Hogyan tedd meg azt, amit lehetetlennek gondoltál

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Scott Hanselman, a Microsoft egyik leghíresebb programozójának termelékenységi titkai.

Scott Hanselman nemcsak a világ egyik legelismertebb Microsoft webszakértője. Remek szónok. Blogjában, podcastjában és videóiban a kütyükről, az IT-ről és a személyes hatékonyságról beszél. Íme, mit gondol Scott Hanselman a termelékenységről.

Ne félj hibázni

– Néha hasznos baklövést elkövetni. Ne félj megtörni az erdőt” – még furcsa is hallani ezt a tanácsot egy ilyen szuperhatékony embertől, mint Hanselman. Karrierje csúcsán úgy tűnik, mindenre időben van: blogírásra és Twitterre, podcastok rögzítésére, rendszeresen felszólal konferenciákon. Az elmúlt években több mint fél tucat könyv társszerzője volt. Annak ellenére, hogy felesége és két gyermeke van.

Hogyan csinálja? A válasz nem csak téged érdekel. Sokan értetlenül állnak: „Scott, miért ilyen hektikus tevékenység? Alszol egyáltalán?" Hanselman így válaszol: „Mert táncolnom kell! Amikor arra gondolok, hogy abba kellene hagynom, eszembe jut ez a mém és ez az ihletett fiú."

„Minél kevesebbet teszel, annál többet tudsz tenni. Ez egy tipikus skálázási törvény”- mondja Hanselman. A méretezés megváltoztatja a határait a termelékenységhez való hozzáállás megváltoztatásával.

Hanselman egy 42 perces beszélgetésben feltárta a termelékenység titkait. Minden tanácsa megvalósítható, az egybetűs szabálytól a saját Robert Scoble megtalálásáig.

Elmondása szerint egyszerűen adaptálta David Allen (Getting Things Done), Stephen Covey (""), JD Meier (Getting Results the Agile Way), Francesco Cirillo (Pomodoro technika) és Katie Sierra termelékenységi technikáit.

Az alábbiakban összefoglaljuk Hanselman GOTO 2012 beszédét és a Webstock 2014-ben tartott előadását.

Keresse a veszélyre figyelmeztető táblákat

Nem volt mindig nehéz koncentrálni. Az internet nem mindig volt tele több száz oldalnyi friss, még nem olvasott tartalommal. Az információáramlás, amely elvonta a figyelmét, nem mindig volt folyamatos. Hanselman felidézi, hogy amikor még csak programozni tanult, minden szükséges tudást két könyv tartalmazott.

Scott Hanselman

Exabájtnyi információ keletkezik az interneten, aminek a fele szemét. A zavaró tényezők felemésztik a nap egyharmadát. Le vagyunk borulva, de azt mondjuk magunknak, hogy mindent kibírunk, csak későn kell dolgoznunk.

Álljon meg! Ez egy veszélyre figyelmeztető jel. Ha azon kapod magad, hogy azt gondolod, hogy későn kell fent maradnod, hogy utolérd az időbeosztásodat, akkor baj van. Egy nagy probléma, és a megoldás nem olyan egyszerű, mint "Remélem, hogy megtisztítom az összes feladatot a teendőim listáján."

„A remény nem terv” – mondja Hanselman. "A remény vár, amikor csak megy az árral."

Megérteni a különbséget a termelékenység és a hatékonyság között

Mit tesz tehát, ha veszélyre figyelmeztető táblát lát? Hanselmannak van megoldása. De mielőtt felfedné, Scott meghatározza és szembeállítja a termelékenységet és a hatékonyságot.

• A termelékenység egy cél eléréséről szól. Fontos eldönteni, hogy mit tegyünk. A termelékenység a megfelelő célok és célkitűzések kiválasztásáról, majd azok eléréséről szól.
• A hatékonyság a feladatok legergonómikusabb, folyamatorientált módon történő elvégzését jelenti.

