6 módszer a találkozó mielőbbi befejezésére, és eredmények elérésére

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Tudnia kell jól és hatékonyan megszervezni a találkozókat. Ez nem olyan egyszerű, mint amilyennek első pillantásra tűnik. De ha megtanulja a megfelelő időpontot kitűzni, használni a környezetet és világosan kitűzni a célokat, akkor gyorsan és hatékonyan vezetheti le a megbeszéléseket.

Győződjön meg arról, hogy a cél világos

Ahelyett, hogy azt mondaná: "Hozzuk össze az egész irodát délelőtt 11 órakor", tedd fel magadnak a kérdést: "Mit akarunk elérni?"

Feltétlenül tudnod kell, hogy egyáltalán miért szervezed ezt a találkozót:

• ötletet generálni;
• döntést hozni;
• üzletet kötni;
• hogy válaszoljon a közelgő változásokkal kapcsolatos kérdésekre.

Talán megfelelsz:

• meghallgatni az alkalmazottak panaszait (ezt csoportos értekezlet formájában kell megtenni?);
• újra megvitatni a már eldöntöttet;
• megtenni valamit, amit telefonon vagy e-mailben meg lehet beszélni vagy megoldani.

Ne legyen nagy összejövetel

Használja a nagyszerű „két pizza szabályt”, és ne hívjon túl sok embert a találkozóra. Csapatot kell létrehozni, amelyben mindenki a maga helyén van. Ezért a találkozón annyi ember vegyen részt, ahány pizzát tud megetetni.

Nem csak az a lényeg, hogy mindenkit etessünk, aki eljött a találkozóra. Emberek nagy csoportjai nem tudnak hatékonyan dönteni. Még egy koncepció is van. Emberek nagy csoportjaiban fordul elő, amikor az egyének nem tudják kifejezni saját véleményüket, mert félnek a kollégák és vezetők elítélésétől. Ebből a szempontból a kis csoportok kényelmesebbek. Ezért hatékonyabbak.

Először az idő, aztán az időzítő

A későn érkezők nagyon idegesítőek és elvonják a figyelmet. Tanítsd meg őket, hogy időben jöjjenek.

Ha nem értékelik az idejüket, nem fogják értékelni mindenki más idejét sem.

Tegye ezt az alábbiak szerint.

Állítsa be a találkozó időpontját, mondjuk 08:48-ra. Meglepő módon ez a lépés működni fog, és az emberek elkezdenek érkezni, hogy időben érkezzenek. Ami pedig a késést illeti, meg kell tanítani nekik fizetni. És nem pénzt. Például énekeljünk. Az ilyen szankciók sokkal jobban működnek, mint a pénzbüntetések. Egy hónapon belül elfelejti, hogyan hangzik beosztottjai éneke.

És természetesen képezze magát az időzítő beállítására. Minden egyes felszólalóra, ha van ilyen, és általában az egész ülésre. Így nem húzódik el a találkozó, és minden percben tudni fogja, mivel töltötte.

A székeknek megfelelőnek kell lenniük

Az is nagyon fontos, hogy az emberek hogyan ülnek a teremben:

• a körben ülve hasznos az együttműködés, a megbeszélés, az általános döntéshozatal;
• a sorokban ülni akkor hasznos, ha serkenteni kell a versenyt és a versenyzés vágyát a kollégákkal.

Ha gyors és rendkívül eredményes megbeszélésre van szüksége, vigye ki az összes széket a helyiségből. Számos tanulmány kimutatta, hogy minél tovább állunk, annál jobban izgulunk. Azonnal fel akarok venni és mielőbb döntést hozni. Ráadásul egy ideig állva jót tesz az egészségnek.

Távolítsa el a laptopokat és a telefonokat

Ellenkező esetben folyamatosan elvonják a figyelmedet. Önnek és munkatársainak is meg kell tenniük, amit elterveztek, és a lehető leghamarabb be kell fejezniük a találkozót. Tehát ne bámulja okostelefonja képernyőjét. Ehelyett vegyen elő egy tollat és egy papírlapot. Az információkat sokkal könnyebb megjegyezni.

A napirendet nem "megjelenítésre" hozták létre

Tényleg dolgozni kell rajta. A legtöbb találkozó eredménytelen, mert a napirendet vég nélkül megvitatják. Próbálja meg a napirendet kérdés formájában megfogalmazni a probléma megfogalmazása helyett.

Nem "videótartalom megbeszélése", hanem "mikor lesz kész a videótartalom?"

Amikor feltesznek egy kérdést, automatikusan elkezdik keresni a választ. Ez így működik.