Hogyan hagyjuk, hogy az e-mail irányítson minket, és mit tegyünk ellene

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Ez egy részlet Phil Simon amerikai újságíró és előadó könyvéből. Arról szól, hogyan támadják meg az emberek egymás életét e-mailen keresztül, és hogyan védekezzenek ellene.

Ha az e-mailezés során úgy tűnik, hogy olyan játékot játszik, amelyben kalapáccsal kell „utolérnie” az egyik vagy a másik odúból hirtelen kimászó vakondot, akkor nincs egyedül. Az e-mail alapértelmezés szerint az üzleti kommunikáció fő csatornája. A Radicati Group szerint egy átlagos irodai tisztviselő naponta körülbelül 100 e-mailt kap. Ez a szám évente 15%-kal növekszik. 2012 júliusában a McKinsey Global Institute tanácsadó cég közzétett egy jelentést The Social Economy: Value and Productivity through Social Technologies címmel. Azt mondja, hogy a frontvonalbeli alkalmazottak idejük 28%-át e-mail kezeléssel töltik.

Gondolkozz el róla. Ha heti 50 órás munkaidővel rendelkezik, akkor ebből a hétből 14 órát e-mailek olvasásával és írásával fog tölteni. Aligha tölt annyi időt Wordben, Excelben vagy más munkaprogramokban.

Ezek a számok nem jelentenének problémát, ha az e-mail valóban hatékony kommunikációs csatorna lenne. Inkább néhány cégnél így van. De a legtöbb esetben nem ez a helyzet. Természetesen az e-mailnek joga van létezni, de ne hagyd magad elragadtatni. Kutatások kimutatták, hogy a postafiók folyamatos ellenőrzése csökkenti az IQ-szintet.

Az elmúlt években az e-mail az üzleti kommunikáció igazi csapásává vált. Azonban nem szabad őt hibáztatni minden bajért. A technológia hibáztatása kényelmes: jó ürügy arra, hogy ne nézzünk tükörbe. Hiszen ha belenézünk, megértjük, hogy nem az e-mailben, mint olyanban van a probléma, hanem abban, hogyan használjuk.

A lényeg nem az, hogy leiratkozz az e-mailekről (bár néhányan ezt teszik). A lényeg, hogy racionálisan használjuk.

Hol kezdjem?

Az e-mail ≠ beszélgetés megértése

Nem folytathat párbeszédet e-mailben ugyanúgy, mint a való életben. A levelek között mindig van időköz, és a szöveges üzenetek nem jelentenek szoros baráti megnyilvánulásokat a beszélgetőpartner számára. Justin Kruger, a New York-i Egyetem és Nicholas Epley, a Chicagói Egyetem munkatársa szerint a non-verbális jelzések hiánya miatt az emberek félreértelmezik az e-maileket.

A pszichológusok azt találták, hogy csak az esetek felében lehet helyesen értelmezni a szöveges üzenetben szereplő hangulatot. Sajnos a mosolyogok nem segítenek például megkülönböztetni a humort a szarkazmustól. Ez gyakran félreértésekhez vezet. Készen állsz feldobni egy érmét minden alkalommal, amikor megpróbálod kitalálni, hogy a beszélgetőpartnered megérti-e az üzenetedet?

Kövesse a három betűs szabályt

Miután elfogadta azt a tényt, hogy az e-mail nem a legjobb hely a szívből jövő beszélgetésekhez, folytassa a cselekvéssel.

Használja a három betűs szabályt: ha három e-mailben nem oldódik meg a probléma, személyes találkozóra van szükség.

Adminisztratív feladatokra (például találkozó ütemezése) és személyes feladatokra egyaránt alkalmazható. Ezzel sok időt és sok frusztrációt takarít meg. Azonban nem mindenkinek tetszik, készüljön fel néhány elvtárs nemtetszésére. Ésszerű feltételezéssel, de ideje megszabadulni a „minden kérdésre posta” hozzáállástól.

Sürgős ügyeket ne e-mailben oldjon meg

Ha a probléma valóban fontos és azonnali intézkedést igényel, ne e-mailben foglalkozzon vele. Erre van telefon. Legyen ez a szabály a cégedben.

Ne használjon e-mailt feladatok kezelésére

Az e-mail nem feladatkezelő. De sokan használják az e-mailt. Nem meglepő módon állandóan eltereli a figyelmüket. Kinyitottam a postaládámat, hogy ellenőrizzem a feladataimat, és munka- és személyes üzenetek folyama érkezett Önhöz. Könnyű váltani rájuk, elfelejtve, hogy miért nyitotta meg a levelezőprogramot.

Vannak önálló alkalmazások a feladatkezeléshez: DropTask és mások. Nem helyettesítik az e-mailt, hanem az Ön által elérni kívánt célokra irányulnak.

Így van ez a projektmenedzsmenttel is., vagy a Basecamp - kényelmes és megfizethető eszközök, amelyek megóvják Önt a kilométeres üzenetláncoktól.

Ne kezelje a kommunikációt úgy, mintha szénbányászna a bányában

Kevesen szabadok a munkahelyi kapcsolataikban. Sokan, többek között azért, mert nem tudják megválasztani kollégáikat, ügyfeleiket és partnereiket. Vannak, akik túlságosan "elfoglaltak" ahhoz, hogy telefonon beszéljenek – szívesebben írnak egy tucat üzenetet, ahelyett, hogy két perc alatt mindent szóban megbeszélnének.

Ebben az esetben figyelni kell a kommunikáció módjára (szavak, kifejezések stb.). Kérdezd meg magadtól, hogy valóban olyan emberekkel akarsz-e kapcsolatba lépni, akik visszariadnak a telefontól és beszélnek. Vessen egy pillantást a cégénél megüresedett álláskeresőkre, potenciális ügyfelekre vagy potenciális jövőbeli beszállítókra. Ha kezdetben úgy kommunikálnak, mintha egy bányában ércet bányásznának, akkor mennyi az esély, hogy megváltoznak?

Emlékezzen az e-mailen kívüli életre

Ő az! Ne féljen bezárni a postaládáját. A világ nem fog összedőlni. Ez nyilvánvaló, de sokak számára kinyilatkoztatás lehet. Például a Klick Healthnél az alkalmazottak e-mailt használnak. Vezérigazgatója szerint az e-mail egy olyan eszköz, amely irányítást ad másoknak.

Mit gondolsz: az e-mail valóban uralja az embereketfeladatok és végrehajtásuk rendjének rájuk szabásával?