Scott Hanselman

A termelékenység a helyes cselekvésről szól. A hatékonyság az, ha jól csináljuk a dolgokat. Más szóval, a termelékenység azt jelenti, hogy egy irányt választunk, a hatékonyság pedig azt, hogy ebbe az irányba gyorsan futunk.

Ha megérti, hogy két különböző dologról van szó, akkor megérti, milyen hatékony eszközökről van szó.

Határozza meg, mit jelent a munka

Hanselman a „munka” fogalmának leírt hármasságára is összpontosít.

1. Az előre meghatározott munka az előre megtervezett munka.
2. A felmerülő munka az, amely elvonja a figyelmét a tervről.
3. A meghatározott munka az, amikor leülsz és átgondolod, mit kell tenned.

Hanselman szerint több időt kell szentelni a harmadik pontnak. Milyen gyakran szánsz egy órát az időbeosztásodban, hogy alaposan átgondold, mi legyen a következő lépés? Ehelyett a tennivalók listáját nézve pánikba esünk, átformáljuk a teendők listáját, remélve, hogy befoltozzuk a lyukakat. De valójában ettől a lista csak bővül.

Szánjon időt a következő munkája átgondolására. A szakemberek számára ez átlagosan nem tart tovább napi egy óránál.

Csinál, dob, delegál, késlel

Hanselman egy másik Allen-technikát emel ki a híres Getting Things Done-ból: Do, Drop, Delegate, or Procrastinate.

Ez egy nagyszerű e-mail megoldás. Végezzen el egy feladatot e-mailből, ha az egy percet vesz igénybe, és be van ütemezve. Ellenkező esetben ejtse el, delegálja vagy halassza el – tegye meg később, vagy ruházza át valaki másra.

„Ne félj megtörni az erdőt” természetellenesen hangzik. Valójában ez a megközelítés lehetővé teszi, hogy jobban összpontosítson a munkára, mint egy olyan helyzet, amikor a felelősség terhe tartósan nyomást gyakorol a pszichére.

Nemet mondani nehéz. De az „igen” szóhoz kapcsolódó bűntudat sokkal rosszabb, mint a feladás kellemetlensége. Bárhol, beleértve az internetet is, vezérelheti és rendezheti adatfolyamait.

Az információk szűréséhez és a tennivalók megtervezéséhez Hanselman egy időgazdálkodási mátrixot ajánl.

	Sürgős	Nem sürgős
Fontos	én Kritikus helyzetek. Sürgős problémák. Projektek, megbízások határidővel.	II Kapcsolatok kialakítása. Keressen új lehetőségeket. Tervezés. Az erők helyreállítása.
Jelentéktelen	III Idegen beszélgetések és telefonhívások. Valamiféle levelezés. Néhány találkozó. Rutin ügyek.	IV Időpazarló apróságok. Levelezés. Telefonhívások. Tétlen időtöltés.

Ha valami egyszerre sürgős és fontos, például egy feleség szül, vagy vakbélgyulladás lép fel, akkor villámgyorsan kell cselekednie. Ha az ügy nem sürgős és lényegtelen, jobb, ha egyáltalán nem teszed meg. És sajnos gyakran pazaroljuk az időt sürgős, de lényegtelen dolgokra. A sürgős cselekvés sokunk rossz szokása.

Értsd meg az e-mailt

Scott Hanselman naponta több száz e-mailt kap, és megosztja az Inboxhoz való hozzáállását.

Alkalmazza az egybetűs szabályt

A bejövő levelek beállításainak megváltoztatása gyökeresen megváltoztatja az e-mailekkel való munkavégzést. Hozzon létre egy mappát a leveleknek, amelyekben a másolatban van, és egy külön mappát az üzenetek számára, ahol Ön az egyetlen címzett. Az első mappába eső betűk eleve lényegtelenek.

De mi van akkor, ha a főnök elküldi neked a feladat másolatát, majd megkérdezi: "Miért nem végezted el a feladatomat?" A válasz egyszerű: "Én voltam a példányban, azt hittem, csak tájékoztatsz." A főnök soha többé nem tenne ilyet.

