5 alternatíva a klasszikus teendők listájához

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Vezet egy teendőlistát, de még mindig nem csinál semmit? Akkor ez a cikk neked szól! Öt alternatív módot mutat meg a teendők listájának karbantartására.

A tennivalók listája a hatékony munka elengedhetetlen eleme. Elméletben. A gyakorlatban a teendők listája gyakran nem vezet a termelékenységhez. Miért? Sok oka van.

Néha hátradőlünk és tétovázunk az egyszerű feladatok elvégzésénél, néha halogatjuk, és későbbre halasztjuk a nehéz feladatok megoldását. A teendők listájának motiválnia kell, de gyakran éppen ellenkezőleg, elkedvetlenít. Főleg, ha a nap végén azt látja, hogy a tervezettek nagy része nem valósult meg.

Ha mindezt egymásra rakjuk, úgy tűnik, hogy a listák elkészítése tovább tart, mint a bennük felsorolt feladatok végrehajtása. A Benjamin Franklin-féle listarendszerről szóló cikkben szót ejtettünk a hatékony teendőlisták készítésének néhány titkáról (dolgok elvégzése, prioritások meghatározása, a teendőlisták hozzáigazítása a változó körülményekhez stb.). Ebben a cikkben a Lifehacker öt új és eredeti módszert mutat be a listák karbantartására.

1–3–5

Mi az a szokásos tennivalólista? Így van, ez egy számozott lista a napi (vagy havi/évi, ha hosszú távú tervezésről beszélünk) feladatok. Felejtsd el.

Próbáld meg az 1-3-5 elv szerint összeállítani a teendők listáját.

Hogyan működik?

Írj le egy fő feladatot, három közepes és fontos feladatot, valamint öt kisebbet, ami időhiány esetén holnapra is halasztható. Csináld ezt este, hogy reggel világos elképzelésed legyen arról, hogy mi van ma a napirendeden.

Ha az Ön tevékenységi köre annyira dinamikus, hogy nem tudja megjósolni újabb sürgős esetek (nem) megjelenését, akkor hagyjon üresen néhány hármast vagy ötöst. Ez lehetővé teszi, hogy a lehető legrugalmasabbá tegye a feladatlistáját.

Készülj fel arra, hogy az 1-3-5 elv szerinti teendőlista összeállításakor nem mindig sikerül minden tételt kihúzni belőle. Például megváltozhatnak a körülmények, és lehetetlenné válik az aktuális napi fő feladat. De készíthet három közepes jelentőségű vagy öt - kicsi feladatot.

Ennek a megközelítésnek az a fő előnye, hogy nem kell rangsorolni. Előzetesen felsorolod, hogy szerinted mi releváns a következő napon.

Bullet Journal

Mi a fő probléma a papírtervezéssel? Ha egyszer kihúz egy feladatot a listából, elfelejti, és soha nem fogja kitalálni, mikor lehet újra szükség a megvalósítás részleteire (telefonszámok, dátumok, jegyzetek stb.). Az elektronikus tervezők részben megoldották ezt a problémát – a legtöbb lehetővé teszi a korábbi feladatok hivatkozását, csoportosítását stb. De mi van azokkal, akik a kellemes papírsuhogást részesítik előnyben az érintőképernyő helyett? Egy webdesigner olyan rendszert dolgozott ki, amely leegyszerűsíti a papírtervezést. A neve Bullet Journal.

Hogyan működik?

Lifehacker egyik korábbi publikációjában már beszélt a Carroll által kitalált gyorsjegyzetrendszerről. Emlékezzünk vissza az alapelvekre.

Először is számozd meg a naplód oldalait. Az első oldalon hozzon létre egy tartalomjegyzéket – ez segít megtalálni a szükséges információkat. Ezután hozzon létre egy naptárt a hónaphoz: a hét napjai és napjai, de éppen ellenkezőleg - olyan feladatok és események, amelyek biztosan nem változnak. Egy másik oldalon hozzon létre egy teendőlistát erre a 30 napra. Ebben az esetben fontos a megjegyzések (jelölőnégyzetek, körök stb.) használata az információ könnyebb vizuális olvasásához. Ily módon teendőlistát készíthet a napra és a hétre egyaránt. A legfontosabb dolog az, hogy ne felejtse el feltüntetni az oldalszámokat a tartalomjegyzékben.

Tenniellenes

A tennivalók listája legyen motiváló, ami feldobja a lelkedet: „Annyi dolgom van, és milyen jó áthúzni egy újabb hóbortot!”. De valójában sokan, amikor a nap végén megnyitják a teendők listáját, kétségbeesnek: „Lusta ember vagyok! 6 feladat a 10-ből! A teljesítetlen feladatok kőként húzzák a lelket a fenékre.

