Miért hibáznak meg gyakran a GTD rendszerek?

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

© fotó

Ha az általad legjobbnak tartott GTD rendszert használja, de nem látja az eredményt, akkor nem valószínű, hogy a probléma a rendszerben van, hanem inkább abban a hitben, hogy egy tökéletesen felépített teendők listája lehetővé teszi az Ön számára 10-szer több munka, mint a kollégái. A termelékenység növelésének egyetlen módszere sem hatékony az Ön számára, amíg el nem kezd reálisan gondolkodni. Erről a cikkben fogunk beszélni.

Lehetetlen "mindent" megcsinálni egy nap alatt

Minden nap van egy csomó olyan dolog, amit ma feltétlenül meg kell tenned. Úgy tűnik, megérted, hogy lehetetlen mindent egyszerre megtenni, de ennek ellenére irigylésre méltó kitartással az ellenkezőjét próbálod bizonyítani, ami végül azt az érzést okozza, hogy egész nap mókusként pörögsz a kerékben, de nem volt ideje semmit sem csinálni. Ezt az érzést könnyű elkerülni – fontossági sorrendet kell felállítani. Döntse el, mit kell valóban megtennie ma, és mi várhat holnapig. Egy kis feladatlista elvégzése után egy nap alatt érezni fogod a fejlődést, ami azt jelenti, hogy másnap nagy lelkesedéssel fogsz nekivágni az üzletnek.

Valószínűleg már gondoltad, hogy valójában nehéz rangsorolni. Nem mindig lehet megérteni, melyik üzlet a fontosabb ma. Videoblogjában a híres blogger, Ze Frank ezt a tanácsot adja: írj egy listát azokról a dolgokról, amelyeket ki kell tölteni, majd kezdd el olvasni a listát a végétől, és figyelj a belső érzéseidre. Ha megérted, hogy ez a pont nagyon fontos, hagyd el, ha pedig a legkisebb kétséged van, kíméletlenül húzd át. Kezdje a fennmaradó feladatokat a lista elsőjétől.

Ne feledje, hogy a napban 24 óra van, ez az idő korlátozza Önt. Ha túl sokat terveztél, estére csalódni fogsz, hogy megint nem volt időd. Éppen ellenkezőleg, jobb, ha túl egyszerű célt tűzöl ki magad elé, amellyel biztosan megbirkózol. És akkor végezzen további munkát. A nap végén győztesnek fogod érezni magad, hiszen a szükséges dolgokon kívül mást is sikerült megcsinálni.

Felejtsd el a multitaskingot, és összpontosíts egy dologra

Nagyon nehéz az embernek multitaskolni, de ennek ellenére sokan szeretik ezt csinálni, mert így aktívabbnak és produktívabbnak érzik magukat. Ötpercenként megszakíthatunk bizonyos tevékenységeket, hogy telefonon vagy e-mailben válaszoljunk. A többfeladatos munka nagymértékben elvonja a figyelmünket, és ez az oka: minden alkalommal, amikor egyik feladatról a másikra fordítja a figyelmét, fájdalmasan visszatér az elsőhöz, emlékezve arra, hogy hol hagytad abba.

Egy ideális világban teljesen elhagyhatnánk a multitaskingot, de a való világban még mindig adódnak olyan helyzetek, amikor lehetetlen elkerülni. Ilyenkor érdemes kompromisszumot kötni, például a "paradicsomtervezés" technikáját alkalmazva, amikor 25 percig kizárólag egy feladatra koncentrálsz, nem hagyod magad elterelni.

Dolgozzon egy feladaton, majd 25 perc elteltével tekintse át a listát, és válassza ki a következőt, amely jelenleg azonnali figyelmet igényel. Ez lehetővé teszi, hogy több feladatot végezzen, de továbbra is az adott feladatra összpontosítson.

Válassza ki és alkalmazza bölcsen a termelékenységi tippeket

Számos cikk született a termelékenység és hatékonyság témájában, vég nélkül felbukkannak az új technikák és hackek, de ezek egyike sem segít, hacsak nem oldja meg a fent leírt problémákat. És még ezek megoldása után is meg kell tanulnia a GTD rendszer helyes és hely szerinti alkalmazását.

Ahogy az egyik bejegyzésünkben már említettük, ha fontos számodra, amit csinálsz, nincs szükséged rendszerekre, listákra és emlékeztetőkre. Nem lesz nehéz észben tartania, mit kell tenned. Ha a megoldandó probléma globális, akkor valószínűleg részekre bontja egy teendőlista írásával, de tegye ezt gondolkodás nélkül: "Ó, GTD-t használok!" Mire jók tehát a GTD-rendszerek és más, a termelékenységet javító tippek? A rutin és unalmas dolgok időben történő elvégzése érdekében: számlák fizetése, hívások kezdeményezése, jelentéstétel. Erről álmodozol teljes lelkeddel, hogy elhalaszd "holnapra", ami sosem jön el.

Azonban semmilyen termelékenységi rendszert nem szabad vakon alkalmazni, először át kell gondolni, hogyan tudnád "élesíteni" magadnak, hogy a legtöbbet hozd ki belőle. A GTD-rendszerek nem egy varázspálca, amelyet az utasítások szigorú betartásával kell alkalmazni, hanem egy olyan eszköz, amelyet önmagad és a munkamódszer megismerésével finomhangolni kell, hogy elégedett legyen a nap végén.