Hogyan legyünk produktívabbak: 7 fő szabály

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Az üzleti coach megmondja, hogyan alakítsa ki saját stratégiáját, és hogyan kezdjen el többet elérni kevesebb energia ráfordítása mellett.

Mark Pettit segít a vállalkozóknak és a vállalatoknak jobb eredményeket elérni. A gyakorlati évek során pedig a termelékenység hét alapszabályát fogalmazta meg.

1. Legyen világos képed arról, hogy mi történik

Mielőtt elkezdené a terveket, először meg kell értenie, hol tart most. Elemezze munkáját a kezdetektől a jelen pillanatig.

Ez valódi érzést ad arról, hogy miben fejlődött már, mi az, ami már igazán jó, és min szeretnél még változtatni. Ehhez a következőket kell tennie.

Határozza meg vágyait

Legyen világos a teljesítménycéljairól. Teljesen megérted, mit csinálsz, miért, és mi legyen az ideális eredmény?

Ha megválaszolja ezeket a kérdéseket, meg fogja érteni, milyen konkrét fejlesztésekre van szüksége. Ha tisztán látod magad előtt az eredményt, és motivált vagy, hogy elérd, akkor hatékonyabban dolgozol.

Gondolja át, milyen változásokra számít

Fontos megérteni, hogy a konkrét fejlesztések milyen hatással lesznek üzleti és magánéletére – ez inspiráló. Ellenkező esetben csak rövid ideig fogadja el a változást, utána tér vissza régi szokásaihoz.

Ennek elkerülése érdekében őszintén válaszolja meg magának a következő kérdéseket.

• boldogabb leszel?
• Szeretnél kevesebbet dolgozni és több időt tölteni a családoddal? Ha igen, mit fog tenni?
• Fontos számodra egy hatékony csapat felépítése? Mit tudtál elérni vele?
• Karrierközpontú vagy?
• Szeretnél többet utazni?
• Szeretnéd szabadabban érezni magad?
• Tervez-e több pénzt keresni?

2. Koncentrálj az erősségeidre

Ha jobban odafigyelünk különleges tehetségeinkre, boldogabbak és produktívabbak leszünk. Ezzel párhuzamosan nő az energiánk, az önbizalmunk és a kreativitásunk.

Vegyünk egy darab papírt, és írjunk le mindent, amit jól csinálunk. Gondoljon vissza arra, amikor magabiztosnak érezte magát, és olyan eredményeket ért el, amelyekkel elégedett volt. Hagyja figyelmen kívül a gyengeségeket – csak a legjobb tulajdonságaidra és a csapat erősségeire koncentráljon, ha nem egyedül dolgozik.

Ne feledje, hogy minden embernek megvannak a maga erősségei. Kiegészülnek mások képességeivel, és együtt hihetetlenül erőteljes eredményeket produkálhatnak. Munkájában a hatékonyság eme szimbiózisára kell törekednie.

3. Feladatok delegálása

A Pareto-elv szerint az eredmény 80%-a csak a cselekvések 20%-ának köszönhető. Azonban gyakran annyira elfoglaltak vagyunk a rutinnal, hogy nem tudjuk vállalni a legfontosabb dolgokat, amelyek ezt a 20%-ot teszik ki. És pontosan ezek határozzák meg a termelékenységünket.

Emelje ki legfontosabb feladatait – személyes és szakmai egyaránt. A többit ne tegye meg.

Ha sok olyan dolga van, amit nem nagyon csinál, vagy nem is akar megcsinálni, bízza másra. Ez sokkal hatékonyabb lesz. Ha nem tudsz befejezni egy projektet, ne hajtsd magad kimerültségbe azzal, hogy mindent magad próbálsz megcsinálni – csak kérj segítséget.

Ahelyett, hogy időt és energiát pazarolna, döntse el, ki milyen helyzetben lesz hasznos az Ön számára. Háromhavonta három nagy feladatot delegáljon vagy bízzon meg. Ezzel időt szabadíthat fel és növelheti termelékenységét.