De van kiút - a teendők listájával párhuzamosan tartson egy anti-to-do szalagot.

Hogyan működik?

A Netscape társalapítója, Marc Andreessen szerint az anti-do-do egy olyan folyamat, ahol nem azt írod le, hogy mit kell tenned, hanem azt, amit már megtettél, az elért eredményeidet.

Minden alkalommal, amikor valami hasznosat teszel a nap folyamán, írd fel a kártya másik oldalára az anti-to-do listára. Minden alkalommal, amikor leírod az eredményed, kapsz egy adag endorfint, mint az egér, amely megnyomja a gombot a ketrecben, és kap érte egy darab élelmet. És a nap végén, mielőtt új kártyát készítesz holnapra, vess egy pillantást a mai kártyára, az anti-to-do listára, és örülj annak, hogy valójában mennyi dolgot csináltál aznap. Ezután tépje szét és dobja el a kártyát. Még egy nap nincs elvesztegetve.

Így tovább motiválhatja magát ennek a teendőlista elvégzésére.

Egyébként az iDoneThis alkalmazás is hasonlóan működik. Segít abban is, hogy megértse, mivel tölti az idejét, és milyen hasznos dolgokat csinált egy nap, hét, hónap alatt.

A termelékenység zen rendszere

A GTD nagyszerű módja a személyes teljesítmény javításának. David Allen módszere azonban nem mindenki számára megfelelő. Így egy másik híres termelékenységguru, Leo Babauta úgy döntött, hogy leegyszerűsíti ezt a rendszert, és előállt a Zen to Done-val (ZTD).

Hogyan működik?

A ZTD az egyszerűségről szól, és az itt és most való cselekvésre és cselekvésre összpontosít. Babauta öt fő GTD-problémát azonosított, és megoldásokat javasolt. A teendőlisták esetében ez a következőket jelenti:

1. Készítsen egyszerű témalistákat! Például egy „Job” nevű kártyára csak a szakmai tevékenységével kapcsolatos feladatokat írja fel.

2. Tartsa naprakészen a listát. Mindig vigyen magával kütyüt vagy notebookot, ahová hirtelen ötleteket vagy feladatokat írhat le.

3. Legyen releváns. Csak azokat a feladatokat sorolja fel, amelyek valóban fontosak a teendők listájához.

Stop listák

Első pillantásra a „stop doing list” kifejezés teljesen ellentmond a teendők tervezésének. De csak eleinte.

Hogyan működik?

A stop doing listába te is felírod az ügyeidet, de nem azokat, amikre szükséged van és el kell intézned, hanem azokat, amelyektől szeretnél megszabadulni. Például le akar szokni a dohányzásról, abbahagyja a közösségi hálózatok használatát, és abbahagyja az éjszakai édességek fogyasztását. Ezek a pontok a munka abbahagyásához. Valójában ez az egyik módja a kronofágok elleni küzdelemnek.

Chris Guillebeau The Art of Non-Conformity című könyvében ezt írja:

A legjobb módja annak, hogy ne vesztegessük az időt a hülyeségekre, ha készítünk egy stoplistát. A stoplista olyan dolgok listája, amelyeket már nem szeretne megtenni. Még a teendők listájánál is jobb, mert lehetővé teszi, hogy megértse, mi húz le.

Chris maga is stoplistákat készít évente az újévi ünnepeken. Ez lehetővé teszi számára, hogy felmérje, mekkora fejlődést ért el az elmúlt 12 hónapban.

Annak érdekében, hogy a leállítási lap működjön, fontos emlékezni az időzítésre. Számold meg, mennyi ideig eszik az a szokás, amitől szeretnél megszabadulni. Ezután állítson be időkorlátot (nem több napi 20 percnél a YouTube-on), és fokozatosan csökkentse azt.

Összegzés

Tehát, ha a klasszikus teendőtervezés nem működik az Ön számára, próbálja ki a fenti alternatívák egyikét. Jobb kombinálni őket: ne hosszú listákat készítsünk, hanem rövideket egy fő és több másodlagos feladattal; kényelmes és érthető nyilvántartást vezet; motiválja magát teljesítményeinek listájával, és szánjon időt arra, hogy összeállítson egy listát azokról a szokásokról, amelyeket le kell szakítania.

Ha megvan a saját megközelítése a feladatlisták elkészítéséhez, ossza meg ezeket a megjegyzésekben.