Személyes Kanban: Hogyan tanuljuk meg a munkát megfelelő időben elvégezni

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

A legfontosabb dolog a japán munkaszervezési módszerről kérdésekben és válaszokban.

Mi ez az érthetetlen szó - "kanban"?

A Personal Kanban egy interaktív térkép az Ön foglalkoztatásáról. Az egyik legelterjedtebb és legkedvezőbb árú lehetőség a ragadós tábla, amely segít a munka időben történő elvégzésében.

Maga a "kanban" szó japánból "óriásplakát"-ként fordítják. A Toyota gyárból került hozzánk, ahol a gyártásszervezési rendszert így hívják.

Hogyan segíthet egy ragasztótábla a határidők betartásában?

Lehetővé teszi, hogy lássa a fő dolgot: mik a prioritásai, és mit ért el már. Arra is megtanít, hogy pillanatnyilag ne szórj szét másodlagos, lényegtelen tevékenységeken, és ne vállalj túl sok kötelezettséget.

Valószínűleg mindez nagyon nehéz?

Nem. Csak két fő szabály van a kanban rendszerben:

1. Vizualizálnia kell a munkafolyamatot. Ez segít látni a tényleges terhelést, és szükség esetén módosítani.
2. Korlátoznia kell azon feladatok számát, amelyeken aktívan dolgozik. Ennek a szabálynak a szemléltetésére gyakran a zsonglőr példáját említik: minél több tárgyat vesz fel, annál nagyobb az esélye, hogy valamit eltörjön.

A vizualizálás azt jelenti, hogy fel kell ragasztani egy táblát matricákkal?

Nem szükséges. Bármelyik számára kényelmes lehetőséget használhat: táblát, mágneses hűtőszekrényt, notebookot, speciális alkalmazásokat stb. A lényeg az, hogy legalább három oszlopot rajzoljon: To do, Doing, Done. Ezeket matricákkal vagy feliratokkal kell feltölteni, hogy bármikor lássa, milyen elfoglalt vagy éppen.

Nem sürgős feladatokhoz is hozzáadhat egy Függőben oszlopot. Vagy bármilyen más oszlop, például "Pihenés" (a "pizzát rendelni", "síelni" stb. feladatokkal).

Egyszerűen működik: a feladatok elvégzése közben a matricákat (vagy jegyzeteket) egyik oszlopból a másikba helyezi át.

És mit ad ez nekem?

Lehetőség a hatékony visszajelzésre. Ha áthelyezi a matricát a „Kész” oszlopra, az agya édeset kap: a feladat teljesítve, pihenhet vagy újat kezdhet.

Idővel kialakul az a szokásod, hogy csak az előző befejezése után kezdj el új feladatot. Ez ideális esetben azt jelenti, hogy nem lesz befejezetlen ügy.

Hogyan határozhatom meg, hogy hány feladatot tudok elvégezni?

Empirikusan. Kezdje el használni személyes kanbanját, és idővel megtudja, mi a "sávszélessége". A feladatok összetettségétől, állapotától és hangulatától függően változhat. Válasszon egy minimumot, majd emelje fel a lécet.

Ez egyébként jó védelem a munkahelyi kiégés ellen. Megtanulod kezelni a munkádat anélkül, hogy veszélyeztetnéd a karriered.

Miben különbözik a személyes kanban a szokásos teendők listájától?

A vizualizáció, a végeredmény megtekintésének képessége (mennyit csináltál egy nap alatt) lehetővé teszi az elemzés elvégzését, annak meghatározását, hogy mely feladatok inspirálnak, és melyek azok, amelyeket nehezen hajtanak végre (jobb, ha először elvégezzük őket).

A rendszeres teendőlista nem interaktív, nem ad visszajelzést, nem oldja meg a stresszt, hiszen nem strukturálja a munkanapot.

Milyen alkalmazások váltják fel a matricatáblát?

A Trello egy ingyenes alkalmazás, amely nagyszerű eszköz a saját munka elkészítéséhez és kis projektek kezeléséhez. Használható edzésre, célok és vágyak listájának megjelenítésére, javításokra, utazástervezésre, kutatásra stb.

A KanbanFlow úgy néz ki, mint a Trello, de valójában még jobban illeszkedik a „kanban” klasszikus koncepciójához. Az alkalmazás a táblák és feladatok létrehozása mellett lehetővé teszi a végrehajtásukra fordított idő nyomon követését (a Pomodoro módszert használjuk).

A Kanbanote a népszerű Evernote alkalmazás kiegészítője, amely megjeleníti a teendők listáját.

Ha többet szeretnék tudni erről, mit olvassak?

Az egyik legnépszerűbb kiadvány Jim Benson és Tonian De Maria Barry Personal Kanban: Mapping Work / Navigating Life című kiadványa, amely alapvető ismereteket nyújt a rendszerről.

Jim Benson egy blogot is vezet, ahol kérdésekre válaszol és konzultál.