Mi a belső ellenőrzés és hogyan kell csinálni

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Az ellenőrzéseket nem bemutatás céljából, hanem a munkafolyamatok javítása érdekében kell elvégezni.

Mi az a belső ellenőrzés

Először is meg kell találnia, hogy mit jelent ez a szó. Szűk értelemben, amit a törvény jóváhagy, ez a számviteli kimutatások megbízhatósági vizsgálata. Bármilyen audit lehet külső auditorok bevonásával, vagy belső - saját erőforrások segítségével.

A számviteli bizonylatok belső ellenőrzését minden könyvelést vezető szervezet megköveteli. Vagyis az ellenőrzést minden üzletembernek el kell végeznie, kivéve az egyéni vállalkozókat.

A gyakorlatban az eljárás kötelezőnek tűnik, de nem túlságosan: nincs egyértelmű szabályozás a magatartásra, és nincs felelősség a kijátszásért. Sokan szerveznek "Potyomkin-auditot": mindent felírnak a dokumentumokba, de valójában nem ellenőriznek semmit (és hiába, de erről majd később).

A szervezeteknek több kategóriája van, amelyeknek minden szabálynak megfelelő ellenőrzést kell végezniük, és jelentést kell tenniük az államnak. De az ellenőrzés már nem teljesen belső: azt csak a Pénzügyminisztérium nyilvántartásában szereplő könyvvizsgáló társaságok vagy egyéni könyvvizsgálók végezhetik. Kötelező ez az eljárás az állami vállalatok, befektetési alapok, részvénytársaságok, bankok és mikrofinanszírozási szervezetek, valamint az évi 800 milliós bevétellel vagy év végén 400 millió feletti mérlegvagyonnal rendelkező cégek számára. A teljes lista kiterjedt (megtekinthető), de nem vonatkozik az üzletemberek túlnyomó többségére.

Tehát a legtöbb vállalat számára előírt könyvvizsgálatra fogunk összpontosítani.

Miért van szükség belső ellenőrzésre?

Jó alkalom arra, hogy emlékezzünk arra, hogy az auditálásnak tágabb jelentése van.

Ez nem csak a pénzügyi kimutatások ellenőrzéséről szól, hanem az egész szervezet tevékenységének ellenőrzéséről is. A számoknak természetesen elsőbbséget és kiemelt figyelmet kell adni. De ha van lehetőség mélyebbre ásni, belemerülni a folyamatokba, akkor jobb ezt megtenni.

Az ilyen ellenőrzés eredményeit nem kell bemutatni az ellenőrző hatóságoknak. Az ellenőrzések elsősorban a cégvezetők számára szükségesek több cél elérése érdekében:

• Ellenőrizze a jelentések megbízhatóságát, és nézze meg, hogyan állnak a dolgok valójában a pénzügyekkel. Természetesen, ha felelősségteljesen végzik a munkát, akkor már tudod, mi a helyzet. De senki sem mentes a hibáktól. Egy audit ellenőrizni fogja, hogy minden rendben van-e a dokumentumokkal.
• Határozza meg, milyen hatékonyan működnek a vállalat és részlegei.
• Azonosítsa és értékelje azokat a kockázatokat, amelyekkel a szervezet szembesül a működése során.
• Készüljön fel a kommunikációra egy befektetővel vagy hitelezővel. Az ellenőrzés megállapításai ékesszólóan bemutatják, hogyan teljesít a cég.
• Keressen megtakarítási cikkeket.

Mit kell ellenőrizni a belső audit során

Nincsenek korlátozások, de ügyeljen az alábbi pontokra:

• Pénzügyi kimutatások. A számviteli bizonylatok ellenőrzésének fontosságáról már beszéltünk, itt minden világos.
• Adók. Mit és mikor fizetnek, az értékpapírokat időben átadják-e a Szövetségi Adószolgálatnak, van-e hiány, optimálisan választották-e meg az adórendszert stb.
• A törvények és előírások betartása. Minden folyamatot hibakeresnek a jogszabályok szempontjából, és hogy az ellenőrök, ha jönnek, nem találnak-e szabálysértést? Sőt, érdemes emlékezni az összes ellenőrről - tűzoltókról, környezetvédőkről stb.
• Információ biztonság. Hogyan történik a dokumentumok és adatok tárolása, hogy az alkalmazottak meg vannak-e képezve arra, hogy ne támadják meg őket behatolók.

