, vagy azonnal elhagyhatja azt a helyet, ahol ennyire bizalmatlan.

A kollégák zaja és beszélgetései

Minél nyitottabbak és jókedvűek a kollégái, annál inkább megosztják veled tapasztalataikat. A munkáról szóló beszéd kisebb részt vesz belőlük. Bevallom, hogy ez nagyon akadályozza a munkámat. Valaki hihetetlenül feldühödött. Megkérdeztem.

Mit kell tenni. Hozzon kötetlen beszélgetéseket egy csoportos csevegésbe, mint például a Telegram, a Skype vagy a Slack. Tiltsa le az összes üzenet értesítéseit, és csak azokban az esetekben engedélyezze őket, amikor az Ön neve szerepel (az összes általam felsorolt üzenetküldő lehetővé teszi ezt). Szokjon hozzá az elhalasztott kapcsolattartáshoz, és tegye át az összes megbeszélést egy közös ebédre vagy egy munka utáni estére (ha nincs érdekesebb órája). Ez nem csak a kapcsolatok elrendelése, hanem egy újabb lépés a jövőbeni távmunka felé.

Ebéd vagy üzleti ebéd

Annak ellenére, hogy több embernek ajánlott vacsorázni, én inkább így csinálom. Ennek nem az az oka, hogy nem érdekel, miről beszélnek a kollégáim, hanem azért, mert nagyon át kell gondolnom a nap első felét, és el kell döntenem, mit csináljak a másodikban. Ezt az órát mindig magamnak tartom. Néha kivételt teszek, amikor egy új filmről vagy valami másról van szó. De az irodai üzleti ebédekkel a fő probléma az, hogy mit eszel, valószínűleg olyasmit, amit tegnap valaki az étteremben nem evett meg, ma pedig szelet vagy szelet formájában hozták neked. Ne higgy nekem? Kérdezzen meg egy ismerős vendéglőt vagy valakit, aki közétkeztetésben dolgozik.:) És egy irodai ebéd is ritkán fér bele a kiszabott órába, és az oda-vissza út, az ételvárás, a fizetés és csak a kollektív begyűjtés túl sok időt vesz igénybe.

Mit kell tenni. Ha még mindig az irodában van, akkor alakítsa ki szokásait, és kövesse azokat. És azt is tudd, hogy az otthoni munkavégzés során az ebéd általában mindig kevesebb mint egy órát vesz igénybe, még akkor is, ha ezt az ebédet magad készíted el. A spagetti főzése 15-20 perc, a zöldségleves 20 perc, a csirkés szendvics 10 perc. És mindez a mai friss élelmiszer, ráadásul 2-3-szor olcsóbb és finomabb.

Kényelmetlen bútorok, gépek és minden

Csak komoly cégek engedhetik meg maguknak, hogy ergonomikus széket, kényelmes asztalt és jó technikát vásároljanak. A legtöbb munkámban ezek a tönkrement székek voltak, amelyeket minden újonc kap (a legjobbat mindig a régiek veszik el, mielőtt eljönnek), számítógépek, amelyek feldühítettek a csúnyaságukkal és a Windows jelenlétével…

Mit kell tenni. Vásároljon pénzéért egy kényelmes széket az irodájába. Miért szenvedsz évekig szörnyű bútoroktól, ha a hátad és a tested az? Hogyan magyarázod meg magadnak ezt a kínt? Kínálja kényelmes laptopját irodai számítógépként: VPN, HDD/SSD titkosítás és még sok más teszi biztonságossá, hogy a cég hazavihesse. Ezzel bizonyítja hűségét, és egy kész eszközt is biztosít az otthoni munkavégzéshez – ez újabb lépés a távoli munkavégzés felé. És ne spóroljon otthoni irodájában, és ott vásárolja meg a legjobbat. mindig ezt csinálom.

A látogatók és a fogadásukra fordított idő

Ha már dolgozott egy nagy cégnél vállalkozóként, és meglátogatta ezeket a szörnyű irodaházakat, akkor tudja, mennyi ideig tart. Általában így megy:

1. Az üzleti központhoz forgalmi dugókkal juthat el.
2. Parkolót keres még 15-20 percig.
3. Ön az üzleti központ halljában vár, amíg meg nem kapja a bérletet, vagy felhívja a meghívót.
4. Aztán megvárod, míg lejön érted. Néha 10-20 percig vagy tovább is eltarthat.
5. Leültetnek egy tárgyalóterembe, kávét/teát/whiskyt kínálnak, és ebben az időben minden érintett összegyűlik. És nincsenek mindig a helyükön. Megesik, hogy eljött a találkozó ideje, és valaki egy másik találkozón vagy ebédnél van, és mindenki őt várja.
6. Maga a találkozó.
7. Görgetés.
8. Az 1. és 2. pont fordított sorrendben.

Az ilyen találkozók akár fél napig is eltarthatnak!

Mit kell tenni. Az ilyen találkozók ütemtervét előre egyeztetni kell az ügyfelekkel. Igyekezzen az ügyfelet is részt venni a folyamatban, és ne hagyja idegesen várni a határidőre. Ő maga húz ki és be. Hívja meg megfigyelőnek a projektmenedzsment rendszerébe. Például a Bitrix24, a Basecamp vagy egyszerűen egy megosztott és rendszeresen frissített Google Docs dokumentum, amelyben engedélyezheti az e-mailes figyelmeztetéseket. Hagyja, hogy hulljon rá a levélfolyam, ami azt mutatja, hogy mindenki maximális koncentrációval van elfoglalva a projektjével. Engedd a Dropboxba, hogy veled éljen virtuálisan. És ne feledje, ha Ön és csapata megfelelően be tudja állítani a munkát egy ideges távoli ügyféllel, akkor ezt a cégen belül végezni triviális dolog.

