7 Gmail-tipp egy korábbi Google-alkalmazotttól

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Ha a bejövő e-mailek százai és a levelek ellenőrzéséhez szükséges állandó zavaró tényezők nem teszik lehetővé, hogy a fő tevékenységére összpontosítson, akkor ez a cikk neked szól. Rudolphe Dutel, a Google egykori alkalmazottja elmagyarázta, hogyan kell helyesen, fejfájás nélkül dolgozni a Gmaillel.

2011-ben Rudolf Dutel a Google-nál kapott állást. „Az első napom a Google irodájában olyan volt, mint Harry Potter Roxfortba érkezése: nagyon aggódsz, mint egy iskolás fiú az első randevún, és nem világos, mit tegyek” – emlékszik vissza Rudolph. „Ezért örültem minden rám bízott munkának és a lehetőségnek, hogy közben valami újat tanuljak.”

A következő két évben az volt a sors, hogy szorosan részt vegyen a vállalati alkalmazottak képzésében a Gmail levelezőszolgáltatással, valamint annak vállalati értékesítésével kapcsolatban.

Dütel már nem tagja a Google-nak, hanem a Buffer alkalmazottja, és a Remotiv projekt alapítója, amely egy távmunkások elektronikus hetilapja. Azonban még mindig bevet néhány trükköt, amelyeket egykori kollégáinak tanított.

Az e-mailek betanítása: 7 gyilkos tipp a Gmail használatához

Néha a beérkező levelek megnyitása hétfő reggel egy kinyilatkoztatás. Fizikailag lehetetlennek tűnik rendezni a végtelen levéláradat.

Az e-mailt ma nem használják, kivéve a távoli falvakban, ahol nincs áram vagy cellatornyok. A McKinsey Global Institute kutatása szerint átlagosan munkanapunk egyharmadát töltjük e-mailek megválaszolásával.

Egy átlagos szakmunkás hasznos idejének akár 28%-át is az e-mailek elemzésével tölti. Ez körülbelül heti 13 óra.

Természetesen nem akarok egyetérteni az ilyen szomorú statisztikákkal. Sőt, mindenki valami hasznosabb dologgal szeretné eltölteni az idejét. Ennek érdekében Dutel sok időt töltött a Gmail, a segédprogramok és szolgáltatások képességeinek tesztelésével, kiemelve a hét leghasznosabbat, véleménye szerint napi használatra. Talán a munkalevelezés nem olyan hosszú üzlet.

1. Használja a "Küldés megszakítása" gombot

Észrevett már néhány bosszantó elírást a levelében, miután a „Küldés” gombra kattintott? Biztos vagyok benne, hogy igen.

Mostantól már nincs mitől félni: a küldés törlési funkciója van, aminek használata szigorúan feltétele azoknak, akik úgy döntöttek, hogy komolyan veszik az értékes munkaidő kezelését.

A funkciót úgy aktiválhatja, hogy belép a menübe, és bejelöli a megfelelő funkciót: "Beállítások" → "Általános" → "Küldés megszakítása". Opcionálisan a törlési időszak 10, 20 vagy 30 másodpercre állítható be.

Próbáld ki te is, nekem személy szerint tetszett!

2. Időmegtakarítás érdekében alkalmazzon sablonokat

Hatalmas számú azonos típusú betűt írunk, amelyek hasonlítanak egymásra, mint két csepp víz. Néha új levelek alapjául azokat vesszük, amelyeket már írtunk másoknak. Például az eladók számára ez kényelmes, és jelentősen időt takaríthat meg.

Miért ne készíthetne néhány sablont az ilyen üzenetekhez ahelyett, hogy újra és újra újraírná ugyanazt? Végül is néhány szót és kifejezést lecserélni sokkal könnyebb, mint újat írni. A legfontosabb, hogy ne felejtsd el később újraolvasni.

Készítsen és mentsen el néhány sablonválaszt, amelyeket később felhasználhat, ha szükséges.

A „Válaszsablonok” funkció engedélyezéséhez lépjen a „Laboratórium” fülre a beállítások menüben.

Ennek a hihetetlenül hasznos funkciónak köszönhetően Rudolphnak és testvérének sikerült manuálisan elküldenie elérhetőségeit az első 1500 Remotive-előfizetőnek egy szabványos levélben.

3. Használja az offline hozzáférési funkciót

Egy másik trükk, amit a Duteltől tanultunk, az, hogy hogyan dolgozhatunk tovább a Gmaillel internet-hozzáférés nélkül.

