Mi az a GTD és hogyan működik

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Egy kis útmutató azoknak, akik már hallottak a GTD-ről, de fogalmuk sincs, hogyan használják ezt a termelékenységnövelő technikát.

Mi az a GTD?

A GTD (Getting Things Done) egy eredményes munka rendszere, és David Allen üzleti edző azonos nevű könyve. A fő cél az, hogy legyen ideje megtenni azt, ami szükséges, de több időt fordítson arra, ami örömet okoz.

A Getting Things Done-t gyakran úgy fordítják oroszra, hogy „rendet rakjunk”, bár pontosabb lenne a „végére hozni a dolgokat”. Egyetértek, fontosabb, hogy ne listákba zsúfolja a feladatokat, hanem teljesítse azokat. Ehhez listákat kell készíteni, prioritásokat kell felállítani és ütemtervet kell készíteni.

És miért van rá szükség?

A GTD elvein dolgozva könnyebben intézheti ügyeit. Végül is ennek a technikának az a fő előnye, hogy az összes feladatával kapcsolatos információk egy helyen koncentrálódnak, így habozás nélkül áttérhet egyik ügyről a másikra.

Mi a különbség a GTD és a teendőlista között?

A listában általában csak a legfontosabb feladatokat rögzítjük, a kevésbé jelentős, kisebb feladatokat nem írjuk le. És hiába. A fejedben görgetnek, elvonják a figyelmet a munkádról, és csökken a hatékonyságod. A GTD egyik fő alapelve, hogy mindent rögzítsen. Így tehermentesítheti agyát, és minden erőforrását munkára használhatja.

Ez a rendszer pontosan megfelel nekem?

A GTD különböző szakmák, életkorú és társadalmi helyzetű emberek számára releváns. A rendszer alapelveit megfogalmazó David Allen tanfolyamokat tartott az ISS űrhajósainak, rockzenészeknek és nagyvállalatok vezetőinek.

Ahogy David Allen a Lifehackernek adott interjújában elmondta, egy rendszer egyformán hatékony vagy haszontalan lehet egy tinédzser és egy nagy cég vezérigazgatója számára. Kell egy bizonyos gondolkodásmód, szeress rendszerezni és tervezni.

Rendben, akkor pontosan mit kell tenned?

A GTD rendszerben nincsenek szigorú szabályok. De vannak a munka alapelvei:

1. Gyűjtsön információkat és rögzítsen mindent. Jegyzet fel feladatokat, ötleteket, ismétlődő feladatokat egy jegyzetfüzetbe vagy alkalmazásba. Ebben az esetben a listának mindig kéznél kell lennie, nehogy azt mondhassa: "Később hozzáadom." Még a legkisebb és legjelentéktelenebb dolgot is le kell írni, ha éppen nem teszed.
2. Írj magyarázatokat. Ne legyenek olyan feladatok, mint a „Felkészülés a vakációra”. Bontsd le a nagy eseteket konkrét megvalósítható intézkedésekre (ilyen-olyan dokumentumok benyújtása a vízumközpontba, törülköző és napszemüveg vásárlása, térképek letöltése a telefonra). Rendszeres teendőlista esetén több időt töltünk a visszafejtéssel, mint a befejezéssel. És igen, ha tud delegálni, delegáljon.
3. Prioritás. A lista minden eleméhez adjon meg egy konkrét dátumot és határidőt. Adjon hozzá emlékeztetőket, ha szükséges. Valójában ez mind a listával, mind a naptárral működik. Ebben a szakaszban biztosnak kell lennie abban, hogy semmiről sem feledkezik meg.
4. Frissítse a listákat. A teendőlisták gyorsan elavulnak: valami elveszti jelentőségét, valami a jövőbe kerül. A rendszernek működnie kell az Ön számára. Ezért ügyeljen arra, hogy mindig legyen egy listája a konkrét műveletekről, hogy késedelem nélkül munkába állhasson.
5. Cselekszik. Ha minden meg van szervezve, elkezdheti megvalósítani terveit. Válasszon egy esetet a kívánt kategóriából, nézze meg, milyen konkrét intézkedésekre van szükség, és kezdje el. Így nagy projekteket valósíthat meg.

Mindent egy listában kell rögzíteni?

Nem, jobb, ha több darabot komponálsz, de egy helyen tartsd őket. Például készítsen néhány listát minden munkaprojektről, teendőkről, teendőkről, teendőkről, ötletlistákról és a jövőbeni lehetséges projektekről – bármit, amit el tud képzelni.

Vannak speciális eszközök?

Alkalmazások és webszolgáltatások közül a Wunderlist, a Trello, az Any.do, a MyLifeOrganized a Google Dokumentumok bármely jegyzetfüzete vagy normál fájlja megfelel. Ha szokott papírra jegyzetelni, használhatja.

Vannak fájlrendszer-rajongók. Egy megosztott mappa jön létre az asztalon, több tematikus mappa jön létre, amelyek mindegyike tartalmazza a megfelelő listákat és szükséges anyagokat.

Általában válassza ki azt, ami kényelmes az Ön számára.

A fő követelmény: az eszköznek mindig kéznél kell lennie, hogy a feladatot a fejedből papírra vagy alkalmazásra tudja vinni. Például amikor a főnököd odajön hozzád és új feladatot ad ki, és ebben az időben valami máson dolgozol.

Hogyan szerezhetsz több értéket a GTD-ből?

Egyetlen termelékenységi rendszer sem fog működni, ha vakon alkalmazzák. Hogy a legtöbbet hozhassa ki belőle, alakítsa saját ízlése szerint, és akkor minden sikerülni fog.

És igen, egyetlen rendszer sem tud mindent megtenni helyetted, ezért ne ragadd magad túl a listák készítésével, ne felejts el cselekedni. A GTD egy olyan eszköz, amely segít megszabadulni a stressztől és nem felejteni semmit. De rajtad múlik, hogyan használod fel az idődet.

Ki kell próbálni. Mit érdemes még olvasni ebben a témában?

Természetesen David Allen könyvei: kezdőknek és tapasztalt felhasználóknak egyaránt segítenek átérezni a GTD filozófiáját, alkalmazni a munkában és a magánéletben, megtanulni a gyakorlatban való használatát.

• „Hogyan tegyünk rendet. A stresszmentes termelékenység művészete”.
• „Hogyan tartsuk rendben a dolgokat. A kielégítő és stresszmentes élet alapelvei”.
• „Hogyan lehet gyorsan rendet tenni. 52 A stresszmentes hatékonyság alapelvei”.

És végül, hogy David Allen egy nagyon pontos kijelentését idézzem:

Az elméd arra való, hogy ötleteket alkosson, nem pedig arra, hogy tárolja azokat.

Használja tehát a GTD-t, találjon ki nagyszerű ötleteket, és feltétlenül valósítsa meg őket.