Hogyan lehet megállítani a szenvedést a határidők közeledtével

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Paradoxon: ha attól tart, hogy nem tudja időben befejezni a munkát, rövidítse le a határidőt.

A CareerCast közvélemény-kutatása szerint a határidők a munkahelyi stressz egyik leggyakoribb okai.

De ha nem veszed túl negatívan a határidőket, sok ideget megspórolsz. Íme néhány hatékony trükk, amelyekkel gyorsabban indulhatsz.

1. Állítson be több dátumot egy helyett

Dan Ariely és Klaus Wertenbroch közgazdászok kutatást végeztek, hogy kiderítsék, hogyan kezelik az emberek a feladattervezést és kerülik el a halogatást. A tantárgyakat három csoportra osztották, mindegyik feladatra, három feladatra osztották, és különböző időkereteket határoztak meg:

1. Az első csoportot arra utasították, hogy hetente egy feladatot hajtsanak végre, és 7 naponként számoljanak be az előrehaladásról.
2. A második csoport három hetet kapott az összes feladat elvégzésére.
3. A harmadik csoport saját belátása szerint határoz meg határidőket.

Ennek eredményeként az első csoport, amely heti rendszerességgel kénytelen volt beszámolni a megbízásokról, sokkal jobban teljesített - az emberek kevesebbet hibáztak és pontosabban tartották be a határidőket.

A kutatások azt mutatják, hogy a legreálisabb és legkevésbé stresszes határidők meghatározásának legjobb módja, ha a nagy projekteket kisebb feladatokra bontjuk, mindegyikhez eltérő határidővel.

Például az a feladat, hogy „augusztus 15-ig be kell nyújtani egy projektet az ügyfélnek”, meglehetősen megterhelő lehet – túl ijesztőnek tűnik. De a "vázlat készítése július 1-ig", "elrendezés készítése július 15-ig", "prototípus létrehozása július 31-ig" opciók sokkal egyszerűbbnek és elérhetőbbnek tűnnek - konkrét határidőket és konkrét lépéseket kell tennie.

Ezenkívül az egyenletes ütemezés lehetővé teszi, hogy érezze a fejlődést, ami tovább motiválja Önt. Egy példa az állatvilágból: Clark Hull pszichológus azt vizsgálta, hogyan navigálnak a patkányok a labirintusokban táplálékot keresve. Úgy találta, hogy azok az állatok, amelyek már találtak egy jutalmat, több erőfeszítést tettek a keresés folytatására. Hull ezt a viselkedést célgradiens hipotézisnek nevezte.

Ha vizuálisan megfigyeli a munka előrehaladását, további ösztönzést kap arra, hogy ne lazítsa meg erőfeszítéseit. Egyszerűen fogalmazva, ahogy egyre több és több elemet kihúz, ahogy lejjebb halad a tennivalók listáján, ez arra ösztönzi, hogy hamarabb fejezze be a munkát. Rengeteg feladatkezelő létezik, amelyek lehetővé teszik a haladás nyomon követését - válasszon bármelyiket.

2. Találja meg az ideális stresszszintet

Azt szoktuk gondolni, hogy a stressz egyértelműen rossz dolog, és ideális esetben minden lehetséges módon kerülni kell. De ez nem így van. Kis mennyiségben a stressz motiválhat bennünket.

A Yerkes-Dodson törvény, amelyet Robert Yerkes és John Dodson pszichológusok fogalmaztak meg még 1908-ban, kimondja, hogy minél jobban megterhelt egy személy, annál hatékonyabban dolgozik. Ám ennek az állapotnak egy bizonyos küszöbének elérése után a termelékenység csökken, és az ember feladja.

Ha stresszesek vagyunk, az adrenalin megemelkedik a szervezetben, ami éberbbé tesz bennünket, élesíti érzékszerveinket és erőt ad. A stressz egyfajta dopping, amely átmenetileg felpörgeti mind a fizikai, mind a szellemi energiát.

Hogyan válasszuk ki az ideális stresszszintet?

• Az összetett projektek alacsony szintű feszültséget igényelnek. Önmagukban is izgalmat okoznak, ezen túl nem kell felhúzni magát.
• A közepes nehézségű problémák mérsékelt szintű stresszt igényelnek.
• A magas szint kiválóan alkalmas egyszerű feladatok elvégzésére, hogy motiválja Önt a megfelelő elvégzésre.