A Microsoft közösségi építészeként Hanselman egy másik mappát használ a postaládájában, az Externalt. „Ezek az emberek nem a cégnél dolgoznak, de fontosak számomra. Minden e-mailre válaszolok”- magyarázta Scott.

Ne nézd meg a leveleidet reggel vagy este

Egyszerű: reggel válaszolt a levélre, azonnali választ kapott, újra válaszolt… Ennek eredményeként fél napig is eltarthat az a levelezés, amelyre kevesebb mint egy órát tervez.

Scott Hanselman

Reggelente ellenőrizni a leveleit olyan, mintha időben utazna. 9:00 - kelj fel, nézd meg a leveleidet. Felébredtünk - már vacsora van, ideje falatozni. És most már 14:30-at mutat az óra, ideje dolgozni… Hogy történt ez? Reggel megnyitottad az e-mail klienst.

Sőt, ha reggel (vagy este) válaszol az e-mailekre, hozzászoktatja az embereket ehhez az időhöz. Azzal, hogy egyszer hajnali 2-kor válaszolt egy e-mailre, jó hírnevet szerzett arról, hogy hajnali 2-kor ír e-maileket, és jelezte, hogy szokása sürgős.

Nézze meg leveleit délben napi rutinjának megfelelően, és csodálkozzon, mennyi mindent el tud végezni egy nap alatt.

Találja meg Robert Scoble-ját

Nem szabad időnként ellenőriznie a leveleit, mert attól tart, hogy lemarad valamiről. „Általában van egy üres postafiókom, de amikor szabadságon vagyok, lehet, hogy 500 e-mail érkezik” – magyarázza Hanselman.

Konferenciákon gyakran találkozhatunk olyan előadókkal, akik, miután alig fejezték be beszédüket, nagyobb valószínűséggel rohannak a laptopjukhoz, hogy belenézzenek e-mail fiókjukba. Az embernek az a benyomása, hogy az ő feladatuk a levelek időben történő törlése.

Ennek a szokásnak a felszámolására Hanselman az úgynevezett megbízható aggregátorok használatát javasolja. Olyan kollégákról van szó, akik mindig tisztában vannak a dolgok aktuális állásával. A Microsoftnál ez Robert Scoble volt.

Scott Hanselman

Több ezer blogra iratkoztam fel. De miért? Ki a világ legjobb blogolvasója? Robert Scoble! Magamban úgy döntöttem: nem vagyok Scoble, ennyi blog olvasása természetellenes. És tudod mit csináltam? Elkezdtem olvasni a blogját. A több ezer általam követett blogból ötöt meghagytam, amelyek hírgyűjtőként szolgálnak számomra. Ez ugyanaz, mintha az összes híradót néznénk napközben, vagy csak a záró műsort néznénk este.

Keresse meg „megbízható aggregátorát” a vállalatnál. Ehhez egyszerűen tedd fel magadnak a kérdést, hogy ki az a személy, aki mindig tudatában van annak, hogy mi történik, és készségesen megosztja veled?

Maradj az áramlásban

Bármi fontos is történik a világban és az életedben, biztosan tudni fogsz róla. Ha a következő szeptember 11-én megtörténik, értesíteni fogjuk.

Ezért próbálja úgy, mint a gubóban. Ne hagyja, hogy figyelme elkalandozzon az Alt + Tab lenyomásával a Gmailben.

Mentse el a billentyűleütéseket

John Adella újságíró és Microsoft evangélista példáját követve Hanselman „takarítson meg billentyűleütéseket”. A következő példa elmagyarázza, mit jelent ez.

