Hogyan ne legyél e-mail rabszolga: 7 tipp a LinkedIn vezetőjétől

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Rengeteg ember szembesül ugyanazzal a problémával nap mint nap: az e-mail, amelyet a munka és a kommunikációs folyamatok egyszerűsítésére és megszervezésére terveztek, gyakran ördögi felvigyázóvá válik, és arra kényszeríti, hogy szemmel tartsa a bejövő embereket, mintha futószalagon dolgozna.. Amint elterelődik a figyelme, az egyre felhalmozódó információk gyorsan szemétlerakóvá változtatják a takaros és tiszta postafiókot, amelyet annál nehezebb lesz kitakarítani, minél tovább nem tér vissza a postához.

Ma Jeff Weinertől, a LinkedIn vezérigazgatójától adunk néhány egyszerű tippet az e-mailes interakciók kezeléséhez. Ez az ügyeletes férfi nap mint nap több száz emberrel kénytelen kapcsolatot tartani, és több trükkje is van, amivel nem fullad bele ebbe az információlavinába.

A beérkezett üzenetem lényegében a munkafolyamatom központi központjává vált – rendszeresen kommunikálok több mint 4300 alkalmazottal a világ 26 városában, levélben. Ez nem azt jelenti, hogy mindig is rajongtam az e-mailért, vagy hogy nem volt olyan helyzetem, amikor a levelezéssel kapcsolatos munkám a sziszifuszi munkához hasonlított volna.

Mindenesetre az évek során számos gyakorlati irányelvet dolgoztam ki, amelyek lehetővé tették számomra, hogy a „levél irányít engem” fogalmáról az „én irányítom a leveleket” fogalmára.

1. Kevesebb levelet szeretne kapni – küldjön kevesebb levelet

Ez a tanács nevetségesen egyszerűnek tűnik, különösen egy ilyen gyakori probléma kapcsán, de magam számára ezt tartom a sikeres e-mail-kezelés aranyszabályának.

Erre a következtetésre egy korábbi cégnél végzett munkám során jutottam, ahol a hozzám legközelebb állók közül ketten elhagyták a céget. Nagyon hatékonyan kommunikáltak az emberekkel, keményen dolgoztak, és mint kiderült, rengeteg levelet küldtek. Amíg a cégnél dolgoztak, teljesen normálisnak tűnt az e-mailen keresztül érkező levelezés mennyisége, azonban távozásuk után azt tapasztaltam, hogy a leveleim forgalma körülbelül 20-30%-kal csökkent.

Mindez a postai tevékenység nemcsak az ő leveleikből állt: ott voltak az én válaszaim is, hanem minden címzett levelei és válaszai is csatolták a levelezéshez. Ezek az üzenetek gyakran nem követelték meg kötelező részvételemet a vitában.

Ettől a pillanattól kezdve egyértelmű feltételt szabtam magamnak - nem írok feleslegesen. Az eredmény: kevesebb levél és több beérkező rendelés a munkavégzés veszélyeztetése nélkül. Azóta igyekszem nem térni el ettől a szabálytól.

2. A függőben lévő e-maileket jelölje meg olvasatlanként

Egy e-mail olvasatlanként való megjelölése alapjaiban változtatta meg a levelezéssel való munkamódomat. Elég, ha gyorsan átnézem a beérkező leveleket, azonnal válaszolok a legsürgősebbekre, a feleslegeseket pedig törlöm. Ugyanazokat a betűket, amelyekhez később vissza kell térnem, ha van időm, olvasatlanként jelölöm meg. Ezzel megszűnik a félelem attól, hogy egy fontos, elolvasott és megválaszolatlanul hagyott levél elfelejtődik és a postafiók mélyébe temetik. Ugyanez a megközelítés lehetővé teszi számunkra egyfajta ToDo lista megvalósítását, amelyre később még visszatérek.

Igyekszem minden munkanapot minimum ilyen függőben lévő levelekkel befejezni, ideális esetben pedig egyáltalán nem. Ha ezen a napon nincs időm visszatérni hozzájuk, akkor másnap reggel velük kezdek.

