Hogyan hagyjuk abba az időpazarlást a levélben: a hárombetűs szabály

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Phil Simon, a Message Not Received című könyv szerzője új módszert kínál az e-mailek zsúfoltságának leküzdésére. A három betű szabályának nevezte, és úgy véli, hogy ezzel csökkentheti a postázási időt.

Mennyi időt töltesz postával? A McKinsey Global Institute 2012-es tanulmánya kimutatta, hogy az irodában dolgozó szellemi dolgozók idejük 28%-át postázással töltik. Úgy tűnt, hogy az azonnali üzenetküldők megjelenésével a levelezés háttérbe szorul. Életünkre gyakorolt hatása azonban csak növekszik. Ha semmi sem változik, néhány éven belül megduplázódik a beérkező üzenetek száma. De még egyszer megismétlem: ha nem változik semmi.

Vannak, akik most próbálnak ezen változtatni. Phil Simon, a könyv szerzője az elmúlt néhány évben a kommunikációs problémákon dolgozott, és igyekezett azokat kevésbé időigényes módon javítani.

A könyv egyik fejezetében Simon kétféle kommunikációt hasonlít össze: a személyeset, például a beszélgetést egy értekezleten, és a szöveges (mail). A szöveges kommunikáció eredménytelenségét bizonyítva a New York-i Egyetem két pszichológusának példáját hozza fel.

Justin Krueger és Nicholas Epley pszichológusok azt akarták megérteni, hogy az emberek mennyire képesek értelmezni a szöveges üzeneteket a hétköznapi beszéddel szemben. A válaszadókat két csoportra osztva Kruger és Epley arra kérte az első csoportot, hogy kommunikáljanak, a másodikat pedig levelezzen.

Érdekesek voltak az eredmények.

Az első csoport résztvevői ötből négy esetben tudták helyesen megragadni beszélgetőpartnerük hangulatát és érzelmeit. A második csoportban ötből csak két esetben volt lehetőség.

A második csoport válaszadói kifogásolták, hogy nem tudták megérteni, hogy beszélgetőpartnerük szarkazmust vagy humort használt a levélben. A nevetségessé vált: a levél feladói nem tudták biztosan megmondani, hogy a címzett megértette-e ötletüket.

Ezzel kapcsolatban Simon megoldást javasol.

A három betű szabálya

Phil évek óta alkalmazza ezt a szabályt, és úgy gondolja, hogy ez megszabadította őt a postai zsúfoltságtól. Adjon hozzá egy sort az aláírásához:

Tartom magam a három betűs szabályhoz. Három levél után találkozzunk vagy telefonáljunk.

Tartsa be ezt a szabályt, mert csak akkor működik, ha következetesen betartja. Ha a levelezés késik, találkozzon vagy hívja fel beszélgetőpartnerét. Így sokkal gyorsabban megérted.