Miért hiányoznak a határidők, és hogyan lehet megállítani?

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Ha elszomorítja a tény, hogy soha nincs ideje időben benyújtani a munkáját, akkor sürgősen olvassa el ezt a cikket. Elmagyarázzuk, hogy a határidők elmulasztása miért nem az Ön hibája, és elmondjuk, hogyan tartsa be a határidőket.

Imádom a határidőket! Főleg a sípot, amivel törnek.

Douglas Adams író

Mindannyian tudjuk, milyen fontos a tervezés a hatékony munkavégzéshez. Néha szó szerint megszállottan vagyunk vele. De amikor eljön az ideje, hogy elkezdjük a feladatlista végrehajtását, elkezdjük halogatni azokat, az utolsó pillanatig kitartva, vagy akár teljesen megzavarva a határidőket. Ez kisebb-nagyobb mértékben mindenkivel előfordul. Ennek pedig megvan az igazolása, ami gondolkodásunk sajátosságaiban rejlik.

Miért hiányozunk a határidőkből?

Talán hallotta már a Sydney-i Operaház történetét, amelyet 1963-ban terveztek befejezni 7 millió dollárért, és végül csak 10 évvel később, 1973-ban fejezték be. Ráadásul a színház eredeti kialakítása is számtalan változáson esett át, az épület kisebb lett, és ennek eredményeként 102 millió dollárt költöttek el!

A tervezők egy széles körben elterjedt tévedés áldozatai lettek: rosszul ítélték meg, mennyi ideig tart egy feladat. Újra és újra el kellett halasztani a határidőket és módosítani a munkatervet, mert nem vették figyelembe a projekt gyorsaságát befolyásoló problémákat.

Gondolkodásunk úgy épül fel, hogy annyi időt és pénzt tervezzünk, amennyire szükség van, ha minden a legjobb forgatókönyv szerint alakul.

Ám óhatatlanul is vannak akadályok az úton, aminek következtében a munka mennyisége rohamosan növekszik. Majd az elmulasztott határidőket azzal magyarázzuk, hogy előre nem látható körülmények álltak elő, és nem azzal, hogy a tervezéskor nem tudtuk figyelembe venni ezek bekövetkezésének lehetőségét.

Miért van szükségünk a határidőkre?

A szigorú határidők nem csak, hogy folyamatosan letörnek, de sok stresszt is okoznak a projekt résztvevőinek, így talán jobb, ha visszautasítjuk őket? Nem. Gyakran a határidő az egyetlen oka annak, hogy a munka egyáltalán elindul.

Korábban a határidő szót a börtön körüli vonal leírására használták, amelyen túl a rabok sem éjjel, sem nappal nem tudtak közbenjárni, mert azonnal golyót kaptak.

A határidők ma már kizárólag a munkához kötődnek, ezek elmulasztása nem fenyegeti az egész osztály végrehajtását. De a lényeg ugyanaz: a határidő élet vagy halál a termelékenység vagy a projekt számára.

A munka kitölti a rá szánt időt.

Parkinson törvény

Bármilyen feladat addig tart, ameddig rászánod. Ezért néha azon tűnődünk, hogy milyen gyorsan tudunk valamit elintézni. Ugyanebből az okból kifolyólag gyakran az utolsó percekben a lehetőségek határán vagyunk, hogy befejezzük azt, amit több napra vagy akár hétre szántunk.

A Parkinson-törvény figyelembevételével megértjük, hogy ha nem határozzuk meg a feladat elvégzésének időkeretét, akkor azt örökké megtesszük!

Hogyan lehet túllépni az állandó határidőket

Hogyan kezeld a rossz tervezést, és fordítsd előnyödre a határidők meglétét? Nagyon nehéz lesz, mert meg kell küzdenünk gondolkodásunk szisztematikus hibáival. De ha tudjuk, hogy a határidők hogyan változtatják meg viselkedésünket, az segíthet produktívabbá válni.

Fényes kezdés

Amikor egy hónapra, egy hétre, akár egy napra előre osztja a terhelést, a lehető legszorosabban pontozza az időszak elejét, és amennyire csak lehetséges, a hátralévő időt töltse le a határidőig.

Először a projekt legnehezebb, legfontosabb, időigényesebb feladataira összpontosítson. Továbbra is tovább fogod csinálni, mint amire számítottál. Alázd meg magad. De az aktív kezdésnek köszönhetően az időszak végén lesz időd, amit nem tervezett problémák megoldására, feladatok elvégzésére fordítasz.

A határidő lejárta előtt nem kell fejest ugrani új, összetett feladatokba, és olyan buktatókkal kell szembenéznie, amelyekről még mindig nem tud.

További határidő

Tűzz ki magadnak egy határidőt pár nappal korábban, mint a valódi. Ezt tanácsolja Matthew Guay, Zapier marketinges. Ideális, ha nem tudja, mennyi idő van a személyes határidőtől a valódiig – egy vagy három nap. De egy ilyen helyzet rosszul van bemutatva. Természetesen még mindig emlékezni fog arra, hogy mennyi ideje van hátra, ezért akaraterőre lesz szüksége, hogy ne zavarja a határidőket.

Találjon ki magának valamilyen jutalmat, ha határidőre elvégzi a munkát. Az időben elvégzett feladatokkal való elégedettség azonban jó jutalom lesz.

Nyilvános nyilatkozat

„Ünnepélyesen megfogadom, hogy este ötre befejezem a cikket” – mondd ezt nem a fejedben, hanem hangosan az egész irodának. Most az önbecsülésed került játékba. Mi lesz fájdalmasabb számodra: aktív munkára kényszeríteni magad, vagy kihagyni a határidőket és hangosan beismerni a kudarcot?

Evelyn Waugh írónő, új regényének, a Return to Brideshead-nek a megkezdésekor nyilvánosan kijelentette: "Új könyvbe kezdek, és három hónapon belül meg fogom írni." Nem tartotta be a határidőt, és többször ismét nyilvánosan kérte a határidő halasztását. Ennek ellenére meglehetősen gyorsan befejezte a regényt, mert tudta, hogy az olvasók emlékeznek ígéretére, és várják, hogy beteljesüljön.

Állandó emlékeztetők a közeledő határidőre

Ha egy nagy projekten kezdünk el dolgozni, akkor az időkeret általában meglehetősen hosszú. A határidő valamiféle absztrakcióvá válik – valahol odakint, valamikor. Minél közelebb van, annál tisztábban látjuk, hogy pontosan mennyi időnk van hátra, és jobban össze tudjuk hasonlítani annak mennyiségét és a hátralévő munka mennyiségét.

Állítson be magának rendszeres emlékeztetőket, amelyek folyamatosan visszahozzák a valóságba, értesítve, hogy közeleg az X nap:

• az esedékesség egy hónap múlva lejár;
• hét;
• három nap;
• nap;
• 8 óra.

Igen, ez stresszes, bosszantó lesz. De talán ez az egyetlen módja annak, hogy ösztönözze magát?

Bármilyen üzlet mindig tovább tart a vártnál, még Hofstadter törvénye mellett is.

Hofstadter törvénye

Douglas Hofstadter, Ph. D. ez a komikus rekurzív törvénye a határidők ütemezésének lehetetlenségéről beszél. A határidők szó szerint azért vannak, hogy meghiúsítsák őket. Reméljük azonban, hogy tanácsaink segítenek elkerülni, hogy a töréspontig taszítsák a dolgokat, ahol a határidők folyamatos be nem tartása rendkívül rontja a munkahelyi hírnevét, és állandó stressz állapotba hozza.