Találkozók és Brain Storms

Az emberek olyanok, mint a cégek – van egy csomó átütő ötletük, de valamiért mindegyik a szekrényben hever. De mind az emberek, mind a cégek megszállottan új és újabb ötleteket alkotnak, ahelyett, hogy azokat valósítanák meg, amelyeket régen találtak ki. Ennek érdekében a menedzserek folyamatosan találkozókat, megbeszéléseket szerveznek, folyamatosan szeretnének veled valamiről beszélni, és különböző konfigurációkban megbeszélni valamit. Nem láttam hülyébb és hatástalanabb dolgot, mint egy egész céggel vagy egy egész részleggel találkozni, hogy "valami újat kitaláljunk" vagy "tapasztalatokat megosszon". Ez valóban egy igazi katasztrófa. Rendetlenség, hordalék és ostobaság.

Mit kell tenni. Az ötletek megosztásának semmi köze ezekhez az összejövetelekhez. Amúgy nagyon drága, ha a jelenlévők által eltöltött órákat számoljuk. Például a reklámügynökségeknél létezik olyan, hogy „kreatív pár”. Ilyenkor 2-3 ember (általában a konfiguráció: "unalmas menedzser és kreatív" vagy "unalmas menedzser és pár kreatív") leül ötletelni. Ez egy finoman hangolt folyamat, amely nem tolerálja a felesleges embereket, vagy ne adj isten, az egész céget vagy részleget. Skype-hívás közben is születhetnek ötletek, és a pároknak nem kell összejönniük az irodában. Általában kövesse nyomon a kitalált és megvalósított ötleteket. Tegyen fel kérdéseket ezeknek az elképzeléseknek a megvalósításával kapcsolatban, és vállalja a megvalósításukat. Ez egy önálló munka, amely teljes összpontosítást igényel, és a legrosszabb hely a világon erre egy iroda a mozgásával.

Együttműködés más kontinensekkel

Ha európai partnerekkel dolgozik, akkor minden egy kicsit egyszerűbb - az időeltolódás nem jelentős, és nem hoz kiigazításokat a munkájában. Ha az USA-val, Ausztráliával vagy ázsiai országokkal dolgozik, akkor a különbség akár néhány óra is lehet, vagy "nekünk nappal van, nekik éjszaka". Ehhez kora reggel vagy késő este kell kommunikálnia az emberekkel.

Mit kell tenni. Ismét nem nagyon világos, hogy miért kell reggel 7:00-kor rohanni az irodába vagy elhagyni, vagy 23:00-kor vagy később hagyni. Reggel ilyen hívásokat intéztem otthonról, és ott folytattam a dolgomat - nem akartam napközben az úton tölteni az időt. Ha van egy esti hívásod, tervezd meg, hogy otthonról intézed, és ha vége lesz, már otthon leszel, és nem kell éjjel odaérned. Ha a főnök érve az, hogy „a telefon az irodában van!”, akkor beszéljen neki a SIP telefonálásról, vagy keressen más elfogadható megoldást. A legtöbb kommunikációs rendszer manapság webes átjárókkal, nyílt protokollokkal rendelkezik, és számítógépről vagy okostelefonról is elérhető. A nyugati kollégák szívesen átugrottak Skype-ra, Google Hangoutra vagy WebExre, ha kértem. A biztonsági politika menő, de mindenkinek van okostelefonja.:) Ha pedig el kell adniuk neked valamit, vagy megoldaniuk kell egy problémát, akkor ott lesznek, ahol kéred őket.

Személyes fájlrendszer GTD

Semmi káosz nem teremt rendet. Ha szeretné elintézni és rendet tenni, akkor nincs jobb a GTD rendszernél. Hagyd, hogy hurrikán tomboljon körülötted, de a fronton teljes rend lesz, esténként üres a fej, valamint a bizalom, hogy mindent kézben tartasz.

Mit kell tenni. Telepítse magának a Todoist vagy az Omni Focus alkalmazást, ha a munkahelyi feladatfüzete nem felel meg a GTD-követelményeknek. Ismerje meg ezt a rendszert, és működtesse az Ön számára. A távmunkáról való gondolkodásnak és beszélgetésnek az Ön és főnöke közötti bizalommal kell kezdődnie. Ha nem mélyedsz el magadban, ha mindig mindent kézben tartasz, akkor nincs szükséged felügyeletre. Ez azt jelenti, hogy bárhol dolgozhat.

Teljes

Remélem sikerült meggyőzni, hogy érdemes megpróbálni a távmunkát - ha nem is heti 5 napon át, de csak 1-2 napot. Ha pásztorvezető vagy, kezdje el tisztelni azokat az alkalmazottakat, akiknek otthonról kell dolgozniuk. Készítsen velük egy ütemtervet az átmenethez. Ha beosztott vagy, légy türelmes, és kezdje el a személyes átalakulásokat.

Fogadd el, hogy ez hosszú út áll előttünk.

Tudnia kell távolról dolgozni. Senki sem tudja, hogyan kell ezt így csinálni. Olvasni, úszni vagy autót vezetni – meg kell tanulnod!

Ha közel áll Önhöz a távmunka témája, vagy ez az álma, ha tele van kétségekkel, akkor tapasztalataimat és sok gyakorlati tippet szeretném megosztani. Ha pedig nem közömbös az irodai és távmunka témája iránt, vagy szeretnéd tovább terjeszteni a témát, akkor oszd meg ezt a kiadványt Twitteren vagy Facebookon.