Hogyan szervezzünk belső auditot

Számos alapvető lépés van.

Határozza meg, ki végezze el az auditot

A fő feltétel itt a függetlenség. Tegyük fel, hogy felkérni egy könyvelőt a pénzügyi kimutatások ellenőrzésére, nyilvánvaló okokból furcsa. Ő maga komponálta őket. Szükséged van valakire, akinek független nézőpontja van. Ugyanakkor fontos, hogy az érintett személy megértse a vizsgálandó kérdést.

A belső ellenőrzést a vállalkozás alkalmazottai, külön osztály, ha van, vagy maga a vezető végezheti. Vállalkozót is bérelhet.

Adj ki parancsot a fejből

A papíron fel kell tüntetni az ellenőrzés időpontját, meg kell jelölni, hogy ki és milyen feltételek mellett végzi azt.

Döntse el, mit szeretne az ellenőrzésből

A belső ellenőrzés előtt dokumentumokat kell készítenie. Rögzítik, hogy miért történik az ellenőrzés, vagyis milyen célokat szeretne elérni. Érdemes azt is előírni, hogy ki mit csinál, hogyan és mit ellenőriznek az ellenőrök, hogyan mutassák be megállapításaikat. Ne felejtse el feltüntetni, hogy az ellenőrök teljesítményét milyen szempontok alapján értékelik. Ez különösen akkor fontos, ha vállalkozó van bevonva, és vele kell fizetni.

Folytassa az ellenőrzést

A felelős személyek ellenőrzik a dokumentumokat, beszélnek az alkalmazottakkal, mindent megtesznek, amit elvárnak tőlük.

Készítsen könyvvizsgálói jelentést

Ha egy könyvvizsgálói jelentésről beszélünk, amely a számviteli dokumentumok ellenőrzésének eredményein alapul, és minden szabálynak megfelelően készült, akkor annak tartalmaznia kell:

• a „Könyvvizsgálói jelentés” elnevezés;
• az ügyfél megjelölése – akinek a jelentést átadják;
• az ellenőrzött társaság adatai;
• információ az ellenőrről;
• az ellenőrzött dokumentumok listája;
• adatok a könyvvizsgálók munkájáról;
• információk az észlelt jogsértésekről;
• a következtetés dátuma.

Általában véve ez a terv vezérelheti Önt. Vagy rendezze másként, ha ez egy kizárólag belső használatra szánt dokumentum.

Tekintse át a jelentést, és döntse el, mi a következő lépése

Ha az auditot nem bemutató céllal végzik, a kapott információkat elemezni kell, és meg kell érteni, hogyan kell. Például hozza összhangba a dokumentumokat a törvényekkel, vagy építse át a folyamatokat egy nem hatékony osztályon.

Fontos azonban, hogy ne vállból vágjunk. Nemcsak a jelentés tanulmányozása szükséges, hanem annak megértése is, hogyan és miért jelenhetnek meg a benne leírt hibák. Azt is szem előtt kell tartani, hogy a könyvvizsgálók néha túl keményen próbálnak hibákat találni, és ennek eredményeként ott találnak problémákat, ahol nincsenek. Általában ne rohanjon megértés nélkül büntetni és megbocsátani.

Milyen gyakran kell belső auditot végeznie?

A feltételeket a cég vezetője határozza meg. Valójában a vállalat sajátosságaiból és igényeiből kell kiindulni. Például, ha a szervezet kicsi, és kevés a dokumentum, és az ellenőrzéshez el kell szakítani az alkalmazottak egy részét a közvetlen munkájuktól, aligha szükséges gyakran auditálni. Nos, ha egy hatalmas cégről van szó, akkor érdemes lehet évente többször is ellenőrzést végezni.