Scott Hanselman

Ha Brian levelet küld nekem egy igazán érdekes kérdéssel az ASP. NET-ről, és én hosszan és ihletetten válaszolok (öt bekezdés kódpéldákkal stb.), akkor nem csak egy részletes írásos választ adok neki, ami megoldotta a problémáját., adok neki 10 ezret a billentyűleütéseikért. De az élet rövid, az ilyen kattintások száma korlátozott – soha nem kapom vissza, csak odaadtam Briannek. Ugyanakkor azt sem tudom, hogy elolvassa-e az üzenetemet. Akkor hogyan legyen? Hogyan ne költs, hanem szaporítsd a billentyűleütéseidet? Írok egy blogbejegyzést, és elküldöm Briannek a linket. Akkor a kattintásaim még halálom után is megsokszorozódnak – ha valaki megtekinti a blogoldalamat.

Írj rövid betűket: három-négy mondatot. Mindennek, ami hosszabb, szerepelnie kell egy blogon, a Wikipédián, a GYIK-en, a tudásbázison vagy bármely más dokumentumon. Az e-mail nem a tudás tárolásának helye; a billentyűleütések ott halnak meg.

Értsd meg életed beérkezett üzeneteit

A válogatás azt jelenti, hogy valamit szétválasztunk, szitálunk vagy kivágunk.

Folyamatos információfolyam nem csak az Ön e-mailjébe érkezik, hanem élete feltételes postafiókjába is. Értesítések a közösségi médiában küldött üzenetekről, kedvenc tévésorozatának új epizódjának megjelenéséről és hasonlókról – szánunk időt ezekre az apró eseményekre. Ez azt jelenti, hogy ezeket is rendezni kell.

Hanselman egy kissé félelmetes hasonlattal szolgál: vészhelyzet volt a parkolóban, sokan megsérültek. Cselekednünk kell! Az Ön feladata, hogy mindenki ujjára címkét ragasszon: élő vagy halott, és hogyan kell bánni velük. A Beérkező levelekkel mindig emberségesek vagyunk az életünkben: rákos beteget kötünk be, miközben valaki másnak a karja készül. Olyan dolgokat csinálunk, amelyek időt veszítenek, de nincs értékük.

Az információs zajfolyamokat (Twitter, Facebook, e-mail, SMS, azonnali üzenetküldők stb.) az értéktől függően rendezze. Ha valamit biztonságosan el lehet dobni, tegye meg.

Megszabadulni a felesleges mentális stressztől

Képzelje el, hogy előfizet a Netflixre, és örül, hogy bármikor megtekintheti a House of Cards második évadát. Például ma este, miután lefektettem a gyerekeket.

Az igazság az, hogy amikor feliratkozott, felhagyott a proaktív magatartással. Már nem te döntöd el, mit és mikor csinálj. A lökések és a különféle előfizetések külső körülményeknek teszik ki, és külső feladatok elvégzésére kényszerítenek. Van új epizód? Meg kell nézni - ne tűnjön el ugyanaz az előfizetés!

Mindez nyomást gyakorol a pszichére. Felesleges mentális terhet cipelsz, ami eltömíti az elmédet és megzavarja a termelékenységet.

Hagyd a pénteket gondolkodni

Miközben az elkövetkezendő dolgokon gondolkodik, mindig tegye fel magának a kérdést: Milyen három dolgot tehetek ma, mit ezen a héten és mit idén? Ez az úgynevezett három szabály. Hanselman társától, Microsoft-programmenedzserétől, Jay Dee Meiertől kapta.

Írj három feladatot a mai napra, a hétre és az évre.

Hétfőn, egy új hét elején világos elképzelése lesz a következő napokról. Pénteken érdemes megállni, visszatekinteni az elmúlt munkahétre, és gondolkodni. Kérdezd meg magadtól: „Sikeres hét volt? Csinálhattam volna valamit másképp? min változtathatok? Fontos, hogy minden napnak ne kelljen bűntudatot éreznie az elvesztegetett idő miatt.

Próbáld ki a Pomodoro technikát

Ezt az időgazdálkodási technikát Francesco Cirillo javasolta az 1980-as évek végén. A lényeg, hogy 25 percig a feladatra koncentráljunk, majd tartsunk egy kis szünetet.