Az egyszerű feladatokra szabjon rövid határidőt, ne halassza későbbre. Ha közelebb kerül a határidőhöz, az növeli a stressz szintjét – ez serkenti.

3. Csökkentse előre a határidőket

Ha nehezen tartod a határidőt, de motivációs problémáid vannak, rövidebb határidők kitűzése segíthet.

A Consumer Research folyóiratban 2018-ban megjelent tanulmányban a kísérletezők több embert kértek fel egy felmérés kitöltésére. Az egyik csoport egy hetet kapott erre, a második - két hetet.

Találd ki, melyik csoport töltötte ki időben a kérdőívet? Akinek kevesebb ideje van.

Egy másik kísérletben ugyanezek a kutatók egy diákcsoportnak adtak választási lehetőséget: vagy egy sürgősebb feladatot teljesítenek, és kapnak három csokit, vagy egy kevésbé égető munkát végeznek, és öt csokit kapnak jutalmul. A hallgatók többsége pedig az első lehetőséget választotta, bár a jutalom ott kisebb volt.

A kutatók arra a következtetésre jutottak, hogy létezik egy úgynevezett sürgősségi hatás: abban vagyunk érdekeltek, hogy a feladatokat mielőbb elvégezzük, még akkor is, ha kevesebb hasznunk származik belőle. A sürgős ügyek, ahogy a kísérletezők írják, nagyon vonzóak.

Hosszú határidővel vállalni nem könnyű feladatot, mert úgy érezzük, hogy az ilyen feladatok nehezebbek, mert több időt vesznek igénybe. Hajlamosak vagyunk elodázni azokat a dolgokat, amelyeket időigényesnek tartunk, de a rövidebb határidők kitűzése motivál bennünket a munka minél gyorsabb elvégzésére.

4. Ossza meg céljait és előrehaladását kollégáival

2015-ben az Amerikai Tehetségfejlesztő Szövetség (ATD) végzett egy tanulmányt, amely megállapította, hogy ha a munkahelyi előrehaladásáról egy másik személynek (főnöknek, kollégának vagy csak egy barátnak) számol be, 65%-kal nő az esélye, hogy befejezze, amit elkezdett. Ezenkívül 95%-kal nőnek, ha rendszeresen jelentést készít a csapatnak az elért eredményeiről.

Ezek az eredmények összhangban vannak Dan Ariely és Klaus Wertenbroch korábban említett kutatásaival. Megállapították, hogy azok az alkalmazottak, akiknek mások határoztak meg határidőket, gyorsabban és hatékonyabban végezték el a feladatokat, mint azok, akik saját maguk tervezték meg az idejüket.

Hagyja, hogy valaki más határozza meg a határidőket, Ön pedig kövesse azokat, és számoljon be az előrehaladásról. Ha nincs vezetőd, keress magadnak egy társat, aki irányítani fog.

5. Tedd játéksá a határidők betartását

Csíkszentmihályi Mihály pszichológus TED-előadásában a flow-t a boldogság titkaként írta le. A flow egy olyan állapot, amikor annyira koncentrál és szenvedélyes a munkája iránt, hogy észre sem veszi, hogyan repül az idő.

Amikor változó állapotban vagyunk (ezt a maximális kognitív hatékonyság időszakának is nevezik), még az agyi tevékenységünk is megváltozik. A prefrontális kéregben megnő az oxigénezett hemoglobin koncentrációja, és nő az agy hatékonysága. Amikor unatkozunk, ez nem történik meg, és nehezebben tudunk az éppen aktuális feladatra koncentrálni.

Ezért érdemes alkalmazni a gamification elvét, különösen azokra az esetekre, amelyek érdektelennek tűnnek számodra. Az unalmas feladatok nem kedveznek a határidők betartásának. Ha a munkáját játékká változtatja, szórakoztatóbbá teszi, és növeli a motivációt, hogy mindent időben befejezzen.

Az unalmas feladatokat sokféleképpen lehet eljátszani. Versenyezhet például társaival, hogy felébressze az izgalom szellemét. Vagy telepítsen valamilyen speciális alkalmazást (például Habitica), amely minden elvégzett feladathoz eredményt ad.

Próbálja ki ezeket a módszereket, és a közeledő határidő többé nem okoz pánikot.