4. Szervezze meg munkáját

Teremtse meg elképzelését egy produktív napról

Kiválaszthatja a stratégiáját: csak reagáljon a felmerülő feladatokra, vagy tervezze meg a napját kívül-belül. De a teendők listáján szereplő tételek következetes áthúzása nem a hatékonyságról szól. Világos szándékkal kell rendelkeznie, hogy eredményesen töltse a napot, és időben fel kell készülnie rá.

Tehát ahelyett, hogy azt tenné, amire „szükség” van, álljon meg, és döntse el, mit akar valójában. Cselekedeteidnek összpontosítaniuk kell.

Tűzz ki három feladatot a napra

Sokan rendszeresen vezetnek naplót vagy készítenek listát a tennivalókról. A legtöbb ember azonban továbbra is szembesül a következő problémával. A teendők listája egyszerűen azoknak a feladatoknak a listája, amelyeket az emberek megterveznek, vagy úgy gondolják, hogy el kell végezni. Ugyanakkor nem világos, hogy ezek közül melyiken kell elsősorban dolgozni és miért.

A termelékenység növelése érdekében egyértelműen meg kell határoznia a prioritásokat. Naponta csak három kulcsfontosságú dolgot válasszon, és tegyen meg, és először a legfontosabb időt vegye igénybe.

Egyszerre egy feladaton dolgozzon

Bárki bármit mond, lehetetlen egyszerre több dolgon hatékonyan dolgozni. Az egyik tevékenységről a másikra való váltás energiát igényel, és csökkenti a termelékenységet. És amit soha nem fejez be, az stresszes lehet, és bűntudathoz vezethet.

Ezért a napi három fő feladat közül csak az egyikre koncentráljon.

Sprintel

Dolgozz rövid ideig, hogy produktív és koncentrált maradj.

Becsülje meg, mennyi ideig tart a feladat végrehajtása. Ha például 4 órát vesz igénybe, használhatja a 60–60–30 módszert. Egy órát dolgozol, aztán pihensz pár percet. Aztán még egy óra, majd tarts egy hosszú 30 perces szünetet. És ismételje meg, amíg teljesen meg nem birkózik a feladattal.

Ne feledkezzünk meg a szünetekről

Ahhoz, hogy a fenti séma működjön, a pihenést nem szabad elhanyagolni.

Használjon dedikált alkalmazásokat, vagy állítson be egy időzítőt. Egy normál óra jobb, mint egy telefon: így semmi sem vonja el a figyelmét.

Szünetekben menj el sétálni, nassolj egészségesen, vagy csinálj valamit, ami energiával tölt fel. Ha úgy érzi, hogy teljesen kimerült, és nem tud összeszedni, próbáljon meg egy kicsit szunyókálni.

Hamar észre fogod venni, hogy koncentrációd és termelékenységed növekedni kezd, és te magad is aktívabb leszel.

5. Kezelje energiáit

Fontos a testi-lelki erő megőrzése, fejlesztése. Akkor minden nap a munkájára fog koncentrálni, és azt hatékonyan tudja majd végezni.

Eleget aludni

Minél jobban alszol, annál produktívabban dolgozol. Ha alváshiányban szenved, és reggel nem tud felkelni az ágyból, próbáljon meg esti rituálékat beiktatni az időbeosztásába. Keresse meg azokat, amelyek személyesen megfelelnek Önnek.

Pihenj gyakran

A Strategic Coach alapítója, Dan Sullivan úgy véli, hogy kétféleképpen nézhetjük a világot: az idő és az erőfeszítés prizmáján keresztül, vagy az eredmények prizmáján keresztül.

Ahhoz, hogy a lehető legtöbbet hozzuk ki a gázból a legalacsonyabb áron, Sullivan azt javasolja, hogy tartsanak rendszeres „szüneti napokat”. Ez 24 óra, amely alatt nem kell semmi munkával kapcsolatos dolgot csinálnia. Ebben a szünetben jó pihenés és feltöltődés lesz. És akkor minden energiáját és kreativitását felhasználhatja a legjobb eredmény elérése érdekében.

Ahelyett, hogy jutalomként gondolná a hétvégét, kezelje azt a siker előfeltételeként.

