Hogyan hagyjuk abba az időpazarlást haszontalan tevékenységekre

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Ha produktívabb akar lenni, ne erőltesse magát a koncentrációra. Csak végezzen apró módosításokat a munkanapján.

1. A lehető legkevesebb találkozót tartsa

Hetente legfeljebb négy órát töltünk megbeszéléseken. Ennek több mint a fele időpocsékolás. Ha teheti, próbálja meg csökkenteni a találkozások számát.

• Vegye figyelembe a résztvevők számát. Ne hívja meg kollégáit egy megbeszélésre csak a biztonság kedvéért. Hagyja, hogy jobban töltsék idejüket munkájuk eredményesebb elvégzésével.
• A személyes beszélgetések gyakran jól helyettesíthetik a találkozókat. Sokkal egyszerűbb először megbeszélni a projekt részleteit a felelős alkalmazottal, és csak ezután mutatni be az ötletet az egész csapatnak.
• Mielőtt beütemezne vagy részt venne egy hivatalos megbeszélésen, alaposan fontolja meg, milyen információkat kíván megosztani kollégáival. Az alapvető információkat leggyakrabban más módon is közölhetjük, például egy dokumentumra hivatkozva, chaten írva, vagy akár egyszerűen szóban adjuk át egy csésze kávé mellett. Ezután az alkalmazottak a munkafolyamat megzavarása nélkül válaszolhatnak az Ön információira.

2. Változtassa meg a kollégákkal való interakciót

Természetesen az együttműködés általában segít a termelékenység növelésében. De ez nem ilyen egyszerű. Az adatok szerint óránként átlagosan hétszer vonják el egy-egy alkalmazott figyelmét. És ezeknek a zavaró tényezőknek 80%-a kicsi, jelentéktelen dolog.

Ezért ahelyett, hogy kérdezősködne, amint eszébe jut, ne rohanjon elterelni kollégái figyelmét. Készítsen egy listát, majd kérdezze meg egyszerre, amikor az alkalmazott szabadul. Emellett gyakran előfordul, hogy egy idő után mi magunk találjuk meg a választ a kérdésünkre, vagy megértjük, hogy az első három kérdés egyszerűen az egyik nagy negyedikhez vezetett.

Ha elterelődik, nem kell komplex kommunikációt kialakítania a kollégákkal. Például a „Ne zavarjanak” jelzéshez általában elegendő fejhallgató viselése. Ha ez nem működik, próbáljon átmenni az iroda másik részébe, ahol nem zavarják. A legtöbb munkatárs hozzászokik ezekhez a jelekhez, és nem zavarja Önt, ha elfoglalt.

3. Csökkentse az e-mailek áramlását

A probléma nem magával az e-maillel van, hanem azzal, hogyan használjuk. Míg korábban az e-mailek nagy mennyiségű információt tartalmaztak, mára inkább SMS-ekké váltak. Egy tipikus levél most 5-43 szót tartalmaz – rövid információkat és egyszerű kérdéseket. Az ilyen levelek gyorsan megszaporodnak a postaládájában, és azzal fenyegetnek, hogy szó szerint belefulladnak az olvasatlan üzenetek folyamába.

Mielőtt e-mailt küldene, fontolja meg, hogy kényelmesebb lenne-e más információtovábbítási módot használni.

Például a különféle azonnali üzenetküldők segítségével gyorsan küldhet rövid üzeneteket, és válaszolhat rájuk, anélkül, hogy az e-mailből fakadó felesleges formalitásokat megkövetelné. A nyílt hozzáférésű dokumentumokhoz fűzött kommentekben pedig többen azonnal megírhatják projektjavaslatukat, ahelyett, hogy kollégáik postaládáját telezsúfolnák velük.

4. Dolgozz otthonról és aludj eleget

Egy jól kipihent alkalmazott gyakran többet csinál hat órában, mint egy álmos alkalmazott mind a tízben. Ezért sokak számára ideális választássá válik az otthoni munkavégzés. A modern kommunikációs eszközöknek köszönhetően pedig az alkalmazottaknak nem kell egy helyiségben tartózkodniuk a probléma megoldásához.

Ha megszabadítja magát attól, hogy több órát kell a közlekedéssel töltenie, akkor eleget aludhat, és ez pozitív hatással lesz a termelékenységre.

Természetesen bizonyos tevékenységi területeken a kollégákkal való szorosabb kommunikáció szükséges, de heti egy-két otthon töltött munkanap hasznos lesz bármely szakma képviselői számára. Ez lehetőséget ad arra, hogy a saját projektjére összpontosítson, és csak aludjon. A kulcs az, hogy megtaláld a neked és csapatodnak megfelelő heti ritmust.

5. Tartson gyakori szünetet

A szünetek ugyanolyan fontosak, mint maga a munka. A tevékenység egyszerű megváltoztatása azonban gyakran nem elegendő. A feltöltődéshez másfél óránként fel kell állni az asztaltól.

A hosszabb szünetek, mint például az ebéd a barátokkal vagy a séta, hasznosak a kreatív emberek számára. Ez a szünet kell ahhoz, hogy egy eredménytelen délutánt kreatív áttöréssé változtasson.

Nem fogsz pihenni, ha félóránként pár percre eltereli a figyelmedet. Jobb, ha naponta többször legalább tíz percre elhagyja a munkahelyét.

Bár ezek a szünetek ténylegesen csökkentik a munkaórák számát, a hátralévő időben hatékonyabb lesz. Egy igazán eredményes munkanap csak pihenéssel és felépüléssel lehetséges.