6 tipp a hatékony e-mail-kezeléshez

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Az e-mail az egyik legjobb kommunikációs eszköz, és talán az egyetlen, amelyet kivétel nélkül minden felhasználó használ. Lehet, hogy szereti az azonnali üzenetküldőket, használja a Skype-ot vagy a Facebook chat-et, de valószínűleg van e-mail címe.

Nap mint nap nemcsak barátok, kollégák üzenetei érkeznek a postafiókunkba, hanem több tucat reklámlevél, értesítés, csak spam is. Ahhoz, hogy ne fulladjunk bele a bejövő üzenetek hatalmas mennyiségébe, nagyon fontos a hatékony e-mailezési ismeretek fejlesztése és alkalmazása.

szerzői jog

Ütemezze be az e-mailek ellenőrzésének időpontját

Ha úgy érzi, hogy túl sok időt tölt a levelek feldolgozásával, és a beérkező levelek száma továbbra sem csökken, akkor próbálja meg szigorúbban megtervezni a postafiók ellenőrzésének idejét. Általában elkezdjük ellenőrizni a leveleket, találunk egy érdekes hivatkozást a levélben, felmegyünk az oldalra, onnan egy másikra… és fél óra múlva emlékezünk, és visszatérünk a levelek elemzéséhez. Ennek eredményeként az idő eltelt, de az ügy nem mozdult.

Ezért próbáljon meg egy bizonyos korlátozott időt szánni magának a levelezéssel való foglalkozásra. Ezeknek az intervallumoknak a gyakoriságát és időtartamát mindenki önállóan állíthatja be, levelezése mennyiségétől függően. Lehet, hogy reggel egy óra lesz, és egy óra a munkanap végén, vagy kényelmesebb, ha óránként öt percre bejelentkezik e-mail fiókjába. A legfontosabb, hogy próbálja meg szigorúan betartani a saját maga által meghatározott ütemtervet, és ne zavarja el semmi kívülálló. A tudat, hogy az időd korlátozott, elkerülhetetlenül a postai bevételek feldolgozásának hatékonyságának növekedéséhez vezet.

Minden betű cselekvést jelent

A fő szabály, amelyet alkalmaznia kell a levelek elemzésekor, hogy minden nyitott levél megköveteli, hogy tegyen valamit. Ha felbontott egy levelet, semmi esetre se hagyja újra a Beérkezett üzenetek mappában. A levélre vagy azonnal válaszolnia kell, vagy tovább kell küldenie valakinek, aki jobban tudja kezelni ezt a problémát, vagy ütemeznie kell magának egy feladatot a Google Task-ban vagy a naptárban - mindenesetre az Ön intézkedése következtében a levél törölni kell vagy át kell helyezni az archívumba, azaz hagyja el a beérkező leveleket … Ha betartja ezt az egyszerű szabályt, a postafiókja előbb-utóbb megtisztul.

szerzői jog

Szűrők és parancsikonok

Ha sok e-mailt kap minden nap, akkor ezek elemzése sok időt és erőfeszítést igényel az Ön részéről. Miért nem használja erre a postai szolgáltatás erőforrásait, főleg, hogy a legtöbb szolgáltatás rendelkezik ezzel a funkcióval és tökéletesen kivitelezett?

Szűrők beállításáról van szó az automatikus levélfeldolgozáshoz. Ahelyett, hogy manuálisan kattintana az egyes bejegyzésekre, és minden kattintás ugyanannyi időt és erőfeszítést igényel, egyszerűen állítsa be a kívánt szűrőket. Például a rokonai címeiről érkező összes üzenet automatikusan a Család mappába kerül, és fontosként jelöli meg őket. Minden sajtóközlemény egy külön mappába kerül, az Inbox mappát megkerülve, és a közösségi hálózatokról érkező értesítések azonnal a kukába kerülnek.

Így a fő témák szerint kategorizálhatja az üzeneteket, és ennek megfelelően készülhet fel feldolgozásukra. Többé nem lesz olyan helyzet, amikor az agya a levelek elemzésekor átvált a háztartási feladatokról az üzleti kérdésekre, majd azonnal a szórakoztató levelezésre, majd vissza.

Rengeteg lehetőség áll rendelkezésre különféle szűrők létrehozására, és biztos vagyok benne, hogy ha egyszer felépített egy automatikus szűrőrendszert, napokat és hónapokat takaríthat meg az idejéből. Ráadásul a hozzárendelt címkék vagy a mappák szerinti elosztás segítségével könnyedén megtalálhatja az archívumban a szükséges leveleket (emlékszel, hogy az Inbox mappánk teljesen üres?).

Használja a keresést

Sok felhasználó, különösen a kezdő, minden e-mailjét a Beérkezett üzenetek mappájában tartja, mert úgy érzi, soha többé nem fogja megtalálni őket az archiválás során. Ha az előző bekezdésben leírtak szerint beállít egy szűrő- és parancsikonrendszert, akkor az archívum már rendezett, és sokkal könnyebben navigálható benne. De ne feledkezzünk meg a keresősávról sem. Például a Gmailben a betűkereső rendszer annyira tökéletes (ki kételkedne benne!), hogy nem lesz nehéz egyetlen betűt sem találni.

Használjon jeleket

Sok e-mail szolgáltatás rendelkezik olyan funkcióval, amely speciális jelölőkkel jelöli meg az üzeneteket (a Gmailben ezek csillagok). Segítségükkel könnyen kiemelhető a szükséges, figyelmet igénylő üzenet, és külön mappába helyezhető. A Gmailben kiválaszthatja saját zászlókészletét, és meglehetősen rugalmasan használhatja őket. Így egy pillantás a beérkező levelek tartalmára elegendő lesz ahhoz, hogy az e-maileket fontosságuk szerint megkülönböztesse.

Használjon billentyűparancsokat

A gyorsbillentyűk használatával annyira felgyorsítható a levelezés feldolgozása, hogy érdemes néhány órát szánni ezek tanulmányozására. De előtte vessen egy pillantást a beállításokra (a Gmailben ez a Beállítások - Általános - Parancsikonok), és ellenőrizze, hogy be vannak-e kapcsolva. Ezt követően csak nyomja meg a kérdőjelet a billentyűzeten, és megjelenik egy prompt az összes Gmail gyorsbillentyűvel.

Az e-mail nagyszerű kommunikációs eszköz, de ez nem jelenti azt, hogy élete felét ennek a folyamatnak kell szentelnie. Az összes folyamat maximális automatizálása, az üzenetek gyors megválaszolása vagy továbbítása, az idő tervezése, valamint a cikk további tippjei lehetővé teszik, hogy bármennyi levelet gyorsan kezeljen, és több időt takarítson meg az élvezetesebb tevékenységekre.