Dan Sullivan

Minden reggel legyen Power Hour

Szánj másfél órát magadra: meditálj, gyakorolj, olvass, reggelizz egészségesen, készíts egy köszönőlistát, és tervezd meg, melyik három fontos feladatot fogod ma elvégezni.

Ezek a reggeli rituálék motiválnak és felkészítenek egy produktív napra. Keverjen össze néhány különböző feladatot, amíg meg nem találja az Ön számára megfelelő kombinációt.

Ne mondd gyakrabban

Felejtsd el a hosszabb és keményebb munkát. Ne mondj igent azoknak az embereknek, tetteknek és dolgoknak, amelyek pazarolják az energiádat és nem hasznosak.

Ehelyett fordítson időt és energiát azokra a feladatokra, amelyek a legjobb eredményeket hozzák és boldogabbá tesznek.

A különbség a sikeres és a nagyon sikeres emberek között az, hogy az utóbbiak szinte mindenkinek nemet mondanak.

Warren Buffett vállalkozó, befektető

Hagyd abba a kiválóságra való törekvést

Sokan folyamatosan csak a cselekvésre készülnek. Várják a megfelelő pillanatot a kezdéshez – csak akkor tudnak valami tökéleteset csinálni.

A perfekcionizmus érzése megszólal bennünk. De a probléma az, hogy a kívánt pillanat soha nem jön el.

Csak menj és kezdj el dolgozni, próbálj meg mindent megtenni, és a végén elégedett leszel.

6. Mérjen és elemezzen

A sikeres termelékenységi terv kulcsa a mérhető fejlődés.

A homályos és közös célok nem tesznek jó érzést az elvégzett munkában. Amikor vizuálisan látjuk előrehaladásunkat vagy konkrét célokat érünk el, sokkal boldogabbnak és magabiztosabbnak érezzük magunkat.

A saját fejlődésed nyomon követése pedig biztosítja, hogy ne mások eredményeihez méred magad. Végül is "az összehasonlítás az öröm tolvajja", ahogy Theodore Roosevelt mondta.

Tűzz ki konkrét célokat

Írjon le öt személyes és szakmai változást, amelyet el szeretne érni a következő három hónap során. Válaszd ki, mi a legfontosabb számodra, és mi az, ami nagy változást hozhat az életedben.

Fogalmazzon meg célokat, hogy a fejlődés nyomon követhető legyen. Csináld ezt havonta vagy akár hetente.

Értékelje a hatékonyságot

A termelékenységi stratégiája elkerülhetetlenül hatással lesz munkafeladataira. Ezért egy új projekt elindítása előtt határozzon meg személyes kritériumokat a sikeréhez. Ezután elemezze az elkészült munkát, hogy megnézze, megfelel-e ezeknek a kritériumoknak.

Írd le, mi javult, mert produktívabb vagy. Jegyezze fel, mit kell még tennie.

7. Egyszerűsítés

A termelékenység növelésének kulcsa az egyszerűség. És jobb, ha az egyszerűség, amennyire csak lehetséges.

Mindannyiunkat olyan sok bonyolultság vesz körül, hogy nehéz mindent kordában tartani, és a legfontosabbra összpontosítani. Ez vonatkozik a magánéletre és a szakmai életre is.

Ellenőrizhetetlen időbeosztás, zsúfolt postaláda, hatalmas teendők listája, gondolatok zűrzavara, időhiány, rengeteg határidő – mindegy. Ez fáradtságot és egy ördögi kör érzését okozza. Ennek eredményeként állandó fáradtságot és stresszt fog tapasztalni.

Tehát próbálja meg a lehető legegyszerűbbé tenni az életét. Szabaduljon meg az improduktív, energialopó tevékenységektől. Ez lehetővé teszi, hogy arra összpontosítson, ami a legnagyobb eredményt, örömet és elégedettséget hozza.

Ez a hét szabály alapvető, de nem szükséges azonnal megpróbálni mindegyiket betartani. Először próbáljon ki egyet vagy kettőt, és nézze meg, hogyan befolyásolja a teljesítményét. A lényeg az, hogy elkezdjük.