3. Készítsen egyértelmű levelezési ütemtervet

Az elmúlt években az életem a munkanapokon meglehetősen világos menetrend szerint zajlott. Ébredés reggel 5:00-5:30-kor, egy óra a posta, hírek olvasása, reggeli, játék a gyerekekkel, edzés, iroda, hazajövetel, gyerekek lefektetése, vacsora a feleségével, pihenés (általában ez a tévénézés a beérkező levelek mappájának tisztításával a hirdetések és az unalmas pillanatok alatt).

Kiderült, hogy egy ilyen ütemezést betartva könnyen kezelem a leveleket, azonban amint egy kicsit módosul az ütemezés, káosz kezdődik a postaládában.

Ebben az esetben nem fogja érezni a növekvő nyomást attól a felismeréstől, hogy a doboza hirtelen felügyelet nélkül marad. Az ütemterv követése segít a dolgok ellenőrzésében. Segített Benjamin Franklinnek, segít neked is.

4. Világosabban fejezze ki magát

Emlékszel a törött telefonos játékra? Akkor még elég vicces volt, de ma már minden beletartozik a munka és az üzlet fogalmába, játékra pedig nincs idő.

A szavak nagyon fontosak, és nagyon körültekintően kell megválasztani, hogy elkerüljük a félreértéseket és a félreértéseket. Minél egyértelműbben és egyértelműbben érthető a szövege, annál kevésbé valószínű, hogy kap egy második levelet, amelyben az első pontosítását kéri.

5. Gondoljon a címzettekre

Gyakran úgy tűnik, hogy a To és a Cc mezőket sokan azonosnak érzékelik. Segítségükkel ugyanis egyértelműen egyértelművé teheti, hogy a címzettek közül melyiktől vár választ, és kinek küldték el a levél másolatát, hogy tájékozódjon.

Valójában az a leggyorsabb módja annak, hogy pánikot és zavart keltsen a levelezésben, ha nem emeljük ki azokat a címzetteket, akiktől választ kell adni. 1 címzett helyett 6 címzett és 5 másolat 5 további lehetséges válasz, amelyek mindegyike egy egész külön levéllánctá nőhet ki.

6. Erősítse meg az átvételt

Ha Ön van feltüntetve címzettként, és a levél valóban Önnek szól, akkor ne legyen lusta értesíteni a feladót, hogy megkapta a levelet. Nem kell sok szó, elég lesz egy egyszerű „kapott” vagy „kapott”. Ez annak a jele lesz, hogy az információt hiánytalanul és megfelelő mennyiségben megkapta, és a feladónak többé nem kell mást küldenie ugyanabban a témában.

Ha nem igazolta vissza az átvételt, akkor a feladó nem ismeri a levelet. Talán elveszett a doboza mélyén? Ha ez fontos információ, akkor a kétség és a szorongás arra kényszeríti a feladót, hogy újabb levelet írjon Önnek, amelyben kéri, hogy erősítse meg az első levél kézhezvételét, vagy kérdezzen meg valakit az Ön munkahelyi jelenlétéről. Extra embereket vonnak be, plusz leveleket küldenek és fogadnak.

7. Tartsa távol az érzelmeket a postától

Az e-mail hasznos eszköz lehet, ha helyesen használják. Helytelen használat esetén romboló erővé is válhat. A legáltalánosabb példa a levél használata vitatott, egymásnak ellentmondó és kényes kérdések megvitatására.

Mindig csodálkozom, hogy az emberek hogyan használnak olyan szavakat és kifejezéseket a levelezésben, amelyeket soha nem mondanának el ugyanazon közönség előtt.

Ha hirtelen ilyen levelezésben találja magát, tegyen egy egyszerű dolgot - hagyja abba. A vitát, konfliktust úgy oldhatja meg, hogy felveszi a telefont és felhívja a címzettet, vagy személyesen találkozik vele. Az ilyen kényes dolgokkal nem szabad szöveges levelezésben foglalkozni. A szöveg nem közvetíti azt az érzelmi összetevőt, intonációt és egyéb fontos dolgokat, amelyek meghatározóak lehetnek a probléma konstruktív megoldásában.

(Jeff Weineren keresztül)