Hanselman ezt a technikát ajánlja. Ugyanakkor azt tanácsolja, hogy 25 perc alatt kövesd nyomon az összes zavaró tényezőt, ami felmerült. Jelöld be a füzetedbe, ha egy kívülállóra gondolsz (belső figyelemelterelés), vagy ha valaki, például egy kolléga elvonta a figyelmedet (külső tényezők).

Először körülbelül hat zavaró tényezője lesz, majd egy, majd eltűnnek. Ennek eredményeként a termelékenységét a napi elvégzett "paradicsomok" számával fogja mérni.

Ismerje fel, hogy az elfoglaltság a lustaság egy formája

Timothy Ferriss

Az elfoglaltság a lustaság, a lusta gondolkodás és a könnyelmű cselekedetek egyik formája.

Elfoglalt, produktív. Néhány őrült elfoglalt ember meg fog lepődni, de kreatívnak lenni és valamit alkotni az ellentéte annak, hogy csak lógni tudjunk.

Hanselman a következő példát hozza fel: egy személy aktívan "tweetel" - nagyon elfoglaltnak tűnik, majd egy hónapra eltűnik, amikor megjelenik egy igazán jelentős projekt. Ha elfoglalt vagy, egyszerűen nincs idő Twitterre és egyéb hülyeségekre.

Vedd természetesnek: a multitasking egy mítosz

Hanselman szerint a feladatok optimális száma egyszerre egy. Ha azt gondolja, hogy egyszerre több feladatot is meg tud oldani, téved.

- ez csak a feladatok közötti váltás, kontextusváltást igényel. Magyarázzuk meg egy példával. Volt már ilyen: dolgozol valamin, és hirtelen megcsörren a telefon? Te mérges vagy. Ez az apád, de még mindig dühös vagy, mert délután háromkor hív a munkahelyeden, amikor már teljesen koncentrálsz. Felveszed a telefont, és valami olyasmit mondasz, hogy "Sajnálom, de úgy tűnik, itt dolgozom…" Aztán még 10-15 percig szomorú vagy. Ezután vissza kell térnie dolgozni: "Szóval mire gondoltam ott?"

A kontextusváltás nem működik. Van azonban elfogadható multitasking. Amit egyszerre megtehetsz:

1. Sétálj és rágj rágógumit.
2. Tanulj és hallgass podcastokat.
3. Vezessen és hallgassa meg a hangpostát.
4. Autóval dolgozni és olvasni (tömegközlekedési eszközön).
5. Hajtson dolgozni és gondolkodjon.
6. Használja ki jól az állásidőt.

Szabadulj meg a mentális zajtól

Christopher Hawkins

Ha valami nem segít pénzt keresni, nem javít az életemen valamilyen módon, az egy lelki zaj, amit el kell távolítani.

Hanselman azt tanácsolja, hogy változtassák meg Christopher Hawkins idézetének első részét."Ha ez nem segít abban, hogy bővítsem az üzletemet (kifizetem a jelzálogkölcsönömet, a családommal töltök időt – helyettesítsd azzal, ami a fő célod), az lelki zaj."

Scott számára ez a prioritás a család: "Minden, amit teszek, minden döntésem, hogy gyorsan hazatérjek a gyerekekhez."

Házi feladat

Hanselman beszéde a következő házi feladattal zárul:

1. Válogassa szét az információfolyamokat.
2. Tervezze meg a munkasprinteket.
3. Távolítsa el a zavaró tényezőket.
4. Fontolja meg: ha az élet postafiókjával dolgozik, hatékony vagy produktív?
5. Fontolja meg személyes szerszámlistáját.

Vegye figyelembe, hogy Hanselman egy szót sem szólt az Evernote-ról vagy más rendszerekről. "Több időt tölthet a termelékenységről szóló könyvek olvasásával és a rendszer felépítésével, bár talán csak egy teendőlistára van szüksége." Talán csak meg kell értenie a különbséget aközött, amikor „elfoglalt” és amikor a kívánt munkát végzi.