Talán néhányan szeretnek egy időre elszakadni a többiektől, hogy teljes mértékben a kreatív feladatoknak szenteljék magukat. A legtöbb esetben azonban egyszerűen nem nélkülözheti a „Beérkezett üzenetek” mappát, ahol például elvetette a technikai feladatot. Hogyan legyen?

Minden vonattal való utazáshoz, a Wi-Fi hálózathoz való fizetős vagy korlátozott hozzáférésű esetekhez és egyéb előre nem látható körülményekhez használhatja az „Offline” funkciót. Lehetővé teszi az e-mailek olvasását, megválaszolását, keresését és archiválását internet-hozzáférés nélkül.

Ez valóban nagyon kényelmes, mivel ez a mód lehetővé teszi, hogy ne csak levelekkel dolgozzon, hanem a Google Drive-val és a Google Dokumentumokkal is.

4. Nincs időd? Szünet

Időnként a beérkező üzenetek csak egymás után kerülnek a dobozba, bosszantanak és elvonják a figyelmet a munkáról, amelyre összpontosítunk. Egy, kettő, négy, tíz új levél… Mi van, ha van valami fontos?

A legjobb megoldás erre a problémára Dutel szerint az Inbox Pause funkció volt. Ennek a funkciónak a jelentése nagyon egyszerű: felfüggeszti a bejövő levelezés áramlását, ha valami fontossal van elfoglalva, és amikor megszabadul a gondok terhétől és az eseményekkel teli naptártól, úgy tér vissza hozzájuk, mintha megkapta volna. ugyanabban a másodpercben lépjen a mail fület tartalmazó oldalra.

5. Leiratkozás a felesleges levelezőlistákról

Történt ugyanis, hogy nehéz teljesen megszabadulni attól, hogy a munkahelyi e-mail postafiókjába kerüljön mindenféle levél. Hogyan lehet megszabadulni azoktól, amelyek egyáltalán nem érdekesek számodra?

Nézze meg az Unroll.me segédprogramot, amellyel percek alatt a lehető legjobban rendszerezheti e-mailjeit. Miután feliratkozott a szolgáltatásra, nyissa meg a levelezőlistát, amelyre feliratkozott. Ezután iratkozzon le a feleslegesekről.

6. Kapcsolja be a kétlépcsős azonosítást

Úgy tűnik, a Gmail szinte mindent tud rólunk: kivel kommunikálunk, milyen képeket keresünk a keresésben, mit tárolunk a „Dokumentumok” között. Azt mondhatjuk, hogy ez egyfajta repülésirányító központ és a főparancsnoki főhadiszállás – minden kapcsolat ide vezet, mint a Rómába vezető utak. Ez azt jelenti, hogy először a biztonságról kell gondoskodni.

A kétlépcsős azonosítás a legjobb megoldás erre a feladatra. „Két-”, ugyanis adatai védelméhez nem csak a postafiók jelszavára lesz szüksége, hanem egy egyedi kódra is, amelyet minden alkalommal megkap, amikor mobilalkalmazásból vagy SMS-üzenetből próbál elérni postafiókját.

Rudolph azt is tanácsolja, hogy figyeljen az 1Password szolgáltatásra.

Sok más népszerű szolgáltatás, például a Dropbox, a Facebook és a Twitter szintén kétlépcsős azonosítást használ a hozzáféréshez.

Adatai biztonsága érdekében egyébként fontos, hogy Gmail-fiókját ne használja egyszerre több eszközön, például egyszerre két számítógépen.

7. Használjon informatívabb értesítéseket

Sok üzenetküldő egyszerre több állapotot használ az üzenetekhez: "Elküldött", "Kézbesítve", "Olvasott". Egyes helyeken, például a Facebookon, ikonok jelenítik meg ezeket az értesítéseket.

A Gmail szolgáltatáshoz van egy hasonló megoldás - Sidekick. Ez egy jó alkalmazás azoknak, akik állást keresnek, vagy akiknek tevékenysége értékesítéssel kapcsolatos: nagyon kényelmes, hogy lekérdezze az elküldött e-mailek állapotát.

Most egy kicsit többet tud a Gmaillel végzett munka biztonságáról és időmegtakarításáról. Reméljük, hogy egy tapasztalt szakember tanácsa segít abban, hogy produktívabbá váljon.